Este caso de cliente fue presentado originalmente por Chambury Learning, que ahora forma parte de Think Learning tras la adquisición de Totara en 2024 de ambos socios con sede en el Reino Unido.
La Fundación de Colaboración para la Asistencia Sanitaria y Social del NHS de Kent y Medway presta servicios de salud mental y asistencia social en Kent, en colaboración con el Consejo del Condado de Kent. En Medway, trabajan en estrecha colaboración con la autoridad local unitaria para ofrecer servicios integrados de salud y asistencia social.
Como una de las mayores fundaciones de salud mental del país, abarca una superficie de 1.450 millas cuadradas y atiende a 1,7 millones de personas en Kent y Medway, con una plantilla de 3.318 empleados y 228 personal en comisión de servicio, distribuidos en 66 edificios repartidos por 33 centros.
El desafío
Como organización que presta servicios sanitarios al público, KMPT es inspeccionada periódicamente por la Comisión de Calidad Asistencial (CQC). Las inspecciones pueden realizarse según un calendario planificado o de forma puntual, lo que exige que la Fundación tenga acceso en tiempo real a los informes de cumplimiento en todo momento, que el personal y sus responsables dispongan de datos en tiempo real al alcance de la mano, y que el personal pueda utilizar su sistema de gestión del aprendizaje de forma sencilla y fácil para mantenerse al día con su formación reglamentaria, obligatoria y esencial.
Los profesionales sanitarios son gente muy ocupada; su trabajo consiste en cuidar de los pacientes y apoyar a sus familias, y están sometidos a la presión de cumplir no solo los objetivos internos, sino también los nacionales. En la mayoría de los casos, realizar cursos de formación relacionados con su función y cumplir con los requisitos normativos locales pasa a un segundo plano. La formación debe ser fácilmente accesible, fácil de entender y rápida.
Para KMPT es fundamental que se haya dado una gran prioridad a la participación de los usuarios en su implementación de Totara Learn, y que esta participación sea esencial para que la formación y el cumplimiento normativo sean eficaces, lo que a su vez contribuye a alcanzar los objetivos de la organización sin sobrecargarla y permitiendo realizar el trabajo de la forma más eficaz y eficiente posible.
La solución
Totara Learn y los complementos personalizados que ofrece Think Learning son fundamentales para garantizar que KMPT consiga un nivel muy alto de participación de los usuarios, ya que toda la información necesaria está disponible para los usuarios finales en sus páginas de inicio personalizadas y se puede acceder a ella con solo uno o dos clics desde allí. Esto significa que los usuarios finales y la dirección ven sus cifras de cumplimiento en el momento de iniciar sesión y pueden tomar al instante las medidas necesarias con un mínimo de conocimientos del sistema y de tiempo. Los usuarios ven su propio cumplimiento; los responsables ven tanto sus propios datos como los de su personal directo e indirecto, lo que impulsa el cumplimiento de toda la organización.
Todos los usuarios se sienten cómodos con el sistema, pueden consultar su estado de cumplimiento y actualizar su formación sin problemas, sin necesidad de tener conocimientos técnicos. Es accesible y fácil de entender. Así lo demuestran las estadísticas de cumplimiento y de participación de los usuarios. Esto incluye no solo las funciones básicas del sistema, sino también indicadores gráficos para informar al personal y a los responsables sobre el cumplimiento y las áreas en las que pueden registrar su aprendizaje personal, ver su historial de aprendizaje completo y saber qué deben hacer para mantener el cumplimiento, sin abrumar a los usuarios finales con el aprendizaje que ya han completado y que pueden dejar en suspenso temporalmente.
El personal también necesita recordatorios para realizar su formación, a intervalos regulares, con copia a sus responsables cuando se retrasan. Totara Learn permite hacerlo con mensajes totalmente personalizables, y Think Learning lo complementa con complementos personalizados que gestionan los recordatorios de aniversario para las evaluaciones y otras funciones no relacionadas con la formación.
Los paneles de control son una forma intuitiva de mostrar la información más importante en la interfaz del LMS, en un lenguaje sencillo. Esto puede abarcar desde el cumplimiento de renovaciones, actualizaciones puntuales y evaluaciones, que se muestran mediante gráficos o datos contextuales. Todo ello es totalmente interactivo, con enlaces para consultar informes más detallados. Si eres un responsable en KMPT, verás el cumplimiento de tu equipo; si eres enfermero, verás enlaces a tu kit de herramientas de revalidación; si eres un miembro del personal, verás tu cumplimiento personal con enlaces directos a lo que tienes que hacer hoy para cumplir con los requisitos. Conseguir que la página de inicio sea «la adecuada» para KMPT significa que su personal se involucrará con Totara. Si no se hace bien, no lo harán. En colaboración con los diseñadores web de Think, el LMS refleja plenamente la imagen de marca local, ofrece plena accesibilidad a los diferentes usuarios y muestra los bloques de información dinámicos de Think.
La elaboración de informes es fundamental para la junta directiva del Kent & Medway Health & Social Care NHS Trust. Sus jerarquías ESR se cargaron en Totara como parte de la implementación y se actualizaron automáticamente a través de Active Directory, y los Dynamic Info-Blocks de Think les permiten profundizar en su jerarquía con informes porcentuales por niveles, hasta llegar al personal real y su cumplimiento en formatos RAG [rojo-ámbar-verde]. Los pivotes en tiempo real de Totara aligeran la carga de trabajo de los equipos administrativos de KMPT.
Es un pequeño detalle, pero se ha aplicado la paleta de colores de KMPT a cada bloque de información para que el sistema RAG se ajuste a la marca y para que los colores coincidan con los límites porcentuales locales, lo que significa que se puede establecer el ROJO hasta el 50 %, el ÁMBAR hasta el 75 % [y así sucesivamente]. Junto con los bloques RAG personales y los bloques de lanzamiento codificados por colores, esto significa que todos los usuarios saben qué hacer y cuándo. Manteniendo el cumplimiento de Trust. En todo momento.
Al igual que todas las organizaciones del NHS, KMPT tiene que gestionar su presupuesto con cuidado, ya que sus fondos deben destinarse a la atención de los pacientes. Aunque el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) contribuye a ello, la formación debe ser eficiente y ajustarse a los requisitos presupuestarios. Al ser de código abierto, Totara Learn es una solución rentable para el Trust y, tras un exhaustivo proceso de licitación, eligieron a Think Learning, un socio Platinum con sede en el Reino Unido, como socio colaborador. Trabajar con Think también permitió a KMPT acceder a una enorme cantidad de contenido nacional de e-learning disponible de forma gratuita, sin ningún coste adicional, al que los alumnos pueden acceder las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días del año, en un proceso fluido con informes completos. También están probando las conferencias web utilizando Totara y otras herramientas de código abierto que no suponen ningún coste adicional.
El resultado
Kent & Medway Partnership y Social Care NHS Trust pusieron en marcha Totara Learn en septiembre de 2018. En solo tres meses, ya han alcanzado una participación de los usuarios superior al 81,3 % y una tasa media de cumplimiento del 88,64 % en toda la formación básica. Es realmente impresionante.
Incorporación: un nuevo miembro del equipo ve su panel de incorporación, que le presenta la organización y el programa de formación que debe completar como «nuevo empleado». Una vez completados estos programas, se le asignará al grupo de destinatarios adecuado y se le mostrará su panel personalizado.
Personal externo: los usuarios que no forman parte de la organización, como los médicos y enfermeros en prácticas, pueden iniciar sesión y acceder a los cursos locales a través de paneles de control específicos. Esto abre el aprendizaje dentro del LMS a un público externo, poniendo a disposición de tus alumnos, voluntarios y personal temporal formación presencial, seminarios, conferencias y aprendizaje en línea.
Personal no clínico: el personal puede consultar paneles de control que muestran bloques totalmente interactivos en los que se ilustra su nivel de cumplimiento personal en la formación obligatoria, con información del ePortfolio y de la evaluación a solo un clic desde su página de inicio.
Personal clínico y médico: el personal clínico y médico cualificado puede consultar paneles de control que muestran su nivel de cumplimiento personal en las formaciones básicas específicas, con información adicional sobre formación continua, ePortfolio, revalidación, evaluación, supervisión y permisos de estudios, todo ello a un solo clic desde este panel principal.
Gerentes: los gerentes inician sesión y ven de inmediato su nivel de cumplimiento, pero además pueden consultar datos gráficos totalmente interactivos sobre su personal directo e indirecto, lo que les permite conocer el cumplimiento de su equipo y del conjunto de la organización sin necesidad de hacer más clics. Así, disponen al instante de las herramientas necesarias para mejorar el cumplimiento de su propio personal. Cuando los gerentes ven ROJO, actúan. Cuando ven VERDE, pueden relajarse.
Directivos y miembros del consejo de administración: informes al alcance de la mano con funciones completas de exportación. En tablas dinámicas para su uso inmediato sin necesidad de saber usar Excel.
Administradores: los administradores del sistema tienen su propio panel de control, que incluye enlaces directos dentro del sistema a las áreas que suelen utilizar. No tienen que depender totalmente de Think Learning para esto, ya que todo está diseñado para que los administradores puedan gestionar los paneles de control de forma local y así poder mezclar y combinar todos los bloques, creando una serie de paneles interactivos específicos que se adapten a las necesidades organizativas y profesionales de su personal.
«Desde que se implantó iLearn, el 76 % de nuestro personal ha accedido al sistema en solo 12 semanas, lo que ya ha supuesto una mejora en el cumplimiento de la formación básica a través del e-learning. Al iniciar sesión, el personal accede directamente a su panel de control, donde ve de inmediato qué formación esencial tiene al día, cuál está a punto de caducar y en qué formación está atrasado. Este sistema está generando una cultura de cambio, haciendo que los empleados se responsabilicen de su propio aprendizaje y permitiéndoles gestionarlo de forma eficaz. La facilidad para reservar sesiones presenciales y completar sesiones de aprendizaje electrónico ha revolucionado la forma de acceder a la formación en toda la Fundación. Los responsables pueden acceder a informes en tiempo real y ver de inmediato dónde deben centrar su atención, además de poder ver qué personal está realizando qué formación, lo que les permite planificar mejor sus turnos. Desde el punto de vista de la gestión del aprendizaje, iLearn nos ha dado la capacidad de gestionar mejor el cumplimiento normativo y de planificar mejor qué formación ofrecemos y dónde. Nos ha permitido acceder a la amplia gama de contenidos de aprendizaje en línea del NHS nacional que antes no podíamos utilizar».
– Responsable de Formación y Desarrollo, Kent & Medway NHS & Social Care Partnership Trust
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