Totara LMS permite a los profesionales sanitarios cumplir al máximo con los requisitos de formación obligatorios

Este caso de cliente fue presentado originalmente por Chambury Learning, que ahora forma parte de Think Learning tras la adquisición de Totara en 2024 de ambos socios con sede en el Reino Unido.

La Fundación Sanitaria del NHS de Harrogate y su Distrito (HDFT) cuenta con una plantilla de aproximadamente 5500 empleados que prestan servicios sanitarios en tres sistemas de atención integrada, atendiendo a más de 500 000 niños y ofreciendo servicios comunitarios a una población de unos 620 000 habitantes. La cobertura geográfica de nuestros servicios abarca desde Wakefield, a unos 270 km al norte, hasta Northumberland, a lo largo de la costa este de Inglaterra.

El desafío

La ampliación de los servicios de HDFT, que pasó de contar con un único centro hospitalario de cuidados agudos en 2011 a ofrecer servicios tanto comunitarios como de cuidados agudos, ha traído consigo nuevos retos para la formación de los empleados, cuyo número se ha más que duplicado en los últimos 10 años, pasando de unos 2500 a unos 5500.

Ante el reto de impartir formación en una zona geográfica tan extensa y con las estrictas restricciones presupuestarias que afectan a todo el NHS, decidimos recurrir a un sistema de gestión del aprendizaje que nos permitiera impartir la formación de forma digital. Este LMS era barato, pero no servía para lo que necesitábamos. Su uso era tan torpe que se ganó la fama de que la formación era inaccesible para los usuarios, y la complicada configuración del back-end del sistema hacía que se necesitara un montón de tiempo para las tareas administrativas de gestión y generación de informes.

Cuando llegó la pandemia y la formación en línea se convirtió en la opción más segura para nuestros empleados, nuestra dependencia del LMS aumentó, pero nuestra solución actual seguía sin ofrecer los recursos educativos que necesitábamos. En plena pandemia, en julio de 2021, el mes antes de que implementáramos nuestro nuevo LMS Totara Learn, proporcionado por Think Learning, socio de Totara, nuestro porcentaje global de cumplimiento era del 76 %, un 14 % por debajo de nuestro objetivo del 90 %.

La solución

Nuestro nuevo sistema de gestión del aprendizaje (LMS) Totara, proporcionado por Think Learning, fue la solución a nuestros problemas. Desde el mismo momento de su implementación en agosto de 2021, recibimos comentarios de los alumnos sobre lo fácil que era acceder al sistema. La orientación necesaria para que los nuevos alumnos pudieran obtener sus datos de inicio de sesión y acceder al sistema se redujo de inmediato, pasando de una sesión dirigida por un facilitador a una guía de una sola página.

El aprendizaje dirigido por el alumno pasó de la opción básica de los paquetes de e-learning SCORM a una amplia variedad de opciones, como cuadernos de ejercicios, manuales, recursos, vídeos y declaraciones propias de comprensión o finalización.

La posibilidad de configurar informes con los niveles de acceso adecuados ha permitido acceder a datos útiles y gestionar el cumplimiento normativo en diferentes puestos.

La interfaz única desarrollada, probada e implementada a través de Think Learning permite garantizar el cumplimiento de la formación obligatoria de acuerdo con el Marco de Formación en Competencias Básicas (CSTF).

Resultados

Gracias a la facilidad de uso y la intuitividad de la plataforma Totara Learn, y al apoyo de Think Learning, pudimos ponerla en marcha con las mismas funciones que nuestro anterior LMS en tan solo seis semanas. En otras seis semanas más, nuestro responsable de formación obligatoria había configurado los informes y paneles personalizados para permitir el acceso en tiempo real a los datos de cumplimiento normativo.

Gracias a la enorme reducción de la asistencia que necesitan los alumnos para acceder a sus cursos de e-learning, hemos visto un aumento en el número de cursos completados, hasta alcanzar aproximadamente los 6000 en febrero de 2023.

Los formadores pueden gestionar sus propias cifras de formación, y los responsables pueden ver el cumplimiento por tema y en general para sus subordinados directos e indirectos. Nuestro responsable de formación obligatoria ha utilizado la funcionalidad del panel de control junto con restricciones globales para configurar la disponibilidad de los datos pertinentes sobre el cumplimiento de la formación obligatoria para los responsables de las direcciones y los expertos en la materia (SME).

Desde que se puso en marcha la formación obligatoria, las solicitudes de informes puntuales se han reducido en un 75 %, ya que las partes interesadas pueden acceder a los datos por sí mismas a través de nuestra plataforma Totara.

Cada mes, el equipo de formación obligatoria elabora un informe completo sobre el cumplimiento de la formación obligatoria: estos datos se llevan solicitando desde hace varios años. Desde que pusimos en marcha nuestra plataforma Totara, el tiempo que se tarda en elaborarlo se ha reducido en un 75 %, lo que supone 144 horas menos, con un ahorro de 2.880 £.

La flexibilidad que ofrece la variedad de actividades que Totara incluye en su plataforma nos ha permitido subir contenidos de aprendizaje de forma rápida y sencilla, reduciendo así el tiempo de desarrollo tanto en los temas de formación obligatoria recién lanzados como en los ya existentes que necesitaban formatos alternativos más accesibles para mejorar el cumplimiento normativo. Los formadores dirigían directamente a los participantes a las fechas vinculadas a su lista de requisitos de formación obligatoria, asegurándose de que asistieran al curso adecuado para que se les considerara competentes, lo que a su vez ha llevado a un mayor cumplimiento.

Además, la función de notificaciones automáticas de nuestro LMS Totara ha ayudado a garantizar la asistencia de los participantes a las formaciones dirigidas por formadores, ya que las reservas suelen hacerse con mucha antelación para cumplir con los plazos del proceso de asignación de turnos. Los recordatorios que se envían al personal cuando se acerca la fecha del evento reducen el número de ausencias. Las acciones de cancelación de las sesiones de formación han garantizado la disponibilidad de plazas para otros miembros del personal en caso de que los alumnos no puedan asistir. El 50 % de las cancelaciones realizadas en nuestro sistema en los últimos 12 meses las llevaron a cabo los propios alumnos, lo que redujo la carga administrativa de estas cancelaciones, que antes se habrían tenido que hacer por teléfono o correo electrónico a los equipos de formación.

La interfaz entre ESR y nuestra plataforma Totara garantiza que la formación obligatoria, alineada con el Marco de Formación en Competencias Básicas (CSTF), siga siendo válida, lo que evita que el personal que se incorpora a nuestra empresa tenga que repetir la formación. Esto resulta especialmente útil en el caso de los médicos en formación, que suelen cambiar con frecuencia de centro sanitario. Solo en marzo de 2023 se procesaron más de 1000 actualizaciones de certificaciones a través de esta interfaz. Este proceso ahorra tiempo y dinero a toda la organización.

El resultado general de esta solución ha sido un aumento del cumplimiento de la formación obligatoria en un 13 %, pasando del 76 % al 89 % en los últimos 18 meses desde su implementación. En HDFT nunca se había alcanzado este nivel de cumplimiento, y ahora solo nos falta un 1 % para alcanzar nuestro objetivo del 90 %.

«La facilidad de poder acceder a Learning Lab desde cualquier lugar y sin tener que estar conectado a la red de la Fundación ha supuesto un gran cambio a la hora de acceder a la formación. Poder consultar en todo momento informes en tiempo real sobre el cumplimiento de los equipos, en lugar de depender de informes mensuales, ha marcado una gran diferencia a la hora de hacer un seguimiento de los casos en los que el cumplimiento es bajo. El departamento de Formación y Desarrollo ha incluido pequeñas descripciones de los informes, lo que hace que sea aún más fácil saber qué informe necesito para mis necesidades. Me ha impresionado mucho el trabajo que se ha dedicado a hacer de Learning Lab lo que es hoy, y eso se refleja en nuestro creciente cumplimiento normativo.”

– Philippa Croft, subdirectora de formación médica