Das Royal Marsden verbessert die Einhaltung der Vorschriften durch Fernzugriff auf obligatorische Schulungen

Das Royal Marsden ist zusammen mit seinem akademischen Partner, dem Institute of Cancer Research (ICR) , das größte und umfassendste Krebszentrum Europas und behandelt jährlich über 50.000 Patienten aus dem staatlichen Gesundheitssystem (NHS) sowie Privatpatienten.

Es handelt sich um ein Kompetenzzentrum mit internationalem Ruf für bahnbrechende Forschung und Pionierarbeit auf dem Gebiet der neuesten Krebsbehandlungen und -technologien, das sich zudem auf Krebsdiagnostik und Aufklärung spezialisiert hat. Die Leistungen werden in drei Londoner Krankenhäusern sowie im Rahmen von ambulanten Angeboten in Sutton erbracht.

Die Herausforderung

Der Trust verfügt über zwei getrennte IT-Netzwerke, einen ausgelagerten IT-Dienst sowie eine Mischung aus älteren und modernen klinischen Technologiesystemen und Computern. Die Mitarbeiter des Trusts machten aufgrund der bestehenden Infrastruktur, der Konnektivität und der beiden von unterschiedlichen IT-Dienstleistern verwalteten Netzwerke sehr unterschiedliche Erfahrungen mit der Nutzung von ESR (dem Oracle LMS des NHS). Die Ergebnisse des Projekts waren

• Erzielen Sie bis Ende März 2016 eine nachhaltige Steigerung der Einhaltung der Pflichtschulungen für fünf Pflichtschulungsthemen, die derzeit im Mittelpunkt stehen: Brandschutz, Information Governance, Infektionskontrolle, Schutz von Kindern, Schutz gefährdeter Erwachsener.
• Stellen Sie sicher, dass E-Learning als wertvolles, relevantes und benutzerfreundliches Lerninstrument wahrgenommen wird, das in großem Umfang zur Förderung der Kompetenzentwicklung und zur Kompetenzbewertung eingesetzt wird und bei Bedarf auf einfache, effiziente und effektive Weise zur Verfügung steht
• Reduzieren Sie den Zeitaufwand für Mitarbeiter im Kundenservice und im Weiterbildungsteam bei der Behebung von Problemen beim Zugriff auf und bei der Nutzung von E-Learning-Angeboten

Der Fernzugang musste mit den Arbeitszeiten des Krankenhaus- und Gemeindepersonals vereinbar sein, damit dieses seine vorgeschriebenen Schulungen zum günstigsten Zeitpunkt und am günstigsten Ort absolvieren konnte.

Die Lösung

Während der Beobachtung der neuen Entwicklungen bei der ESR-Plattform beschloss der Trust, eine Ausschreibung für ein neues Lernmanagementsystem durchzuführen, und entschied sich nach einer Reihe von Besuchen und Gesprächen mit anderen Krankenhäusern für Think Associates als Anbieter einer Totara Learn-Installation mit dem Namen „The Learning Hub“.

Der Hub musste bis Ende März 2016 mindestens Online-Lernangebote bereitstellen, idealerweise mit einer Benutzerakzeptanzprüfung (UAT) innerhalb von sechs Wochen, um die internen Compliance-Ziele zu erreichen. Das Projekt verfolgt einen mehrphasigen Ansatz:

Phase 1 – sechs Wochen bis zur Benutzerakzeptanzprüfung (UAT)

• • Übertragen Sie die bestehenden obligatorischen E-Learning-Pakete auf das neue System und stellen Sie den Zugang gegen Ende des Jahres bereit
  • Integrieren Sie Active-Directory-Konten, damit die Lernenden unabhängig von ihrem Standort mit ihren Computer-Anmeldedaten auf den Hub zugreifen können
  • Integration der Berichterstattung über den Abschluss von Schulungen in das bestehende System zur Überwachung der Compliance

Phase 2 – nach der ersten Inbetriebnahme

• • Integrieren Sie die organisatorische Hierarchie und die Schulungsanforderungen zur Vorbereitung auf die Statusmeldung „Rot“, „Gelb“ und „Grün“ parallel zum bestehenden Meldesystem des Trusts für obligatorische Fortbildungen
  • Migration bestehender Lernaufzeichnungen
  • Pilotprojekt zur Verwaltung von Präsenzkursen mithilfe des Totara Learn-Kalenders
  • Entwicklung und Erprobung von freiwilligen E-Learning-Kursen
  • Pilotprojekt zur Integration von Lerninhalten auf externen Lernplattformen

Phase 3

• • Lernzertifikate
  • Managerbereich und zusätzliche Berichterstattung
  • Die Integration mit Lerninhalten auf externen Lernplattformen ausbauen
  • Erweitern Sie das Angebot an Präsenzkursen, damit die Lernenden ein vollständig gemischtes Angebot wählen können, das Präsenzkurse sowie Coaching- und Mentoring-Möglichkeiten umfasst
  • Erstellen Sie Leistungsnachweise und ePortfolios, einschließlich der klinischen Revalidierung, über den Learning Hub
  • Entwickeln Sie vielfältige Methoden zur Lernbeurteilung, -analyse und -bewertung, um den Lernenden ein breiteres Spektrum an Möglichkeiten zur Beurteilung ihrer Fortschritte zu bieten
  • Entwicklung einer Integration mit Social-Learning-Software und Multimedia

Die Ergebnisse

Zusammenarbeit

Think Associates, der Trust und die IT-Teams beider Netzwerke mussten reibungslos zusammenarbeiten, um realistische Erwartungen zu formulieren und diese zu erfüllen, damit die engen Zeitvorgaben eingehalten werden konnten. Das Projekt verfügte bis März 2016 über einen Projektleiter und wurde vom Trust nachdrücklich unterstützt. Der Trust verfügt über eine bekannte Marke, und es war von entscheidender Bedeutung, dass sich dies im Systemdesign und in der Entwicklung widerspiegelte.

Das Team für Weiterbildung und Entwicklung arbeitete eng mit Workforce Intelligence zusammen, um sicherzustellen, dass die richtigen Daten in den richtigen Systemen mit den für den Hub erforderlichen Weiterbildungsmaßnahmen und Zertifizierungen übereinstimmen. Die Zusammenarbeit mit den internen und externen IT-Partnern stellte eine zusätzliche Herausforderung dar, um sicherzustellen, dass die sicherste und geeignetste Authentifizierungslösung bereitgestellt werden konnte. Das Fachwissen von Think Associates trug dazu bei, diese Gespräche produktiv zu gestalten.

Das neue System funktionierte wie am Schnürchen – Strahlentherapeut

Flexibilität

Dank der Erfahrung von Think Associates im Bereich des NHS und mit den entsprechenden Systemen konnten wir die komplexen technischen Anforderungen erfüllen und uns gleichzeitig an die Zeitpläne der IT-Anbieter anpassen, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiteten. Wir erreichten den UAT-Meilenstein Anfang Dezember, und obwohl wir erst im Januar offiziell live gingen, ermöglichte die Stabilität des Totara-Systems allen Lernenden im gesamten Trust, ihre Lernaktivitäten während der UAT-Phase – einschließlich der Weihnachtszeit – erfolgreich abzuschließen und zu dokumentieren.

Die Lernenden können eine schnelle visuelle Aktualisierung mit einer Kombination aus dem Fortschrittsbalken und der Lernaufzeichnung sehen, die den Lernenden versichert, dass sie alle ihre Lernaktivitäten erfolgreich abgeschlossen haben. Das bedeutet, dass sie Module oder Prüfungen nicht unnötig wiederholen.

Wir haben die Unterstützung der Lernenden mit dem IT-Helpdesk koordiniert, um die Berichterstattung und Problemlösung zu verbessern, so dass die Helpdesk-Mitarbeiter am besten in der Lage sind, Anfragen zu bearbeiten, indem sie eine gemeinsame Software verwenden, so dass Maßnahmen entsprechend zugewiesen und Probleme schnell gelöst werden können. Auch wenn dies nicht reibungslos funktioniert hat, gab es bei der Umsetzung von Phase 1 nur sehr wenige Fragen. Anhaltende Herausforderungen ergeben sich aus der Art der organisatorischen Veränderungen und der Sicherstellung, dass die Daten und Konten mit diesen Veränderungen übereinstimmen. Es wird ein neuer Prozess entwickelt, damit neue Mitarbeiter ihr Online-Lernprogramm noch vor ihrem ersten Arbeitstag abschließen können.

Es ist wunderbar und sehr benutzerfreundlich – PA, Einrichtungen

Vorteile

Seit der Inbetriebnahme haben wir unsere Compliance-Quote deutlich verbessert und gleichzeitig das Lernerlebnis für die Teilnehmer – einschließlich unserer Mitarbeiter, die ihre Schulungen nachts absolvieren – optimiert. Die zunehmende Nutzung von E-Learning für Fortbildungen trägt dazu bei, die Kapazitäten zu erweitern und die internen Schulungsressourcen optimal zu nutzen.

Wir haben Lernende, die mithilfe eines von Think Associates entwickelten Codes auf E-Learning-Module in einem externen System zugreifen können. So können die Lernenden ein Modul wie gewohnt starten und absolvieren, während das System im Hintergrund eine Verbindung zu unserem Hub herstellt. Dies ist eine spannende Entwicklung für künftige Integrationen in unsere Lernstrategie und für die Verknüpfung unseres Bildungsangebots mit der Royal Marsden School sowie mit akademischen Partnerschaften.

Das neue Zentrum ist ein großer Erfolg! Betriebsleiter – Strahlentherapie

Berichterstattung

Ein neuer benutzerdefinierter Bericht liefert Abschlussdaten, die einfach in unser Compliance Reporting Tool hochgeladen werden können.

Kosteneinsparungen

Der Trust rechnet mit erheblichen Einsparungen durch eine geringere Nachfrage nach Präsenzschulungen, insbesondere für das klinische Personal.