Deja de pensar por un momento en la formación de los empleados. ¿Cómo te aseguras de que tus clientes, socios, proveedores y contratistas tengan todos los conocimientos que necesitan para trabajar de forma eficaz con tu empresa?
El aprendizaje empresarial ampliado ayuda a las organizaciones a ofrecer formación específica a estas audiencias externas mediante un enfoque estructurado y escalable. Plataformas como Totara ofrecen la flexibilidad necesaria para dar soporte a estos programas de formación.
En este artículo, con la ayuda de nuestro socio platino, Synergy Learning, vamos a ver qué es la formación empresarial ampliada, qué ventajas ofrece y cómo crear una estrategia eficaz con Totara Learn.
¿Qué es el aprendizaje empresarial ampliado?
La formación empresarial ampliada consiste en impartir formación a personas que no forman parte de la plantilla principal de una organización. Mientras que la formación tradicional se centra en los empleados, la formación empresarial ampliada ofrece formación a partes interesadas externas.
Amplía la estrategia de formación y desarrollo de una organización a todo su ecosistema empresarial, integrando la formación externa en el mismo marco conectado que la formación interna. En lugar de gestionar esta formación externa a través de programas puntuales o sistemas independientes, las organizaciones pueden coordinar los contenidos, el acceso, el progreso, las certificaciones y la elaboración de informes, todo en un mismo lugar.
Formación empresarial ampliada frente a la formación tradicional
La formación tradicional en el lugar de trabajo está dirigida principalmente a los empleados internos de una organización. Esto significa que la audiencia principal suele utilizar los mismos sistemas. Aunque las necesidades de formación y los contenidos específicos pueden adaptarse según el puesto o el departamento, resulta relativamente sencillo impartir y hacer un seguimiento de la formación a través de un único entorno de aprendizaje.
En comparación, la formación para la empresa ampliada es más compleja, ya que tiene que dirigirse a varias audiencias, cada una con necesidades formativas diferentes. Puede que los clientes necesiten formación sobre productos, mientras que tu red de ventas requiere formación para socios y sobre cumplimiento normativo para garantizar la coherencia en toda tu organización. Además de la variedad de contenidos y métodos de impartición, estas distintas audiencias también pueden necesitar normas específicas de marca, de inscripción y acceso, así como de generación de informes.
Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) para la empresa ampliada, creado con Totara, está preparado para hacer frente a esta complejidad, gracias a funciones como la multitenencia, que permiten ofrecer experiencias de aprendizaje personalizadas y con la marca propia a audiencias externas, sin dejar de mantener la supervisión, la administración y la generación de informes de forma centralizada.
¿Dónde se utiliza la formación empresarial ampliada?
En la práctica, la formación empresarial ampliada se utiliza para cinco audiencias y casos de uso habituales.
Formación de los clientes
La formación para clientes facilita la adopción del producto y la incorporación de los clientes, lo que permite a los usuarios ponerse al día de forma rápida y autónoma. Según un estudio de Salesforce, el 61 % de los clientes prefiere usar recursos de autoservicio para resolver problemas sencillos. Una formación bien diseñada ofrece orientación estructurada, lo que permite a los clientes navegar por los productos y entenderlos sin tener que depender de tu equipo de soporte.
Formación para socios y distribuidores
Tanto los socios como los distribuidores necesitan conocimientos actualizados sobre los productos, orientación comercial e información sobre la marca para poder hacer bien su trabajo. Si se hace bien, la formación de los socios garantiza que los representantes externos estén en sintonía con tu mensaje principal y sean más capaces de recomendar las soluciones adecuadas.
Por ejemplo, la plataforma Backstage de Samsung, basada en Totara, demuestra el potencial comercial de una formación eficaz para los distribuidores, ya que ayuda al personal de tiendas de terceros a ampliar sus conocimientos sobre los productos y a representar la marca Samsung de forma más eficaz.
Formación para proveedores y distribuidores
La formación para proveedores y colaboradores ayuda a terceros a entender los estándares de calidad, los procedimientos operativos, los requisitos de seguridad y otros aspectos de tu organización. Esta formación es esencial para garantizar que se cumplan tus estándares en toda tu organización ampliada.
Formación ampliada para los trabajadores
Los contratistas, autónomos, trabajadores temporales y equipos distribuidos suelen necesitar un acceso rápido a la información sobre la incorporación, la salud y la seguridad, la formación sobre los sistemas y los recursos específicos de cada puesto. Una plataforma centralizada puede ofrecerte todo esto sin que los usuarios externos tengan acceso innecesario a los sistemas o contenidos internos.
Formación sobre cumplimiento normativo y reglamentación
Además de tus obligaciones básicas de formación en materia de cumplimiento normativo, puede que tengas que demostrar que las organizaciones asociadas o los subcontratistas también cumplen con la normativa. Una plataforma de formación para la empresa ampliada te permite demostrar que los terceros cuentan con las certificaciones necesarias mediante tareas y evaluaciones coherentes, respaldadas por registros de auditoría y informes verificables.
¿Por qué es importante para las empresas la formación en el ámbito empresarial ampliado?
La audiencia externa de una organización tiene un impacto significativo en la experiencia del cliente, así como en su reputación, su imagen de marca y el crecimiento de sus ingresos. Según un estudio de Salesforce, el 80 % de los clientes afirma que la experiencia que ofrece una empresa es tan importante como sus productos y servicios.
La formación empresarial ampliada puede desempeñar un papel importante a la hora de dar forma a esa experiencia, garantizando que toda la red ofrezca experiencias de venta y atención al cliente en consonancia con los valores de la organización.
Una estrategia sólida de formación para la empresa ampliada puede contribuir a:
Crecimiento de los ingresos: los clientes bien informados suelen sacar más partido a sus productos, mientras que los socios con capacidad pueden ayudarles y vender de forma más eficaz
Retención de clientes: Una incorporación y una formación sobre el producto bien hechas reducen las dificultades que encuentran los clientes, lo que mejora la adopción a largo plazo y la fidelidad de los clientes
Coordinación con los socios: La formación centralizada ayuda a garantizar que los socios estén siempre al tanto de las novedades de los productos, las expectativas de la marca y las prioridades estratégicas
Coherencia: la formación estandarizada que se imparte a través de tu propia plataforma central garantiza la coherencia en los mensajes y en la prestación del servicio
Eficiencia operativa: el aprendizaje autónomo, la generación centralizada de informes y las inscripciones automáticas reducen al mínimo las tareas administrativas manuales, así como la carga de trabajo de tu equipo de asistencia.
Escalabilidad: una plataforma de aprendizaje conectada te permite añadir nuevos alumnos u organizaciones colaboradoras fácilmente, sin tener que instalar una nueva infraestructura cada vez
Cuando la formación se adapta a los objetivos, el contexto y la relación laboral de cada audiencia externa, es más probable que fomente la implicación, influya en el comportamiento y aporte un valor cuantificable tanto para los alumnos como para la organización.
Cómo desarrollar una estrategia de formación para la empresa ampliada
1. Define los objetivos de la empresa
Empieza por definir qué esperas conseguir con tu estrategia. ¿Quieres mejorar la adopción del producto, reducir la demanda de tus servicios de asistencia, mejorar el rendimiento de tus socios comerciales o crear una nueva fuente de ingresos por formación?
Un conjunto de objetivos bien definidos te servirá de guía a la hora de tomar decisiones sobre tu contenido y cómo se presenta, así como a la hora de medir el éxito y demostrar el valor a otras partes interesadas.
2. Identifica tu audiencia objetivo
Lo fundamental de la formación para la empresa ampliada es que se dirige a distintas audiencias externas con necesidades específicas y objetivos concretos. El siguiente paso es identificar a todos los grupos externos que necesitan formación y definir su relación con tu organización.
Piensa en lo que cada grupo necesita saber, cómo van a acceder a tu plataforma, quién se encarga de la relación a nivel interno y si necesitas asignar control delegado a los administradores locales.
3. Evaluar las necesidades y los obstáculos de aprendizaje
A continuación, tienes que entender las necesidades específicas de formación de cada audiencia. Empieza por revisar las lagunas de conocimiento que ya conoces, los datos de apoyo, la evidencia de los alumnos y los datos relevantes sobre el cumplimiento normativo. También es importante hablar con los equipos que tratan directamente con estas audiencias, ya que pueden ofrecerte una visión más profunda de los retos a los que se enfrentan.
También deberías tener en cuenta factores prácticos que pueden afectar a la audiencia externa, como entornos de trabajo con poca conexión a Internet, tiempo limitado para la formación o barreras lingüísticas. Identificar estos retos desde el principio te permite adoptar un enfoque más pragmático a la hora de diseñar tu formación.
Un ejemplo de este principio lo ofrece Save the Children, que utiliza Totara para impartir formación presencial y en línea a 20 000 empleados de todo el mundo, incluidos equipos en lugares remotos con acceso a Internet poco fiable y otros retos logísticos.
4. Elige el LMS adecuado para tu empresa ampliada
A la hora de elegir tu plataforma de formación, tienes que asegurarte de que se adapte a la complejidad que necesitas ahora y al contexto del rol que necesitarás en el futuro. Los requisitos exactos dependerán de tu estrategia, pero entre los requisitos funcionales más habituales se incluyen:
- Multitenencia para separar usuarios y contenidos
- Personalización de la imagen de marca para inquilinos individuales y portales
- Autenticación y registro flexibles que se adaptan a los distintos grupos de usuarios
- Tareas automáticas para reducir al mínimo las tareas administrativas manuales
- Gestión de certificaciones para hacer un seguimiento del cumplimiento y la finalización en todo el ecosistema
- Administración delegada para audiencias de usuarios
- Informes detallados y específicos para cada audiencia
Además, el proceso de selección debe tener en cuenta la accesibilidad, la facilidad de uso, la seguridad de los datos y cualquier integración que puedas necesitar.
5. Diseña experiencias de aprendizaje relevantes
A continuación, tienes que decidir cuál es la mejor forma de impartir la formación a cada una de tus audiencias. Mientras que las actualizaciones de productos pueden resultar eficaces en forma de vídeos cortos y pruebas de conocimientos, las certificaciones pueden requerir programas estructurados, evaluaciones formales y formación periódica.
Dependiendo de las necesidades y los objetivos de cada audiencia, los programas de formación pueden incluir aprendizaje a tu propio ritmo, sesiones virtuales sincrónicas o presenciales, debates en grupo y recursos en los que se pueden hacer búsquedas. Los itinerarios de aprendizaje deben ser claros y bien pensados, para que los alumnos solo accedan a lo que les interesa.
6. Establece indicadores de éxito que tengan sentido
Las tasas de finalización son un indicador útil, pero solo son una pieza del rompecabezas. Tienes que identificar un conjunto más amplio de métricas que te sirvan para evaluar el éxito de tu plataforma de aprendizaje y de tu estrategia en general. Entre ellas pueden figurar:
- Uso y adopción del producto
- Estado de la certificaci—n
- Volumen de incidencias de asistencia
- Ventas a socios
- Satisfacción del cliente
Si estableces estos puntos de referencia antes de lanzar tu plataforma, podrás evaluar de forma fiable el impacto de la implementación de tu empresa ampliada.
7. Poner en marcha, dar soporte y mejorar
Un lanzamiento exitoso es solo el primer paso de un programa a largo plazo. Empieza por una audiencia prioritaria y comprueba que la experiencia funciona bien haciendo pruebas exhaustivas desde el punto de vista del alumno. Asegúrate de que sea fácil acceder al sistema, encontrar ayuda y entender qué hay que hacer a continuación para minimizar las dificultades de tu audiencia externa.
Utiliza los datos de aprendizaje y la evidencia de toda la empresa para mejorar continuamente el programa y adaptarlo a las necesidades cambiantes.
El papel de la tecnología en la formación en la empresa ampliada
Combina el aprendizaje interno y el externo
Gestionar tanto la formación interna como la externa en una sola plataforma reduce la duplicación de sistemas y tareas administrativas, a la vez que ofrece experiencias más coherentes a las audiencias. Sin embargo, esto no significa que haya que ofrecer el mismo contenido a todas las audiencias.
La funcionalidad de multitenencia de Totara permite a las organizaciones crear entornos de aprendizaje independientes dentro de una misma plataforma para empleados, clientes, socios y otras audiencias. Cada portal puede tener una imagen de marca, contenidos y normas de acceso propios, mientras que los administradores a nivel de sitio tienen control y pueden generar informes para toda la plataforma.
La empresa de tecnología financiera Bravura Solutions, por ejemplo, ha unificado la formación de sus empleados y clientes en una única plataforma Totara, lo que le permite ofrecer formación específica sobre productos a los clientes, además de programas de desarrollo interno para los empleados.
Automatiza la impartición de la formación y reduce las tareas administrativas
La formación empresarial ampliada suele implicar formar a un mayor número de alumnos de varias organizaciones y ofrecer una gama más amplia de contenidos formativos. En comparación con el desarrollo interno de los empleados, la carga administrativa puede hacer que esto resulte difícil de mantener en poco tiempo. En Totara, los administradores pueden usar reglas dinámicas de audiencia para asignar la formación relevante y necesaria. La incorporación automatizada y la creación automática de cuentas garantizan que los alumnos se añadan al tenant correcto, mientras que los recordatorios y las tareas o certificaciones periódicas ayudan a asegurar que las audiencias reciban la formación adecuada en el momento oportuno.
Las integraciones con sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) ofrecen más oportunidades de automatización al conectar Totara con sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), sistemas de gestión de identidades, plataformas de comercio electrónico y otros sistemas empresariales. Esto permite que los datos fluyan sin problemas entre plataformas, lo que reduce la necesidad de sincronizar manualmente los datos en toda tu infraestructura tecnológica. Por ejemplo, un nuevo registro de cliente podría activar el acceso a la formación de incorporación, mientras que los datos de finalización podrían compartirse automáticamente con herramientas de informes externas para un análisis más detallado.
Reforzar el cumplimiento normativo, la presentación de informes y la rendición de cuentas
Usar la tecnología adecuada también te da a tu organización una mayor visibilidad sobre cómo se imparte la formación más allá de tu plantilla inmediata. En lugar de depender de terceros para mantener y compartir registros de formación independientes, las organizaciones pueden hacer un seguimiento de los indicadores clave de cumplimiento a través de la función de informes centralizada de Totara.
El motor de informes de Totara te permite a ti y a tu equipo hacer un seguimiento de las finalizaciones, los resultados de las evaluaciones, el nivel de participación y el estado de las certificaciones entre tu público interno y externo. Además de facilitar la supervisión interna con pruebas preparadas para auditorías, estas funciones pueden ayudarte a identificar a los alumnos o audiencias que necesiten apoyo adicional.
Además, la función de certificaci—n de Totara te permite comprobar que tus socios, proveedores o contratistas tengan la formación al día, con itinerarios de recertificación flexibles y plurianuales, seguimiento de vencimientos y recordatorios programados. En lugar de tener que gestionar hojas de cálculo complicadas y estar persiguiendo a terceros para verificar el cumplimiento, puedes comprobar de un vistazo si las audiencias externas tienen las credenciales adecuadas.
Fomenta experiencias de aprendizaje flexibles y atractivas
En el caso de las audiencias externas, la formación suele tener que realizarse compaginándola con sus trabajos a tiempo completo, en diferentes lugares y utilizando dispositivos personales. Por eso, es fundamental que tu plataforma de formación admita múltiples métodos de impartición, ofreciendo formas flexibles de acceder y completar la formación necesaria.
Totara te permite crear itinerarios de aprendizaje cuidadosamente diseñados que incluyen conjuntos de cursos a tu propio ritmo, seminarios virtuales a través de integraciones con Microsoft Teams o Zoom, formación práctica presencial, programas estructurados, aprendizaje móvil y contenido informal generado por los usuarios. Las herramientas de IA asistiva también pueden mejorar la experiencia del alumno, por ejemplo, resumiendo el contenido del contexto, creando pruebas sencillas de conocimientos o recomendando contenido relevante.
Adapta la plataforma a tu organización
Cada organización es única, por lo que los distintos requisitos funcionales y objetivos empresariales exigen herramientas flexibles. Totara es muy configurable, lo que significa que puedes personalizar los flujos de trabajo, los informes, la imagen de marca y las integraciones en función de tu estrategia, en lugar de tener que adaptar tu estrategia a las rígidas limitaciones de la plataforma.
Como socio Totara Platinum, Synergy Learning puede ampliar aún más la plataforma con desarrollos a medida, integraciones con tus otros sistemas y paneles de control e informes personalizados.
Conclusión
El aprendizaje empresarial ampliado no consiste solo en ofrecer formación a una audiencia más amplia. Si se hace bien, es una parte esencial de tu estrategia de aprendizaje que mejora la experiencia del cliente, refuerza el rendimiento de los socios, favorece el cumplimiento normativo y aporta coherencia a todo tu ecosistema empresarial.
Es importante que te plantees si tu enfoque de aprendizaje actual ofrece a las audiencias externas el contenido relevante, la experiencia accesible y el apoyo continuo que necesitan. Totara Learn te permite ofrecer una formación a medida a múltiples audiencias externas sin perder el control central.
Si quieres ver cómo funciona Totara como base de tu estrategia de empresa ampliada,ponte en contacto con nuestros especialistas.
