¿Qué es la formación en cumplimiento normativo?
La formación en materia de cumplimiento normativo es la base de cualquier sistema eficaz de gestión del talento.
Es fácil pensar que este proceso es lo mínimo indispensable para lograr la cohesión organizativa y el cumplimiento de las normas éticas, pero es mucho más que eso. La formación en cumplimiento normativo es la base de la cultura de tu empresa, un conjunto de pautas esenciales necesarias para garantizar que todos dispongan de las mismas herramientas para interactuar de forma positiva y triunfar como grupo.
Aun así, no hace falta decir que lograr un cumplimiento del 100 % no es nada fácil. Un sorprendente 23 % de las organizaciones carece por completo de un plan formal de formación en materia de cumplimiento. Incluso entre las que sí tienen un plan, el 40 % admite que sus programas de cumplimiento son básicos, muy rudimentarios y dejan mucho que desear. De hecho, los estudios muestran que hasta un 40 % de los empleados que no reciben la formación necesaria para ser eficaces también abandonan sus puestos durante el primer año.
¡Pero no te preocupes! Hay soluciones.
No puedes evitar el cumplimiento normativo —ni deberías hacerlo —, así que es fundamental cambiar la forma de verlo y llevar un buen control. Te ayudaremos a conocer de cerca:
- En qué consiste realmente la formación en cumplimiento normativo
- La importancia del cumplimiento normativo en el lugar de trabajo
- Cómo afrontar los problemas de cumplimiento normativo
- Y lo que hace falta para diseñar el programa de formación en cumplimiento normativo perfecto para las necesidades específicas de tu organización
¡Vamos allá!
La esencia de la formación en materia de cumplimiento normativo
La formación en materia de cumplimiento normativo es una formación que los empleados deben recibir. ¿Por qué? Pues porque así lo exigen la legislación vigente, las normativas gubernamentales u otras formas de normativa legal.
Hay ciertos tipos de formación en materia de cumplimiento normativo que son comunes en todos los entornos laborales. Dicho esto, algunos sectores tendrán que dedicarse a ello más que otros. Esto se debe a que la formación suele estar muy relacionada con las normas que dicta la propia naturaleza del sector o el puesto de trabajo de cada empleado. Estas normas se establecen para garantizar la seguridad y el bienestar, ya sea para el propio empleado, sus compañeros de trabajo o sus clientes.
Dado que este tipo de formación es obligatoria, es fundamental lograr un cumplimiento del 100 % de estas normas. Puede que parezca un objetivo ambicioso, pero así son las reglas del juego. A menos que puedas demostrar que tu plantilla cumple al 100 % con las normas, corres el riesgo de infringir las leyes y normativas que garantizan la seguridad y el buen funcionamiento de tu sector.
Y no solo eso, sino que asegurarte de que tus empleados cumplan con tus procedimientos y procesos también significa que estás fomentando un ambiente de trabajo positivo y minimizando los riesgos. Todo esto beneficia a la productividad a largo plazo y mejora la moral. Dos aspectos fundamentales para cualquier empresa que quiera prosperar.
¿Por qué es importante la formación en materia de cumplimiento normativo?
El objetivo principal del cumplimiento normativo es formar a tus empleados de acuerdo con la ley. En otras palabras, es fundamental que tu empresa opere de forma transparente y legal. También tendrás que elaborar un registro de finalización de la formación para que los organismos reguladores vean que estás haciendo lo que te corresponde para mantener tu lugar de trabajo seguro y conforme a la normativa.
El principal problema de la formación en materia de cumplimiento normativo es que muchos empleados la ven como una tarea pesada. Por lo general, se considera una actividad en la que solo hay que «hacer clic y marcar casillas», con un bajo nivel de participación y retención.
Aunque marcar casillas te indicará que estás cumpliendo con la letra de la ley, ocurre todo lo contrario en lo que respecta al espíritu de la ley. Si la gente se toma la formación en materia de cumplimiento normativo como una tarea que hay que superar prestando la mínima atención y lo más rápido posible, esto puede acabar reduciendo la seguridad y la productividad en el lugar de trabajo.
¿Y cómo se evita eso? ¿Cómo te aseguras de ir a contracorriente y conseguir que los miembros de tu equipo se entusiasmen con la formación en cumplimiento normativo?
Lo mejor es invertir en materiales de formación sobre cumplimiento normativo de alta calidad que capten el interés y motiven a tus empleados.
Los retos de la formación en materia de cumplimiento normativo y cómo superarlos
Aunque tu personal tenga a su disposición la mejor formación en materia de cumplimiento normativo del mundo, no servirá de mucho si no sabes cómo hacer un seguimiento. Y es muy fácil perder el norte con este proceso tan complicado, sobre todo cuando estás formando a cientos o incluso miles de miembros del equipo.
Ahí es donde entra en juego un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) potente, automatizado y versátil.
Así es como uno de estos productos puede garantizar que no solo cumplas todos los objetivos, sino que también hagas un seguimiento de tus logros a medida que lo haces:
Finalización del curso
Si tienes 10 empleados, no te costará nada saber cuándo han terminado sus cursos y podrás recordarles fácilmente que deben completarlos. Cuando se trata de una plantilla de tres, cuatro o incluso cinco cifras, esa tarea se vuelve mucho más complicada.
Imagina una empresa sanitaria grande y compleja. Dado que la seguridad de los pacientes está en juego, es fundamental que todo el personal cumpla plenamente con la normativa sanitaria. Pero en los grandes hospitales o centros de atención sanitaria, el personal clínico puede ascender a cientos, si no miles de personas. Además, cada uno de ellos tendrá que completar diferentes cursos de formación en materia de cumplimiento normativo.
Ahí es donde un LMS puede ser de ayuda.
Con tu LMS, podrás centralizar tus datos y ver quién tiene que hacer cada curso. Además, podrás configurar grupos de destinatarios para asignar automáticamente a los empleados a los cursos de formación en cumplimiento normativo adecuados.
Fechas límite del curso
En el contexto de una organización en expansión, es probable que cada miembro de tu personal tenga una fecha límite diferente para completar su formación en materia de cumplimiento normativo.
Gestionar todos estos plazos sin un LMS sería prácticamente imposible para tu equipo de RR. HH. Con un LMS, puedes configurar recordatorios automáticos y avisos para que tus empleados completen su formación. Además, puedes configurar notificaciones para los responsables y tu propio equipo, de modo que puedas señalar a cualquier empleado que se acerque a la fecha límite y aún no haya completado su formación. Esto permite que las personas pertinentes tomen medidas para animarles a completarla.
Informes de cumplimiento
Muchos profesionales de formación y desarrollo se quejan de que a menudo les preguntan por los niveles de cumplimiento y de que tienen que recopilar los datos manualmente cada vez. Esto supone una pérdida de un tiempo muy valioso que podrían dedicar, ante todo, a asegurarse de que los empleados completen su formación.
Con el LMS adecuado, podrás acceder a informes sencillos y en tiempo real sobre tus niveles de cumplimiento. Además, podrás desglosar fácilmente estas estadísticas por departamento, equipo e incluso por persona, lo que te permitirá identificar las áreas de tu organización con mayor margen de mejora.
Los empleados que no tienen tiempo
Si trabajas en un sector tan exigente y en el que nunca se descansa, como el de la sanidad, tus empleados tendrán cada día una lista de tareas interminable. Por eso, la formación acaba quedando relegada a un segundo plano.
Por eso, tienes que destacar el valor de tu formación en materia de cumplimiento normativo para asegurarte de que los usuarios participen y la completen. Un LMS te permite enviar recordatorios para que utilicen tu contenido, resaltando el objetivo de cada módulo de formación.
Consejos para mejorar la tasa de cumplimiento
Think Learning, nombrado Socio Global del Año de Totara para 2023, ayuda a sus clientes a superar los retos diarios del aprendizaje, como el aumento de los índices de cumplimiento. Circle Health vio cómo su índice de cumplimiento se disparaba hasta superar el 95 % tras poner en marcha su nuevo sistema de gestión del aprendizaje (LMS) y su estrategia de formación.
Aquí tienes algunos de sus mejores consejos que puedes poner en práctica para mejorar tu tasa de cumplimiento:
Pon el aprendizaje en primer plano
Tus empleados deberían ver tu LMS como un centro para su propio crecimiento y desarrollo. Es un lugar al que pueden acudir para alcanzar sus objetivos y crecer tanto como personas como empleados. Por eso, cuando inicien sesión, pon la formación en materia de cumplimiento normativo en primer plano incluyendo enlaces a los paneles de formación y cumplimiento en tu página de inicio.
Así, lo tendrás siempre presente.
Al fin y al cabo, la experiencia del usuario y el diseño tienen un gran impacto en cómo interactuará la gente con tu LMS, así que es importante tenerlo en cuenta en las campañas de formación.
Recuerda a tus alumnos mediante notificaciones de recordatorio
Es fácil que los alumnos se distraigan con otras cosas mientras revisan el contenido de la formación sobre cumplimiento normativo.
Aprovecha la función de tu sistema de gestión del aprendizaje para enviar notificaciones de recordatorio y así mantener a cada empleado al día. Las herramientas de recordatorio integradas enviarán automáticamente correos electrónicos y mensajes de texto a tus usuarios y les ayudarán a cumplir los objetivos de cumplimiento normativo de tu organización.
Puedes usarlos para recordarles que empiecen su formación, animarles a retomar lo que habían dejado o destacar la importancia de cumplir con un plazo próximo.
Deja que tus alumnos pongan a prueba sus conocimientos y luego repasen
En lugar de hacer que todo el personal repita todos los cursos cada año, evalúa sus conocimientos y luego inscríbelos en cursos de formación sobre aquellas áreas en las que tengan carencias.
Hay formas de personalizar el proceso de formación en materia de cumplimiento normativo para que tus empleados no tengan la sensación de estar haciendo lo mismo una y otra vez, sin que cambie nada. Esto permite a los alumnos tomar más control sobre su formación y les da más motivos para retener los contenidos.
Asegúrate de cumplir con la nueva legislación
En la misma línea que lo anterior, algunos de nuestros clientes solo informan al personal sobre la nueva legislación, en lugar de hacer que repitan todo el contenido de formación. Esto ayuda a tus alumnos a ahorrar tiempo sin dejar de cumplir con la normativa.
Por supuesto, esto depende de tu organismo regulador y de cómo puedas actuar dentro de sus directrices. Vale la pena consultar con ellos antes de cambiar tu estrategia de cumplimiento normativo.
Mejora tu programa de formación en materia de cumplimiento normativo
Esperamos que te haya quedado claro que la formación en cumplimiento normativo no tiene por qué ser una pesada para tus empleados ni un montón de tareas complicadas de llevar al día para tu equipo de RR. HH. Con un poco de ingenio, puedes hacer que aprender lo básico para mantener un lugar de trabajo seguro y actualizado sea tan agradable como algunas de tus formaciones más avanzadas.
¿A qué esperas? ¿Estás listo para llevar tu formación en materia de cumplimiento normativo al máximo nivel posible dentro de tu organización?
Descubre cómo la plataforma de Totara Learn puede ayudarte a ti y a tus empleados a cumplir con la normativa y a crear mejores contenidos formativos, sea cual sea tu sector.
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- Las cinco etapas del cambio de comportamiento en materia de cumplimiento
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- Testimonios de clientes y seminarios web
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