Der Lernbereich der Circle Health Group: Revolutionierung der Compliance-Schulungen und der Personalentwicklung mit Totara

Die Circle Health Group, der größte unabhängige Gesundheitsdienstleister Großbritanniens, ist auf qualifizierte und die Vorschriften einhaltende Mitarbeiter angewiesen, um eine hochwertige Versorgung zu gewährleisten. Learning Space sorgt für nahtlose Compliance, berufliche Weiterentwicklung und Personalplanung. Jüngste Innovationen haben die Compliance-Schulungen in einen proaktiven, datengestützten Prozess verwandelt, der das Lernen in die berufliche Entwicklung einbindet.

Compliance-Schulungen im Gesundheitswesen sind von entscheidender Bedeutung, doch deren effiziente Verwaltung bei einer weit verstreuten Belegschaft stellt erhebliche Herausforderungen dar. Die Mitarbeiter benötigen zeitnahe, rollenspezifische Schulungen, die auf nationale Standards abgestimmt sind, doch herkömmliche Schulungsmethoden führten zu Ineffizienzen. Die Überwachung der Compliance war zeitaufwändig, und veraltete Nachverfolgungssysteme erschwerten es, sich ein klares Bild von der Bereitschaft der Belegschaft zu verschaffen. Die Einführung eines neuen HR-Systemserforderte zudem eine vollständige Neugestaltung der Mechanismen, die Lerndaten mit Personalakten verknüpfen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, ohne den Zugang zu Schulungen zu beeinträchtigen.

Über die reine Einhaltung von Vorschriften hinaus bestand die Notwendigkeit, intelligentere Lernlösungen einzuführen. Das Unternehmen wollte von einem reaktiven Schulungsansatz zu einem proaktiven Modell übergehen, das digitale Kompetenzen und prädiktive Analysen nutzt, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter den regulatorischen Anforderungen und den Anforderungen an die berufliche Weiterentwicklung stets einen Schritt voraus sind. Die Schaffung einer nahtlosen und ansprechenden Lernerfahrung war ebenfalls eine Priorität, um sicherzustellen, dass die Compliance nicht nur erfüllt, sondern vollständig in die Unternehmenskultur eingebettet wird.

Die Lösung

Der auf Totara Learn basierende „Learning Space“ wurde weiterentwickelt, um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, was zu einer grundlegenden Umgestaltung des Compliance-Managements und einer Steigerung der Schulungseffizienz führte. Die Einführung eines digitalen Kompetenzrahmens ermöglichte einenintelligenteren Ansatz im Bereich Compliance, indem die erforderlichen Lerninhalte den jeweiligen Aufgabenbereichen und Erfahrungsstufen zugeordnet wurden. Die Mitarbeiter verfügen nun über klarere Wege zur Aufrechterhaltung ihrer Compliance, unterstützt durch automatisierte Nachverfolgung und Empfehlungen, die ihre kontinuierliche Weiterentwicklung fördern.

Bild oben: „Mein Lernen“ – Die Mitarbeiter haben Zugriff auf ein „Mein Lernen“-Dashboard, das ihren aktuellen Compliance-Status anzeigt und einen einfachen Zugriff auf alle mit ihnen verknüpften Kurse, Lernpläne oder Buchungen ermöglicht.

Es wurde eine umfassende Überarbeitung der Berichtsfunktionen vorgenommen Echtzeit-Einblicke in den Grad der Einhaltung von Vorschriften, die Abschlussquoten von Schulungen sowie Trends in der Mitarbeiterfortbildung. Mithilfe von Predictive Analytics ist nun eine proaktive Personalplanung möglich, wodurch das Unternehmen den Schulungsbedarf frühzeitig erkennen und darauf reagieren kann, bevor Compliance-Lücken entstehen. Dies hat Führungskräften auf allen Unternehmensebenen dabei geholfen, einen fundierten Ansatz für die Personalentwicklung zu verfolgen und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Um einen reibungslosen Übergang zum neuen HR-System zu gewährleisten, wurde die Integration mit Learning Space komplett neu aufgebaut. Dadurch wurde sichergestellt, dass Schulungsaufträge, die Nachverfolgung der Compliance-Anforderungen und die rollenspezifischen Lernanforderungen weiterhin mit den Personalakten abgestimmt waren, wodurch Unterbrechungen vermieden und der Zugang für alle Mitarbeiter gewährleistet wurde. Die Automatisierung von Schulungsaufträgen und Erinnerungen reduzierte zudem den Verwaltungsaufwand für die Schulungsteams und Führungskräfte erheblich, sodass diese sich auf die Unterstützung der Mitarbeiter konzentrieren konnten, anstatt die Compliance manuell nachverfolgen zu müssen.

Bild oben: Der „Appraisal Hub“ – hier werden Informationen für Einzelpersonen und Teams (für Führungskräfte) angezeigt, auf die der Mitarbeiter zugreifen kann, um Tools, Unterstützung und Ressourcen zu erhalten

Die Interaktion mit Learning Space wurde zudem durch die Einführung personalisierter Lernpfade verbessert, die neben den vorgeschriebenen Schulungen auch Weiterbildungsmöglichkeiten empfehlen. Die Plattform unterstützt nun eine Vielzahl zusätzlicher Tools, darunter Feedback von Kollegen, Mentoring und Ressourcen zur Karriereentwicklung, wodurch sichergestellt wird, dass Compliance-Schulungen in eine umfassendere Kultur des Lernens und der Weiterentwicklung eingebettet sind.

Die Ergebnisse

Die Verbesserungen an Learning Space haben sowohl im Hinblick auf das Compliance-Management als auch auf das allgemeine Lernerlebnis deutliche Vorteile gebracht. Die Einführung digitaler Kompetenzen hat dafür gesorgt, dass die Schulungen besser auf die jeweiligen Aufgabenbereiche und die berufliche Weiterentwicklung abgestimmt sind. Dies hilft den Mitarbeitern, den Anforderungen stets gerecht zu werden, und fördert gleichzeitig die langfristige berufliche Entwicklung. Dank Echtzeit-Berichten undprädiktiven Analysen ist die Compliance-Schulung nun wesentlich effizienter, sodass Führungskräfte proaktiv handeln können, anstatt erst auf auftretende Lücken zu reagieren.

Bild oben: Digitale Kompetenz – Die visuell aufbereiteten Kompetenzdaten haben den Mitarbeitern auf allen Ebenen dabei geholfen, die zugrunde liegenden Daten zu interpretieren

Die Reduzierung des manuellen Verwaltungsaufwands hat sich auf das gesamte Unternehmen ausgewirkt. Schulungsaufträge werden nun automatisiert, an wichtigen Zeitpunkten werden Erinnerungen versendet, um die Einhaltung von Fristen sicherzustellen, und die Compliance-Standards werden effektiver überwacht. Infolgedessen absolvieren die Mitarbeiter ihre Schulungen zeitnaher, und die Zahl der überfälligen Compliance-Fälle ist deutlich zurückgegangen.Auch dieUmstellung auf das neue HR-System verlief dank der sorgfältigen Planung und der in den Prozess integrierten Testsreibungslos und mit minimalen Beeinträchtigungen.

Über die reine Einhaltung von Vorschriften hinaus hat sich Learning Space zu einer ansprechenderen und wertvolleren Plattform für die Mitarbeiter entwickelt , die eine größere Vielfalt an Weiterbildungsmöglichkeiten bietet und eine Kultur des kontinuierlichen Lernens fördert. Die Fähigkeit der Plattform, neben der Erfüllung grundlegender Compliance-Anforderungen auch die berufliche Entwicklung zu unterstützen, hat dazu beigetragen, ihre Rolle innerhalb des Unternehmens zu stärken.

Diese Entwicklungen haben nicht nur dafür gesorgt, dass die gesetzlichen Anforderungen effizient erfüllt werden, sondern auch zu einem stärkeren Engagement, einer verbesserten Personalplanung und einer besseren organisatorischen Bereitschaft beigetragen. Diese Umgestaltung wurde gewürdigt, indem die Circle Health Group bei den Learning Awards die Bronzemedaille in der Kategorie „Lernplattform des Jahres“ erhielt. Diese Branchenauszeichnung unterstreicht das Engagement des Unternehmens für Innovation und Spitzenleistungen im Bereich Weiterbildung und Personalentwicklung, insbesondere im Compliance-Management.