Mit Totara LMS können Gesundheitsdienstleister die höchsten Anforderungen an die Einhaltung von Schulungsvorschriften erfüllen

Diese Kundenreferenz wurde ursprünglich von Chambury Learning bereitgestellt, das nun zu Think Learning gehört, nachdem der Übernahme durch Totara im Jahr 2024 beider in Großbritannien ansässigen Partner.

Der Harrogate and District NHS Foundation Trust (HDFT) beschäftigt rund 5.500 Mitarbeiter, die im Rahmen von drei integrierten Versorgungssystemen Gesundheitsdienstleistungen erbringen, über 500.000 Kinder betreuen und gemeindenahe Dienste für eine Bevölkerung von etwa 620.000 Einwohnern bereitstellen. Das geografische Einzugsgebiet unserer Dienste erstreckt sich von Wakefield 170 Meilen nördlich bis nach Northumberland entlang der Ostküste Englands.

Die Herausforderung

Die Ausweitung des Leistungsangebots von HDFT von einer akuten Krankenhausversorgung im Jahr 2011 hin zu einer Kombination aus gemeindenaher und akuter Versorgung hat wiederum neue Herausforderungen für die Fortbildung der Mitarbeiter mit sich gebracht, deren Zahl sich in den letzten 10 Jahren von etwa 2.500 auf etwa 5.500 mehr als verdoppelt hat.

Angesichts der Herausforderung, in diesem weitläufigen geografischen Gebiet unter den knappen Haushaltsvorgaben, die im gesamten NHS gelten, Bildungsangebote bereitzustellen, entschieden wir uns für ein Lernmanagementsystem, das es uns ermöglichte, Lerninhalte elektronisch bereitzustellen. Dieses LMS war zwar kostengünstig, aber nicht zweckmäßig. Seine umständliche Bedienung führte zu dem Eindruck, dass die Bildungsangebote für die Nutzer unzugänglich seien, und die komplizierte Konfiguration des Backends des Systems verursachte einen hohen Zeitaufwand für administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung und Auswertung von Daten.

Als die Pandemie ausbrach und E-Learning zur sichersten Option für unsere Mitarbeiter wurde, stieg unsere Abhängigkeit von unserem LMS, und unsere derzeitige Lösung blieb weiterhin hinter den Bildungsressourcen zurück, die wir bereitstellen mussten. Inmitten der Pandemie, im Juli 2021, dem Monat vor der Einführung unseres neuen Totara-LMS, das vom Totara-Partner Think Learning bereitgestellt wurde, lag unsere Gesamt-Compliance-Quote bei 76 % und damit 14 % unter unserem Ziel von 90 %.

Die Lösung

Unser neues Totara-LMS von Think Learning war die Lösung für unsere Probleme. Bereits unmittelbar nach der Einführung im August 2021 erhielten wir von den Lernenden Rückmeldungen, dass der Zugang zum System sehr benutzerfreundlich sei. Der Schulungsaufwand für neue Teilnehmer, um ihre Zugangsdaten zu erhalten und auf das System zugreifen zu können, konnte sofort von einer von einem Moderator geleiteten Schulung auf eine einseitige Anleitung reduziert werden.

Das lernerzentrierte Lernen hat sich von der ursprünglichen Option der SCORM-E-Learning-Pakete hin zu einer Vielzahl von Möglichkeiten entwickelt, darunter Arbeitshefte, Handbücher, Ressourcen, Videos sowie Selbsterklärungen zum Verständnis bzw. zum Abschluss.

Die Möglichkeit, Berichte mit entsprechenden Zugriffsebenen einzurichten, hat den Zugriff auf nützliche Daten ermöglicht und bietet die Möglichkeit, die Einhaltung von Vorschriften über verschiedene Rollen hinweg zu verwalten.

Die einzigartige Schnittstelle, die im Rahmen von Think Learning entwickelt, getestet und implementiert wurde, ermöglicht die Übertragbarkeit der Einhaltung von Pflichtschulungen in Übereinstimmung mit dem Core Skills Training Framework (CSTF).

Ergebnisse

Dank der einfachen und intuitiven Bedienung der Totara-Plattform und der Unterstützung durch Think Learning konnten wir innerhalb von sechs Wochen mit Funktionen, die denen unseres bisherigen LMS in nichts nachstanden, den Betrieb aufnehmen. Innerhalb weiterer sechs Wochen hatte unser Verantwortlicher für Pflichtschulungen die maßgeschneiderten Berichte und Dashboards eingerichtet, um den Echtzeit-Zugriff auf Compliance-Daten zu ermöglichen.

Da der Supportaufwand für die Lernenden beim Zugriff auf ihre E-Learning-Kurse deutlich gesunken ist, konnten wir im Februar 2023 einen Anstieg der abgeschlossenen E-Learning-Kurse auf ca. 6.000 verzeichnen.

Schulungsleiter können ihre eigenen Schulungszahlen verwalten, und Führungskräfte können die Einhaltung der Vorschriften nach Themen sowie insgesamt für ihre direkten und indirekten Untergebenen einsehen. Unser Verantwortlicher für Pflichtschulungen hat die Dashboard-Funktionalität in Verbindung mit globalen Einschränkungen genutzt, um die Verfügbarkeit relevanter Daten zur Einhaltung der Vorschriften für Pflichtschulungen für Abteilungsleiter und Fachexperten (SMEs) einzurichten.

Die obligatorischen Schulungen haben dazu geführt, dass die Ad-hoc-Anfragen seit der Einführung um 75 % zurückgegangen sind, da die Beteiligten über unsere Totara-Plattform selbst auf die Daten zugreifen können.

Das Team für obligatorische Schulungen erstellt monatlich einen vollständigen Bericht zur Einhaltung der Schulungspflichten: Dieser Datensatz wird bereits seit mehreren Jahren benötigt. Seit der Einführung unserer Totara-Plattform hat sich der Zeitaufwand für die Erstellung dieses Berichts um 75 % bzw. 144 Stunden reduziert, was zu einer Kosteneinsparung von 2.880 £ geführt hat.

Die Flexibilität, die sich aus der Auswahl an Aktivitäten ergibt, die Totara auf seiner Plattform bereitstellt, hat es uns ermöglicht, Lerninhalte schnell und einfach hochzuladen und so die Entwicklungszeit sowohl für neu eingeführte obligatorische Schulungsthemen als auch für bestehende Themen zu verkürzen, für die alternative, besser zugängliche Formate benötigt wurden, um die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern. Die Moderatoren haben die Teilnehmer direkt zu den Terminen weitergeleitet, die mit ihrer Liste der obligatorischen Schulungsanforderungen verknüpft waren, um sicherzustellen, dass sie den richtigen Kurs besuchen, der sie als kompetent ausweist, was wiederum zu einer erhöhten Compliance geführt hat.

Darüber hinaus hat die Funktion für automatische Erinnerungsbenachrichtigungen in unserem Totara-LMS die Teilnahme der Teilnehmer an von Moderatoren geleiteten Schulungen gefördert, da Buchungen häufig weit im Voraus erfolgen, um den für den Dienstplanungsprozess erforderlichen Zeitrahmen einzuhalten. Erinnerungen an die Mitarbeiter kurz vor dem Veranstaltungstermin reduzieren die Zahl der Nichterscheinen. Die Möglichkeit, Schulungen zu stornieren, hat dafür gesorgt, dass Plätze für andere Mitarbeiter verfügbar sind, falls Teilnehmer nicht teilnehmen können. 50 % der Stornierungen, die in den letzten 12 Monaten über unser System vorgenommen wurden, wurden von den Teilnehmern selbst durchgeführt, was den Verwaltungsaufwand für diese Stornierungen verringert, die zuvor alle per Telefon oder E-Mail an die Schulungsteams gerichtet worden wären.

Die Schnittstelle zwischen ESR und unserer Totara-Plattform gewährleistet die fortlaufende Übertragbarkeit der vorgeschriebenen Fortbildungen gemäß dem Core Skills Training Framework (CSTF), sodass Mitarbeiter, die zu uns als Arbeitgeber wechseln, die Fortbildungen nicht wiederholen müssen. Dies ist besonders nützlich für Ärzte in der Ausbildung, die häufig zwischen verschiedenen Gesundheitsdienstleistern wechseln. Allein im März 2023 wurden über diese Schnittstelle mehr als 1.000 Aktualisierungen von Zertifizierungen verarbeitet. Dieser Prozess spart der gesamten Organisation Zeit und Geld.

Insgesamt hat diese Lösung dazu geführt, dass die Einhaltung der vorgeschriebenen Schulungen in den letzten 18 Monaten seit der Einführung um 13 % von 76 % auf 89 % gestiegen ist. Ein solches Erfüllungsniveau wurde bei HDFT noch nie erreicht, und wir sind nun nur noch 1 % von unserem Ziel von 90 % entfernt.

„Die Möglichkeit, jederzeit und überall auf das Learning Lab zugreifen zu können, ohne mit dem Netzwerk des Trusts verbunden sein zu müssen, hat den Zugang zu Schulungen erheblich verbessert. Die Möglichkeit, jederzeit aktuelle Berichte über die Compliance der Teams abzurufen, anstatt sich auf monatliche Berichte verlassen zu müssen, hat die Nachverfolgung von Bereichen mit geringer Compliance deutlich erleichtert. Die Abteilung für Weiterbildung und Entwicklung hat kurze Beschreibungen zu den Berichten hinzugefügt, wodurch es noch einfacher ist, den für meine Anforderungen passenden Bericht zu finden. Ich bin wirklich beeindruckt von der Arbeit, die in die Entwicklung des Learning Lab gesteckt wurde, was sich auch in unserer steigenden Compliance widerspiegelt.“

– Philippa Croft, stellvertretende Leiterin der medizinischen Ausbildung