La Fundación Sanitaria y Asistencial del NHS de Gloucestershire forma a 5.000 empleados con Totara Learn

La Fundación del Servicio Nacional de Salud (NHS) de Gloucestershire para la Salud y la Asistencia se creó en octubre de 2019. Esto se produjo tras la fusión de la Fundación del NHS 2gether y la Fundación del NHS de Servicios de Asistencia de Gloucestershire, con el fin de prestar servicios de salud física y mental, así como de atención a personas con discapacidad intelectual.

El desafío

Al igual que el resto de organizaciones del NHS en 2020, el Gloucestershire Health and Care NHS Foundation Trust se enfrentaba a los efectos sin precedentes de la pandemia mundial, que se extendió justo después de la fusión de los NHS Trust. Esto dejó al equipo de formación y desarrollo con tres tareas urgentes entre manos:

1. Pasar de la formación presencial a un formato más accesible mediante la formación en línea (un cambio radical en la cultura del aprendizaje)

2. Asegurarse de que todo el personal y los voluntarios del NHS recibieran la formación adecuada durante toda la pandemia

3. Fusionar las dos plataformas de aprendizaje existentes para la nueva entidad fusionada

Antes de la COVID-19 y de la fusión, ambas fundaciones impartían gran parte de su formación presencial con formador, pero las medidas de distanciamiento social pusieron fin a esa práctica. Por eso, el primer objetivo del equipo de formación y desarrollo fue convertir todos los cursos presenciales a formatos online utilizando Totara Learn.

La solución

Totara Learn fue la primera plataforma de aprendizaje en línea de la Fundación. El equipo renombró la plataforma y la llamó «Care to Learn», uniendo las metas y objetivos de ambas plataformas anteriores. Esto le dio al equipo de formación y desarrollo de la Fundación la oportunidad perfecta para ponerse en el lugar de los alumnos y reevaluar su oferta formativa para que estuviera más centrada en ellos.

A nuestro equipo de formación en sistemas clínicos le parece que Care to Learn es fácil de usar, adaptable y flexible. Nos encanta utilizarlo —Formador de sistemas clínicos

La funcionalidad flexible y dinámica de «Audiencia» de Totara permitió a la Fundación dirigirse de forma específica y sencilla a distintos grupos de personal para identificar quién necesitaba qué formación, lo que se tradujo en alumnos más satisfechos e informes de cumplimiento más precisos.

Además de cambiar su forma de aprender en el trabajo, la implementación del LMS transformó la elaboración de informes de cumplimiento en la Fundación. Antes de Totara Learn, los empleados dedicaban tiempo a verificar los datos y a elaborar manualmente los informes de cumplimiento. Ahora todo eso es cosa del pasado, ya que Totara Learn se encarga de todo el trabajo pesado.

Desde que se implementó la plataforma, el LMS ha permitido al personal y a los responsables directos acceder a datos en tiempo real, lo que permite a los profesionales sanitarios, siempre tan ocupados, centrarse en su trabajo clínico. Aunque hoy en día pueda parecer una integración informática habitual, muchos sistemas nacionales del NHS no cuentan con el inicio de sesión único. El LMS de Totara sí lo hace, y esto supone una gran ventaja para todos los usuarios, ya que facilita el acceso, reduce las consultas y el tiempo de asistencia del servicio de ayuda para el equipo de Aprendizaje y Desarrollo (L&D) del Trust.

En los últimos 12 meses, la Fundación también ha llevado el uso del LMS a un nivel superior, utilizándolo para ayudar a los pacientes a aprender más sobre el autocuidado y la recuperación tras una enfermedad mental.

El resultado

Gracias al enfoque flexible de la plataforma en materia de aprendizaje, la Fundación contó con todas las herramientas y recursos necesarios para trasladar la formación presencial al ámbito online en plena pandemia y seguir avanzando en su misión hasta hoy:

• Los informes de datos en tiempo real aumentan la productividad y reducen los errores humanos
• El aprendizaje personalizado garantiza que el contenido llegue a los alumnos adecuados en el momento oportuno
• El desarrollo profesional continuo (CPD), que ahorra tiempo, permite a los trabajadores de primera línea centrarse en los servicios clínicos

Aprovechando la plataforma que ya tenían, Nichola Pallett, responsable del LMS, creó recursos de aprendizaje mixto que permitieron a los empleados seguir formándose durante este periodo de transformación. Nichola integró la incorporación, vídeos, talleres en línea y mucho más a través de la plataforma. También utilizó herramientas que ahorran tiempo, como invitaciones integradas de Microsoft Teams, creando así un ecosistema de aprendizaje fácil de usar para los alumnos de la Fundación.

Ahora podemos orientar la formación de forma mucho más precisa que antes, la gestión de informes es muy sencilla y, últimamente, hemos podido crear nuevas rutas de formación que incorporan distintos tipos de recursos de aprendizaje. A nuestro equipo de administración de formación y desarrollo le resulta muy fácil de usar, pero además se ha reducido significativamente el número de correos electrónicos, llamadas telefónicas y quejas de nuestro personal y directivos que utilizan el LMS, así que todo el mundo está contento. — Nichola Pallett, directora de sistemas de formación y desarrollo

A finales de 2020, la Fundación utilizó Totara Learn para impartir formación a los pacientes. La plataforma educa a los pacientes y les ayuda a recuperarse de enfermedades mentales con cursos y talleres sobre recuperación y autocuidado. Esto permite a los pacientes adquirir la fuerza y la resiliencia necesarias para curarse, lo que no solo ayuda a mejorar su calidad de vida, sino que también garantiza el acceso a sesiones de apoyo cuando no es posible la formación presencial.

Nuevas oportunidades

El año 2020 (con todo lo que trajo consigo) reveló nuevas oportunidades para que la Fundación aprovechara la amplia gama de innovadoras funciones de aprendizaje en línea de Totara Learn. Care to Learn proporcionó alivio y un respiro al equipo de formación y desarrollo en una época preocupante. También les permitió cambiar su forma de pensar en lo que respecta al aprendizaje. Así, el nuevo enfoque de aprendizaje de la Fundación es mixto y versátil, y se adapta a todas las necesidades de sus alumnos.

El curso de Oliver McGowan se está probando en Care to Learn. Se trata de uno de los cuatro proyectos piloto de formación que se están llevando a cabo por encargo de Health Education England. El curso está diseñado para ayudar a concienciar sobre la necesidad de una atención y unos servicios adecuados para las personas con autismo o con discapacidad intelectual.

El programa piloto de formación que se está llevando a cabo en Gloucestershire supone un nuevo enfoque para el equipo de formación y desarrollo, ya que los contenidos formativos se imparten utilizando equipos informáticos innovadores y personalizados.

De cara al futuro, la Fundación tiene previsto explorar otras funciones de Totara Learn que permitan ahorrar tiempo. Están estudiando la integración en el sistema de herramientas de análisis de bases de datos de inteligencia empresarial, como Tableau. Esto permitirá a la Fundación:

• Analiza datos más detallados sobre los temas de formación y los servicios
• Mejorar la comprensión de sus alumnos
• Y ofrecer a los directivos toda la información empresarial en un solo lugar

Por último, la Fundación espera utilizar el «e-lfh Volunteer Passport» y lanzar una aplicación móvil para ofrecer más acceso y mayor flexibilidad a sus alumnos, que suelen estar muy ocupados.

«Care to Learn nos ha parecido muy fácil de usar. Nos ha permitido crear nuestro curso tal y como lo habíamos imaginado, con vídeos, archivos MP3, imágenes e información escrita. Nos ha resultado muy útil poder dividir a los participantes en grupos y usar el foro de debate para tratar temas con cada grupo por separado».
— Rachel Griffith, responsable de autogestión, Live Better to Feel Better