Der NHS führt in weniger als 10 Wochen ein neues Lernmanagementsystem (LMS) und Blended-Learning-Kurse zur Compliance ein

Der Sussex Partnership NHS Foundation Trust bietet Menschen im Südosten Englands Gesundheitsversorgung und Behandlungen im Rahmen des NHS an. Seine Dienste richten sich an Menschen mit psychischen Problemen, Lernbehinderungen und Demenz. Die Leistungen werden zu Hause, in Fachkliniken, Krankenhäusern, Hausarztpraxen und Haftanstalten erbracht und richten sich an Kinder, Jugendliche und Erwachsene jeden Alters.

Herausforderung

Der Sussex Partnership NHS Foundation Trust wurde 2006 nach einer Reihe von Fusionen zwischen verschiedenen Trusts gegründet, was zu einem komplexen Geflecht aus veralteten IT-Infrastrukturen führte. Der Trust hatte eine Reihe von Plattformen für den Zugriff auf und die Nachverfolgung von Lerninhalten genutzt, darunter die NHS-Oracle-Plattform, wobei die Erfahrungen gemischt ausfielen. Er verfügte über ein eigenes Moodle-LMS für lokal erstellte Inhalte und nutzte zudem E-Learning-Angebote über die Website der National Skills Academy sowie andere NHS-Quellen. Dies ermöglichte zwar den Zugang zu einem breiten Spektrum an Lerninhalten, führte jedoch zu einer nicht optimalen Lernerfahrung, da mehrere Anmeldungen und unterschiedliche Lernquellen erforderlich waren.

Die Vielzahl der Systeme machte es sehr schwierig, einen einheitlichen Überblick über die Nachverfolgung und Berichterstattung zu gewinnen. Der Stiftungsrat hielt es für dringend erforderlich, dieses Problem anzugehen, um durch Schulungen die Sicherheit der Dienstleistungen umfassend zu gewährleisten.

Vor diesem Hintergrund wandte sich der Trust an Think Associates mit klaren Zielen für die Einführung eines neuen, auf das Gesundheitswesen ausgerichteten LMS mit dem Namen „My Learning“:

• Bündeln Sie alle Daten an einem Ort: Konsolidieren und vereinfachen Sie die Nachverfolgung und Berichterstattung, um die Audit- und Qualitätsziele zu erreichen und es dem Trust zu ermöglichen, seine Leistung und seinen Service kontinuierlich zu verbessern
• Verbessern Sie das Lernerlebnis: Bündeln Sie alle Inhalte an einem Ort und schaffen Sie ein nahtloses Lernerlebnis, wodurch Effizienz und Produktivität gesteigert werden.
• Schnelle Umsetzung: Ein Start im April war unerlässlich, um die Anforderungen des Trust-Vorstands zu erfüllen, die Sicherheit durch Schulungen nachzuweisen.

Die Totara Learn-Lösung

So legen Sie den Grundstein für Ihren Erfolg:

Think Associates und das Team des Trusts mussten reibungslos zusammenarbeiten und von Anfang an auf eine wirklich gute Zusammenarbeit und Koordination setzen. Es gab umfangreiche Arbeiten vor Ort sowie eine enge Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Teams des Trusts (Ausbildung und Schulung, IM&T-Schulung, IT und Personalwesen). Hinzu kamen eine starke Unterstützung durch die Führungsspitze und ein engagierter Projektmanager des Trusts.

Ein wesentlicher Aspekt bei der Einführung eines Lernmanagementsystems ist es, sich über die Zielgruppen und deren Bedürfnisse im Klaren zu sein. Das Team für Aus- und Weiterbildung war sehr gut organisiert und hatte bereits im Vorfeld genau festgelegt, wer Zugang zu welchen Lerninhalten benötigte; diese komplexen Zielgruppen für die Pflichtschulungen konnten daher zügig im System eingerichtet werden.

Die IT- und Lösungsteams des Trusts haben uns sehr unterstützt und das neue LMS als zentrales System und Projekt des Trusts integriert, wobei sie Hilfe beim Hosting, bei der Datenverwaltung und beim laufenden Support leisten.

Geschickt kombinieren:

Ein gutes Beispiel für diese enge Zusammenarbeit war die Art und Weise, wie neue Compliance-Blends erstellt wurden. Think Associates arbeitete mit dem Trust-Team zusammen, um aufzuzeigen, welche Möglichkeiten bei der Erstellung von Totara-Kursen mit vielfältigen Ressourcen und Online-Lernelementen bestehen. Das Trust-Team entwickelte daraufhin Blended-Learning-Lösungen, indem es Kurse und Ressourcen aus bestehenden NHS-Plattformen zusammenstellte und im Rahmen dieser Lösungen neue E-Assessment-Inhalte, SCORM-Pakete und Ressourcen erstellte.

Die Funktion „Record of Learning“ in Totara wurde zudem genutzt, um Mitarbeitern und Führungskräften eine einfache Möglichkeit zu bieten, Beurteilungen zu erfassen (und relevante Dokumente hochzuladen), das Abschlussdatum zu verfolgen und es dem Trust zu ermöglichen, Berichte zur Einhaltung der Beurteilungsvorschriften zu erstellen.

Zusammengefasste Berichterstattung:

Ein wesentlicher Bestandteil der Umsetzung waren die Nachverfolgung und die Berichterstellung. Think und der Trust arbeiteten zusammen, um historische Nachverfolgungsdaten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen, und erstellten neue Berichte im Totara LMS. Dies führte zu umfassenden, nach dem RAG-System bewerteten Compliance-Berichten, die mit Teilnehmerdaten gefüllt und für den Start bereit waren.

Um sicherzustellen, dass die Benutzererfahrung den Erwartungen entsprach, leistete das IM&T-Schulungsteam einen unschätzbaren Beitrag, indem es Zugang zu seinen „IT-Champions“ gewährte, die in der Woche vor der Inbetriebnahme bei strukturierten Benutzertests halfen; so konnte das Team ein Problem beim E-Learning erkennen und beheben, um sicherzustellen, dass die Inhalte im IE8 nahtlos und reibungslos wiedergegeben wurden.

„Wirfreuen uns sehr, dass wir nun über eine LMS-Lösung verfügen, die es uns ermöglicht, die Einhaltung der vorgeschriebenen Schulungen auf ansprechende und benutzerfreundliche Weise sicherzustellen, wobei die Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten die Kontrolle behalten. Dies passt sehr gut zu der Kultur, die wir im Trust entwickeln möchten, um den lokalen Teams mehr Einfluss darauf zu geben, wie die Pflege gestaltet wird. Wir sind begeistert vom Potenzial des Systems und arbeiten zügig daran, die nächste Phase umzusetzen, in der wir alle unsere nicht obligatorischen, weiterbildenden Schulungsinhalte hinzufügen werden. Das Feedback von Mitarbeitern, Führungskräften und dem Trust-Vorstand bestärkt uns darin, dass wir mit der Entwicklung von My Learning die richtige Entscheidung getroffen haben und dass dies große Auswirkungen auf die Mitarbeiter und letztlich auf die Menschen haben wird, die unsere Dienste in Anspruch nehmen.“

Ergebnisse

Schnelle Umsetzung:

Von der Projektinitiierung bis zur Installation der Plattform vergingen sechs Wochen, gefolgt von drei Wochen für die Konfiguration, die Schulung der Administratoren und Tests, sodass das gesamte LMS in weniger als zehn Wochen in Betrieb genommen werden konnte. Durch diese zügige Umsetzung konnte die vom Trust gesetzte Frist eingehalten werden.

Berichterstattung:

Ein neuer benutzerdefinierter Bericht bietet einen deutlich besseren Überblick über die Daten und umfasst nun auch RAG-Berichte zur Compliance. Es gibt eine Ansicht für Führungskräfte, sodass diese einen Compliance-Bericht für „Mein Team“ erstellen können, der wesentlich detailliertere Informationen zur Teamleistung liefert. Geschäftsleiter können abteilungsspezifische Berichte erstellen, wodurch präzisere Audit- und Leistungsdaten bereitgestellt werden.

Kosteneinsparungen:

Der Trust rechnet mit erheblichen Effizienzgewinnen durch den geringeren Bedarf an Präsenzunterricht und wird diese Auswirkungen aktiv beobachten.

Bereit für die Zukunft:

Die Website wird weiterentwickelt, wobei folgende Funktionen geplant sind:

• Interoperabilität mit den E-Learning-Inhaltsservern des NHS.
• Erweiterte Lernangebote mit sozialen Elementen (Foren, innovatives Online-Lernen).
• Zertifizierungsprogramme unter Verwendung von E-Portfolios (einschließlich Care Certificate und Nurse Revalidation).
• Umfassende Funktionen für das Leistungsmanagement.
• Active Directory-Integration