Was ist eine Compliance-Schulung?
Compliance-Schulungen bilden das Fundament jedes erfolgreichen Talentmanagementsystems.
Man könnte diesen Prozess leicht als das absolute Minimum betrachten, um den Zusammenhalt im Unternehmen und die Einhaltung ethischer Standards zu gewährleisten, doch er ist weit mehr als das. Compliance-Schulungen bilden das Fundament Ihrer Unternehmenskultur – sie sind unverzichtbare Leitlinien, die sicherstellen, dass alle Mitarbeiter über die gleichen Werkzeuge verfügen, um positiv miteinander umzugehen und als Team erfolgreich zu sein.
Dennoch versteht es sich von selbst, dass es kein Kinderspiel ist, eine 100-prozentige Compliance zu erreichen. Erstaunliche 23 % der Unternehmen verfügen über keinerlei formellen Schulungsplan für Compliance. Selbst unter denjenigen, die einen Plan haben, geben 40 % zu, dass ihre Compliance-Programme sehr einfach und minimalistisch sind und viel zu wünschen übrig lassen. Tatsächlich zeigen Untersuchungen, dass ganze 40 % der Mitarbeiter, die nicht die notwendigen Schulungen erhalten, um effektiv zu arbeiten, ihren Arbeitsplatz bereits innerhalb des ersten Jahres wieder verlassen.
Aber keine Sorge! Es gibt Lösungen.
Compliance lässt sich nicht vermeiden – und das sollten Sie auch nicht versuchen –, daher ist es entscheidend, die Einstellung dazu grundlegend zu ändern und sie sorgfältig zu überwachen. Wir helfen Ihnen dabei, einen genauen Einblick in folgende Bereiche zu gewinnen:
- Das Wesentliche an Compliance-Schulungen
- Die Bedeutung der Einhaltung von Vorschriften am Arbeitsplatz
- Wie Sie Compliance-Probleme direkt angehen können
- Und was erforderlich ist, um genau das richtige Compliance-Schulungsprogramm für die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zu entwickeln
Lassen Sie uns gleich loslegen!
Das Wesentliche an Compliance-Schulungen
Compliance-Schulungen sind Mitarbeiterschulungen, an denen Sie teilnehmen müssen . Warum? Nun, weil sie entweder durch gesetzliche Vorschriften, behördliche Auflagen oder andere rechtliche Bestimmungen vorgeschrieben sind.
Es gibt bestimmte Arten von Compliance-Schulungen, die an allen Arbeitsplätzen üblich sind. Dennoch müssen sich manche Branchen stärker damit befassen als andere. Das liegt daran, dass die Schulungen in der Regel in hohem Maße auf die Vorschriften zugeschnitten sind, die sich aus der Natur einer Branche oder der jeweiligen beruflichen Rolle eines einzelnen Mitarbeiters ergeben. Diese Vorschriften dienen der Aufrechterhaltung von Sicherheit, Schutz und Wohlbefinden, sei es für die Mitarbeiter selbst, ihre Kollegen oder ihre Kunden.
Da diese Art der Schulung verpflichtend ist, ist es von größter Bedeutung, eine 100-prozentige Einhaltung dieser Standards zu erreichen. Das mag nach einem hochgesteckten Ziel klingen, aber genau darum geht es. Sofern Sie nicht nachweisen können, dass Ihre Belegschaft die Vorschriften zu 100 % einhält, laufen Sie Gefahr, gegen die Gesetze und Vorschriften zu verstoßen, die für die Sicherheit und das Gedeihen Ihrer Branche sorgen.
Darüber hinaus tragen Sie durch die Sicherstellung, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Abläufe und Prozesse einhalten, dazu bei, ein positives Arbeitsklima zu fördern und Risiken zu minimieren. All dies wirkt sich positiv auf die langfristige Produktivität aus und stärkt die Arbeitsmoral – zwei wesentliche Faktoren für jedes erfolgreiche Unternehmen.
Warum sind Compliance-Schulungen wichtig?
Das Hauptziel der Compliance besteht darin, Ihre Mitarbeiter gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu schulen. Mit anderen Worten: Es ist für Ihr Unternehmen unerlässlich, auf ehrliche und rechtmäßige Weise zu arbeiten. Außerdem müssen Sie einen Nachweis über den Abschluss der Schulungen erstellen, damit die Aufsichtsbehörden erkennen, dass Sie Ihren Beitrag zur Sicherheit am Arbeitsplatz und zur Einhaltung der Standards leisten.
Das Hauptproblem bei Compliance-Schulungen besteht darin, dass viele Mitarbeiter diese als lästige Pflicht betrachten. Sie werden im Allgemeinen als reine „Klick-und-Abhaken“-Angelegenheit angesehen, die nur wenig Engagement hervorruft und kaum im Gedächtnis haften bleibt.
Das Abhaken von Kästchen mag zwar zeigen, dass Sie sich an den Buchstaben des Gesetzes halten, doch was den Geist des Gesetzes angeht, ist das Gegenteil der Fall. Wenn Mitarbeiter Compliance-Schulungen als eine Aufgabe betrachten, die sie mit möglichst wenig Aufmerksamkeit und so schnell wie möglich hinter sich bringen müssen, kann dies zu einer Beeinträchtigung der Sicherheit am Arbeitsplatz und der Produktivität führen.
Wie lassen sich solche Situationen vermeiden? Wie sorgen Sie dafür, dass Sie gegen den Strom schwimmen und Ihre Teammitglieder für die Teilnahme an Compliance-Schulungen begeistern?
Am besten investieren Sie in hochwertige Schulungsmaterialien zum Thema Compliance, die Ihre Mitarbeiter ansprechen und motivieren.
Die Herausforderungen bei Compliance-Schulungen und wie man sie bewältigt
Selbst wenn Sie Ihren Mitarbeitern die besten Compliance-Schulungen der Welt anbieten, nützen diese wenig, wenn Sie nicht wissen, wie Sie deren Durchführung nachverfolgen können. Und bei diesem heiklen Prozess verliert man sehr leicht den Überblick, insbesondere wenn Hunderte oder sogar Tausende von Teammitgliedern geschult werden müssen.
Hier kommt ein leistungsstarkes, automatisiertes und vielseitiges Lernmanagementsystem (LMS) ins Spiel.
So kann eines dieser Produkte dafür sorgen, dass Sie nicht nur alle wichtigen Kennzahlen erreichen, sondern dabei auch Ihren Erfolg im Blick behalten:
Abschluss des Kurses
Wenn Sie 10 Mitarbeiter haben, fällt es Ihnen nicht schwer zu erkennen, wann diese ihre Schulungen abgeschlossen haben, und Sie können ihnen problemlos mitteilen, dass sie diese noch absolvieren müssen. Wenn Sie es jedoch mit einer Mitarbeiterzahl im dreistelligen, vierstelligen oder sogar fünfstelligen Bereich zu tun haben, wird diese Aufgabe wesentlich komplizierter.
Stellen Sie sich ein großes und komplexes Unternehmen im Gesundheitswesen vor. Da die Patientensicherheit auf dem Spiel steht, ist es von entscheidender Bedeutung, dass jedes einzelne Mitglied Ihres Personals die Compliance-Vorschriften im Gesundheitswesen vollständig einhält. In großen Krankenhäusern oder Pflegeeinrichtungen sind jedoch Hunderte, wenn nicht sogar Tausende von Mitarbeitern im klinischen Bereich tätig. Hinzu kommt, dass jeder dieser Mitarbeiter unterschiedliche Compliance-Schulungen absolvieren muss.
Hier kann ein LMS Abhilfe schaffen.
Mit Ihrem LMS können Sie Ihre Daten zentral verwalten und sehen, wer welche Schulung absolvieren muss. Außerdem können Sie Zielgruppen einrichten, um Mitarbeiter automatisch den richtigen Compliance-Schulungen zuzuordnen.
Fristen für die Kurse
In einem großen Unternehmen haben Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich unterschiedliche Fristen, bis zu denen sie ihre Compliance-Schulung absolvieren müssen.
Die Verwaltung all dieser Fristen ohne ein LMS wäre für Ihr HR-Team nahezu unmöglich. Mit einem LMS können Sie automatische Erinnerungen und Aufforderungen einrichten , um Ihre Mitarbeiter dazu anzuregen, ihre Schulungen abzuschließen. Zudem können Sie Benachrichtigungen für Führungskräfte und Ihr eigenes Team einrichten, damit Sie Mitarbeiter kennzeichnen können, deren Frist bald abläuft und die ihre Schulung noch nicht abgeschlossen haben. So können die zuständigen Personen Maßnahmen ergreifen, um die Fertigstellung zu fördern.
Compliance-Berichterstattung
Viele Fachleute im Bereich Weiterbildung beklagen, dass sie häufig nach dem Grad der Compliance gefragt werden und die Zahlen jedes Mal manuell zusammenstellen müssen. Dies ist eine Verschwendung wertvoller Zeit, die besser dafür genutzt werden könnte, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Schulungen überhaupt absolvieren.
Mit dem richtigen LMS erhalten Sie Zugriff auf übersichtliche Echtzeit-Berichte zu Ihren Compliance-Werten. Darüber hinaus können Sie diese Statistiken ganz einfach nach Abteilungen, Teams und sogar einzelnen Mitarbeitern aufschlüsseln, um gezielt zu ermitteln, wo in Ihrem Unternehmen der größte Verbesserungsbedarf besteht.
Mitarbeiter mit Zeitmangel
Wenn Sie in einer Branche arbeiten, in der hoher Druck herrscht und die rund um die Uhr im Einsatz ist, wie beispielsweise im Gesundheitswesen, haben Ihre Mitarbeiter jeden Tag eine sehr lange To-do-Liste. Infolgedessen rückt die Fortbildung schnell ganz nach hinten auf der Prioritätenliste.
Daher müssen Sie den Nutzen Ihrer Compliance-Schulungen hervorheben, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer daran teilnehmen und diese abschließen. Ein LMS ermöglicht es Ihnen, Erinnerungen zur Nutzung Ihrer Inhalte zu versenden, indem Sie das Ziel der einzelnen Schulungen hervorheben.
Tipps zur Verbesserung der Einhaltungsquote
Think Learning, Totaras „Global Partner of the Year“ für das Jahr 2023, unterstützt seine Kunden bei alltäglichen Herausforderungen im Bereich Weiterbildung, darunter auch bei der Steigerung der Compliance-Raten. Bei Circle Health stieg die Compliance-Rate nach der Einführung des neuen LMS und der neuen Weiterbildungsstrategie sprunghaft auf über 95 % an.
Hier sind einige ihrer besten Tipps, mit denen Sie Ihre Compliance-Quote verbessern können:
Stellen Sie das Lernen in den Mittelpunkt
Ihre Mitarbeiter sollten Ihr LMS als Dreh- und Angelpunkt für ihre eigene Weiterentwicklung betrachten. Es ist ein Ort, an dem sie ihre Ziele erreichen und sich sowohl als Menschen als auch als Mitarbeiter weiterentwickeln können. Stellen Sie daher bei der Anmeldung die Compliance-Schulungen in den Vordergrund, indem Sie auf Ihrer Startseite Links zu Schulungs- und Compliance-Dashboards einbinden .
Auf diese Weise bleibt es im Gedächtnis.
Schließlich haben Benutzererfahrung und Design einen enormen Einfluss darauf, wie Nutzer mit Ihrem LMS interagieren; daher ist es wichtig, dies bei der Gestaltung von Lernkampagnen zu berücksichtigen.
Erinnern Sie Ihre Lernenden mithilfe von Push-Benachrichtigungen
Es kommt leicht vor, dass Lernende beim Durcharbeiten der Inhalte ihrer Compliance-Schulung von anderen Aufgaben abgelenkt werden.
Nutzen Sie die Funktion Ihres Lernmanagementsystems, um Erinnerungsbenachrichtigungen zu versenden, damit alle Mitarbeiter am Ball bleiben. Integrierte Erinnerungsfunktionen versenden automatisch E-Mails und SMS an Ihre Nutzer und helfen ihnen dabei, die Compliance-Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen.
Sie können diese nutzen, um die Teilnehmer daran zu erinnern, mit dem Training zu beginnen, sie zu ermutigen, dort weiterzumachen, wo sie aufgehört haben, oder um darauf hinzuweisen, wie wichtig es ist, eine bevorstehende Frist einzuhalten.
Geben Sie Ihren Lernenden die Möglichkeit, ihr Wissen zu testen und anschließend aufzufrischen
Anstatt alle Mitarbeiter dazu zu verpflichten, jedes Jahr alle Kurse zu wiederholen, sollten Sie ihr Wissen prüfen und sie dann zu Schulungen in den Bereichen anmelden, in denen ihre Kenntnisse noch Lücken aufweisen.
Es gibt Möglichkeiten, den Prozess der Compliance-Schulungen so anzupassen, dass Ihre Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, immer wieder dasselbe tun zu müssen. Auf diese Weise können Ihre Lernenden mehr Kontrolle über ihre Schulung übernehmen und haben einen größeren Anreiz, die Lerninhalte zu verinnerlichen.
Stellen Sie die Einhaltung neuer Rechtsvorschriften in den Mittelpunkt
Ähnlich wie im vorigen Punkt informieren einige unserer Kunden ihre Mitarbeiter lediglich über neue gesetzliche Bestimmungen, anstatt sie dazu zu verpflichten, den gesamten Lernstoff erneut durchzugehen. Dies hilft Ihren Lernenden, Zeit zu sparen, und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften.
Ob dies möglich ist, hängt natürlich von Ihrer Aufsichtsbehörde ab und davon, inwieweit Sie deren Richtlinien einhalten können. Es lohnt sich, sich bei ihr zu erkundigen, bevor Sie Ihre Compliance-Strategie ändern.
Optimieren Sie Ihr Compliance-Schulungsprogramm
Wir hoffen, dass Ihnen klar geworden ist, dass Compliance-Schulungen für Ihre Mitarbeiter keine lästige Pflicht und für Ihr Personalteam keine unübersichtliche Aufgabe sein müssen, die es zu bewältigen gilt. Mit etwas Fingerspitzengefühl können Sie das Erlernen der Grundlagen für einen sicheren und zeitgemäßen Arbeitsplatz genauso angenehm gestalten wie einige Ihrer fortgeschritteneren Schulungen.
Worauf warten Sie also noch? Sind Sie bereit, Ihre Compliance-Schulungen so zu optimieren, dass das volle Potenzial Ihres Unternehmens ausgeschöpft wird?
Erfahren Sie, wie die Plattform von Totara Ihnen und Ihren Mitarbeitern dabei helfen kann, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und unabhängig von Ihrer Branche bessere Lerninhalte zu erstellen.
Werden Sie Teil der totara.community, um weiter zu lernen
Sind Sie bereit, weiter zu lernen? Wir haben bisher nur an der Oberfläche von Totaras umfassenden Lernangeboten zum Thema Compliance-Schulungen gekratzt. Werden Sie Mitglied der totara.community und profitieren Sie von Kursen, Webinaren, Quizfragen, E-Books und vielem mehr zum Thema Compliance-Schulungen. Der Kurs „Making Compliance Count“ der totara.community umfasst folgende Kapitel:
- Die fünf Phasen der Verhaltensänderung im Bereich Compliance
- So erstellen Sie eine Übersicht über Ihr Compliance-Programm
- Kundenberichte und Webinare
- Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Aufbau eines Compliance-Programms in Totara
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