Las funciones y herramientas de elaboración de informes del LMS de nivel empresarial son criterios cruciales a la hora de elegir un sistema de gestión del aprendizaje (LMS). Sin embargo, el problema para los equipos y organizaciones más grandes es priorizar qué funciones de elaboración de informes del LMS debe tener el sistema que elijan para ayudarles:
- Mantener el cumplimiento de los requisitos de seguridad y protección
- Ofrecer contenidos a públicos diversos con necesidades de formación únicas
- Presentar datos digeribles a los principales interesados
- Controla el ROI de la formación corporativa
- Mide el compromiso de los empleados
Con tantas herramientas de elaboración de informes LMS a tener en cuenta y múltiples requisitos de elaboración de informes que son exclusivos de tu empresa, saber de antemano qué informes satisfarán tus necesidades se convierte en un activo poderoso; estarás mejor equipado para cumplir los requisitos de conformidad, comunicarte con las partes interesadas clave y optimizar la formación corporativa para impulsar el crecimiento.
En este post, te revelaré las funciones y herramientas fundamentales de los informes de los LMS que debes tener en cuenta al elegir un LMS empresarial.
(Pasa a una función de informe específica haciendo clic en el nombre que aparece a continuación).
- Ejemplo: Utilizar los informes del LMS para impulsar el crecimiento
- 9 Informes del Sistema de Gestión del Aprendizaje para la Formación Corporativa y el Cumplimiento Normativo
- LMS Reporting Feature #1: Informes obligatorios de certificación y cumplimiento
- Función de informe del LMS nº 2: Índices de finalización y progreso
- LMS Reporting Feature #3: Informes personalizados automatizados para no administradores
- LMS Reporting Feature #4: Compromiso de los empleados y recordatorios
- Función de informes del LMS nº 5: Informes de actividad
- Función nº 6 de los informes LMS: Campos de búsqueda y filtros configurables
- LMS Reporting Feature #7: Informes gráficos
- Función nº 8 de los informes LMS: Exportar, programar y compartir informes
- LMS Reporting Feature #9: Informes del panel y accesos directos de navegación
Antes de entrar en detalles, veamos un ejemplo real de cómo las potentes funciones de elaboración de informes de los LMS pueden impulsar el crecimiento de la empresa…
Ejemplo: Utilizar los informes del LMS para impulsar el crecimiento
Con un alcance mundial que abarca 20 países, Glovo, un servicio de mensajería a través de aplicaciones, cuenta con más de 3.400 agentes de atención al cliente repartidos en 15 centros de llamadas diferentes. La demanda de su servicio se disparó en 2020.
Con una plantilla empresarial ampliada de contratistas independientes que actúan como columna vertebral de la asistencia a las partes interesadas, Glovo necesitaba asegurarse de que sus agentes recibían formación actualizada relevante para el país, la región o la función de asistencia específica de cada agente.
“Nos estábamos expandiendo y necesitábamos escalar nuestra plataforma” -Miquel Gómez, Directora Global de Formación.
Por desgracia, las funciones de generación de informes imprecisas y poco escalables del anterior LMS de Glovo frustraron su capacidad de gestionar e impartir formación de forma eficaz a miles de agentes.
En la antigua plataforma de aprendizaje abundaban las discrepancias. No comunicaba con precisión detalles esenciales (como cuántos agentes completaban pruebas o visualizaban documentos importantes).
Sin embargo, después de cambiar al LMS de código abierto de Totara Learn, Glovo utilizó las ricas funciones de gestión de audiencias e informes para medir la eficacia de su formación.
Esto les permitió adaptar sus contenidos a las distintas partes interesadas y desarrollar un sistema eficaz de formación corporativa (en nueve idiomas distintos) para incorporar y desarrollar continuamente una plantilla cada vez más diversa, todo ello en medio de una pandemia mundial.
9 informes del sistema de gestión del aprendizaje para la formación y el cumplimiento corporativos
Con un sistema de gestión del aprendizaje empresarial como Totara Learn, dispones de una gran variedad de plantillas de informes LMS incorporadas y de las herramientas para crear tus propios informes personalizados con el generador de informes. A continuación, encontrarás una lista de los informes más útiles para una gran organización con requisitos complejos de formación e informes corporativos.
Característica nº 1 de los informes del LMS: informes obligatorios de certificación y cumplimiento
La demanda de formación del personal se ha más que duplicado en los últimos años en las organizaciones empresariales.
Si a estos ya intensos requisitos de formación se añaden emergencias o cambios repentinos en las leyes, reglamentos o políticas gubernamentales, reservar tiempo para completar la formación se convierte en un reto tanto para el empleado como para el empresario.
Si no se controla, o si no se avisa a los empleados, el resultado es un aumento de los cursos no completados que se convierten en una bola de nieve que hace caer en picado los índices de cumplimiento y, en casos graves, en fuertes sanciones.
Por eso son fundamentales los informes de cumplimiento. En Totara Learn, el informe Resumen del estado de finalización de la certificación ayuda a informar sobre el cumplimiento.
Este informe -que se puede programar a intervalos establecidos para enviarlo por correo electrónico a los directores y administradores de formación- permite a las partes interesadas realizar un seguimiento proactivo y gestionar el cumplimiento y otras formaciones obligatorias, al tiempo que genera pruebas de cumplimiento para una persona, equipo, departamento u organización.
Función nº 2 de los informes del LMS: índices de finalización y progreso
Cuando trabajas con cursos obligatorios diseñados para cumplir requisitos de conformidad, impartir una formación eficaz a tus empleados es sólo el principio. Querrás saber cómo interactúa la gente con tu curso y, sobre todo, cuánta gente lo aprueba.
Aquí es donde resulta útil el informe de finalización del curso (uno de los informes integrados más populares de Totara Learn).
Este informe enumera todos los usuarios inscritos en un curso comparándolos con las actividades necesarias para completarlo y el estado general de finalización del curso.
Para trabajar con la finalización con más detalle -lo que suelen hacer la mayoría de las grandes organizaciones-, puedes utilizar el editor de finalización de Totara Learn para ver y editar los informes de finalización a un nivel granular.
Mira el tutorial en vídeo que aparece a continuación para ver cómo funcionan los informes de finalización de cursos de Totara Learn.
Función de informes LMS nº 3: informes personalizados automatizados para no administradores
¿Cuándo fue la última vez que tu departamento u organización tuvo que modificar sus informes o su formación corporativa para cumplir nuevos requisitos o normativas?
Bajo la presión de cumplir las nuevas normativas regionales en materia de seguridad y accesibilidad, el usuario de Totara Subaru necesitaba mejorar su sistema de informes y formación corporativa.
Para ello, recurrieron a los informes automatizados de Totara Learn.
Gracias a las funciones de elaboración de informes a nivel empresarial de Totara Learn y a una extensión del producto, Subaru creó un informe personalizado que rastreaba y mostraba el tiempo total empleado en los cursos en línea y con instructor, cumpliendo así la nueva legislación de la provincia de Quebec en materia de elaboración de informes.
La entrega automatizada de informes y la incrustación en HTML también permitieron a Subaru entregar fácilmente informes concisos y procesables a todo el mundo, desde concesionarios, jefes de campo e incluso la dirección de la empresa.
Como demuestra la historia de Subaru, las leyes de cumplimiento y los requisitos normativos cambian. Cuando lo hacen, los requisitos de información, que ya son bastante complejos y variados en las grandes organizaciones, se ven obligados a pasar por el microscopio.
De repente, diferentes funciones y equipos pueden tener nuevos objetivos distintos, formación, requisitos normativos e incluso métodos de medición del rendimiento. Esto significa que una serie de usuarios no administrativos -como jefes de campo, instructores y personal de la alta dirección- necesitan ver con frecuencia complejos informes de toda la empresa adaptados a sus prioridades y al rendimiento de su departamento.
En Totara Learn, los informes personalizables, junto con las funciones de jerarquía, permiten crear informes relevantes para los usuarios internos y externos no administrativos, y acceder a ellos instantáneamente.
Estos informes funcionan a nivel de todo el centro. En lugar de centrarse en un curso específico, son capaces de capturar y revelar datos críticos necesarios para medir el cumplimiento, las competencias y la formación corporativa en toda una organización.
Función de informes del LMS nº 4: compromiso de los empleados y recordatorios
En una gran organización, dedicar tiempo a completar la formación obligatoria sobre cumplimiento es una lucha que debe abordarse para evitar las sanciones asociadas al incumplimiento.
Esto se hace fácilmente con un informe LMS como los informes de Participantes en el curso de Totara Learn. El informe Participantes en el curso te permite medir el compromiso de los alumnos y animar a los que se están quedando rezagados a completar tareas de formación importantes.
Aquí tienes un ejemplo de cómo Deloitte Accountancy utilizó esta función para animar a los alumnos rezagados y aumentar la tasa de finalización de su curso de formación en habilidades interpersonales, que ganó un premio Totara:
Función de informe LMS nº 5: informes de actividad
El Informe de Actividad muestra cuándo se accedió por última vez a una actividad y el número de visualizaciones que generó.
Al mostrar qué actividades son más -o menos- populares, esta función de informes del LMS te permite medir rápidamente el progreso, tomar decisiones importantes y diagnosticar cuellos de botella en tus cursos de formación corporativa.
En Totara Learn, puedes acceder a más datos sobre actividades concretas porque tienen sus propias funciones de elaboración de informes.
Si quieres ver cuántas personas acceden a una actividad SCORM relacionada con la RCP o la higiene, por ejemplo, puedes ver una serie de informes que revelan información sobre intentos, datos visuales e información más detallada sobre cómo interactúan los alumnos con los elementos del objeto SCORM, y si los alumnos han intentado y superado un cuestionario.
Función nº 6 de los informes LMS: campos de búsqueda y filtros configurables
Acceder a un informe es una cosa. Interpretarlo, sin embargo, es otra cuestión totalmente distinta. Como ya se ha dicho, las distintas partes interesadas querrán extrapolar distintos tipos de datos y perspectivas de un informe determinado.
Aquí es donde un LMS con campos de búsqueda configurables y filtros en sus informes, (añadidos por un administrador de Totara Learn), puede ser útil para explorar e interpretar distintos tipos de datos.
La configuración del contenido de los informes también permite que varios usuarios vean un único informe con filtros. Esto significa que a las múltiples partes interesadas que vean un único informe compartido se les mostrarán los datos y perspectivas prefiltrados que sean relevantes para ellas.
Característica nº 7 de los informes LMS: informes gráficos
Las funciones gráficas de elaboración de informes del LMS son muy valiosas para cualquier organización empresarial, ya que permiten a las partes interesadas detectar problemas relacionados con la formación y digerir, manipular y compartir datos al instante.
Así es más fácil aumentar el cumplimiento, gestionar el rendimiento de los empleados y mantener informadas a todas las partes interesadas.
En Totara Learn, puedes visualizar los informes en múltiples formatos. Como referencia, a continuación se muestran diferentes ejemplos de cómo se puede convertir un informe de estado de finalización de certificación en un:
Gráfico circular:
Gráfico de barras horizontales:
Gráfico de áreas:
Gráfico de donuts:
Función nº 8 de los informes LMS: exportar, programar y compartir el informe
Otro montón de funciones de informes LMS más pequeñas, pero igualmente importantes para la formación empresarial, incluyen la capacidad de exportar, programar y enviar informes.
Totara Learn hace que todo lo anterior sea sencillo y eficaz. Con un par de clics puedes exportar cualquier informe como un:
- CSV
- CSV (optimizado para Excel)
- Hoja Excel
- SAD
- Paisaje en PDF
- Retrato en PDF
Para los informes que necesites ejecutar con frecuencia, como las tasas de finalización mensuales de una actividad SCORM (de prueba) crítica, sólo tienes que configurar el informe para que se ejecute a una hora concreta o en un intervalo determinado, elegir el formato en el que quieres recibirlo y programarlo.
Los informes también se pueden programar para que te lleguen a ti o a otros por correo electrónico.
Función nº 9 de los informes del LMS: informes del panel y atajos de navegación
Recuperar datos rápidamente mediante informes ricos en información y tablas gráficas es genial. Sin embargo, crear o incluso navegar entre distintos informes puede resultar una tarea demasiado técnica o lenta para los interesados más ocupados.
Pero, ¿y si pudieras pegar los informes más comunes y útiles en una página de inicio para hacerlos más accesibles a los usuarios relevantes?
Utilizando los bloques de informe y gráfico de informe dentro de los cuadros de mando en Totara Learn, puedes.
Una vez configurados, los cuadros de mando facilitan la vida tanto a los alumnos como a los administradores y las partes interesadas. Actúan como un área de navegación central, personalizada y personalizable, que recibe a los usuarios al iniciar la sesión.
También pueden configurarse varios cuadros de mando para ofrecer a distintos usuarios diferentes opciones de navegación.
Por ejemplo, puedes crear cuadros de mando independientes para las funciones importantes de tu sistema (como alumnos, formadores, administradores de centros y partes interesadas), facilitando el acceso a información y funciones importantes.
Las partes interesadas se beneficiarán de bloques que muestren los índices de finalización o las certificaciones de cursos concretos. Los alumnos, por su parte, se beneficiarán de bloques que muestren su aprendizaje reciente, resúmenes de cursos y próximos seminarios.
Funciones de información para las organizaciones adaptables de hoy
¡Ya está! Dar prioridad a las funciones y herramientas de información esenciales del LMS empresarial que acabamos de mencionar prepara tus programas de formación corporativa para el éxito.
Como hemos observado con muchos de nuestros clientes, estas funciones son herramientas transformadoras que permiten a las grandes (y pequeñas) organizaciones impulsar el éxito de la formación corporativa, garantizar el cumplimiento, adaptarse eficazmente a la digitalización y gestionar el rendimiento de los empleados.
Si aún te preguntas qué funciones y herramientas de elaboración de informes necesitas, empieza internamente. Habla con las partes interesadas, los instructores y los administradores del sistema. Y no olvides que, aunque Totara Learn ofrece potentes funciones de generación de informes listas para usar, puedes personalizar las plantillas y las funciones de los informes para satisfacer tus necesidades concretas: la agilidad y la adaptabilidad son otras dos ventajas clave de las que disfrutas con los productos Totara.
Para obtener más información, ponte en contacto con nuestro equipo. También puedes ver una lista completa de las funciones y herramientas de elaboración de informes de Totara Learn.
