Con cientos de plataformas de aprendizaje entre las que elegir, entrar en el mercado en busca de un nuevo sistema puede resultar abrumador.
Y equivocarse sale caro: no solo es un error que te sale caro, sino que también supone una pérdida de tiempo y recursos, ya que tu equipo tiene que dedicarse a solucionar problemas que no habías previsto y a adaptarse a la plataforma, en lugar de que sea la plataforma la que se adapte a tus necesidades.
Con más de un tercio de las organizaciones buscando activamente sustituir su plataforma de formación, y un 45 % de ellas queriendo hacerlo en el próximo año¹, está claro que el proceso estándar de selección de plataformas de formación nos está fallando a muchos. Pero, dado que solo el 9 % de las organizaciones está completamente satisfecha con su LMS, ¿estamos demasiados conformándonos con sistemas que no nos funcionan del todo bien? ¿Es hora de cambiar el statu quo y encontrar una forma mejor de elegir la plataforma de formación adecuada? Si estás cansado de lidiar con una plataforma que es demasiado cara, poco flexible y cuya implementación y gestión requieren demasiado tiempo, ten por seguro que no tiene por qué ser así.
Según Brandon Hall Group, solo el 9 % de las empresas están totalmente satisfechas con su sistema de gestión del aprendizaje (LMS).
Para empezar:
Antes de lanzarte a la típica comparación de características una por una, piensa para qué sirve realmente tu plataforma de aprendizaje:
- ¿Qué necesidades empresariales debe cubrir?
- ¿Qué esperas obtener de tu programa de formación?
- ¿Cómo es tu estrategia de aprendizaje actual y cómo crees que será en el futuro?
- ¿Quieres reducir la tasa de rotación de personal?
- ¿Quieres ayudar a los distribuidores a mejorar sus cifras de ventas?
- ¿Necesitas mejorar los índices de cumplimiento?
- ¿Quieres contribuir a mejorar las habilidades de atención al cliente?
Sea cual sea tu objetivo, asegúrate de tenerlo siempre presente durante todo el proceso de selección de la plataforma de aprendizaje. El hecho de que la plataforma X tenga el doble de funciones que la plataforma Y no significa que sea la más adecuada para ti, ni que la plataforma A cueste la mitad que la plataforma B garantice que te salga más rentable a largo plazo.
En definitiva, asegúrate de tener claros tus objetivos antes incluso de empezar a comparar soluciones. Esto te ayudará a mantener el rumbo y a no distraerte con todas esas nuevas funciones llamativas y los descuentos tentadores que ofrecen los proveedores, deseosos de captar tu atención.
Quién quiere qué:
Muchas organizaciones cometen el error de lanzarse de inmediato a comparar, función por función, las plataformas de formación que hay en el mercado. Sin embargo, esta no es la forma correcta de elegir una plataforma que satisfaga las necesidades de tu organización a largo plazo. Por ejemplo:
- ¿Utilizará realmente tu gente todas las funciones?
- ¿Puede soportarlo tu infraestructura informática?
- ¿Se integrará con tus otros sistemas?
Averiguar quién quiere qué requiere un poco de trabajo preliminar, pero la ventaja de empezar por comprender bien tus necesidades es que así te aseguras de tomar la decisión correcta, no solo para el equipo de formación y desarrollo, sino también para tus partes interesadas, tus alumnos y la organización en su conjunto. Y, a menudo, esto no se limitará a una sola conversación: debes involucrar a tus alumnos y partes interesadas a lo largo de todo el proceso de selección para asegurarte de que estás tomando una decisión bien fundamentada.
¿Cuánta flexibilidad necesitas?
Cuando se trata de conservar la libertad de innovar, hay que tener en cuenta varios factores:
Con cientos de plataformas de aprendizaje en el mercado compitiendo por llamar la atención con largas listas de funciones y todas esas florituras de las que oyes hablar en cualquier conferencia del sector, es fácil pasar por alto la flexibilidad del software que estás barajando. Cuando una solución tiene el doble de funciones que otra, es fácil dar por sentado que esa es la opción obvia. Sin embargo, ¿qué pasa si tus circunstancias cambian drásticamente de la noche a la mañana y, de repente, ninguna de esas funciones sirve para lo que necesitas? ¿Podrá la plataforma de aprendizaje que elijas adaptarse a cualquier cambio que pueda sufrir tu organización, sea cual sea?
Imagen de marca: ¿ Tu plataforma tiene que adaptarse a la imagen de tu organización, o te vale un producto básico sin marca?
Compatibilidad de dispositivos: ¿ Qué dispositivos van a utilizar tus alumnos (piensa también en los dispositivos personales que usan fuera del trabajo) y cuántos de ellos tendrá que admitir tu plataforma de aprendizaje?
Experiencia del usuario: ¿Necesitas personalizar según el rol, recordar las preferencias u ofrecer un aprendizaje personalizado basado en interacciones anteriores con tu plataforma?
Coste: ¿Cuál es tu presupuesto total y cómo te asegurarás de que solo pagas por las funciones que realmente vas a usar?
Integración con otros sistemas: ¿Cómo encajará tu plataforma de aprendizaje en tu programa mixto más amplio? ¿Necesita sincronizarse con tu sistema de RR. HH., tu CRM, tu plataforma de aprendizaje social o cualquier otro sistema?
¿Crecerá esta plataforma con nuestras necesidades?
Antes de decidirte, ten en cuenta algunos puntos clave:
Cuando te embarcas en el proceso de selección de una nueva plataforma de formación, vale la pena tener en cuenta no solo tu situación actual, sino también lo que podría pasar en el futuro. ¿Serían capaces las plataformas que estás barajando de duplicar su capacidad si adquirieras otra empresa? ¿Y si llevas a cabo un cambio de imagen? ¿Podrías aplicar fácilmente tu nueva imagen de marca a tu plataforma de formación?
- ¿Podemos escalar fácilmente los niveles de usuario según lo necesitemos?
Si haces una campaña de contratación, abres una nueva oficina, adquieres una nueva empresa o abres tu aprendizaje a un nuevo grupo, tu plataforma de aprendizaje tiene que ser capaz de gestionarlo. ¿La escalabilidad tendrá un coste, o tendrás la libertad de aumentar (y reducir) la escala según lo necesites?
- ¿Podemos ampliar nuestra actividad fuera de nuestra organización?
El caso de uso de tu plataforma de aprendizaje puede cambiar, o crecer, con el tiempo. Si decides abrir tu plataforma a socios, proveedores, revendedores, clientes finales o al público en general, ¿podrá tu plataforma elegida soportarlo? ¿Puedes dividir a tus alumnos en audiencias? ¿Y las cuestiones de seguridad?
- ¿Cómo funcionará la adición de nuevas características y funcionalidades?
Aunque una plataforma de formación pueda parecer que cumple todos los requisitos el día que firmas el contrato, no olvides que las cosas pueden cambiar —y de hecho cambian— rápidamente en el entorno empresarial actual. Si en el futuro necesitas una nueva función, ¿puedes añadirla tú mismo o estás a merced de tu proveedor, que tendrá sus propias prioridades en su hoja de ruta? Aquí es donde el software empresarial abierto, flexible y configurable cobra todo su sentido: tienes la libertad de crear una solución que se adapte a tus necesidades, en lugar de tener que adaptarte a las funciones que están disponibles actualmente.
¿Y si cambiamos de opinión?
Aunque es prácticamente imposible predecir el impacto que factores externos —como futuras fusiones, adquisiciones o incluso la situación económica general— pueden tener en tu negocio, sí que puedes tomar medidas para protegerte de estos cambios, incluso si provienen del propio interior de la empresa.
Las empresas cambian de rumbo constantemente, ya sea modificando la orientación de sus productos, cambiando de prioridades, reasignando presupuestos o reestructurando equipos. Dado que se trata de decisiones empresariales relativamente habituales, es fundamental que la plataforma de formación que elijas se adapte a cambios como estos, y necesitas que tu plataforma de formación refleje esta flexibilidad; necesitas la libertad y el control necesarios para poder hacerlo de inmediato.
El problema de los sistemas de gestión del aprendizaje tradicionales y propietarios es que a menudo te ves obligado a firmar contratos a largo plazo sin apenas (o ninguna) influencia en la dirección que toma el producto. Si tu empresa se reestructura…
Del mismo modo, si necesitas nuevas funciones para dar soporte a la formación de toda una nueva línea de productos, ¿qué haces si tu plataforma de formación actual no te ofrece lo que necesitas? ¿Esperas meses, o incluso años, a que tu proveedor añada lo que necesitas a su plan de desarrollo, o eliges una plataforma que te permita trabajar con tu socio de tecnología de formación para crear una solución a medida cuando la necesites?
Totara Learn
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