El Royal Marsden mejora el cumplimiento normativo gracias al acceso remoto a la formación obligatoria

El Royal Marsden, junto con su socio académico, el Instituto de Investigación Oncológica (ICR), es el centro oncológico más grande y completo de Europa, y atiende cada año a más de 50 000 pacientes del Servicio Nacional de Salud (NHS) y del sector privado.

Es un centro de excelencia con reputación internacional por su investigación innovadora y por ser pionero en los tratamientos y tecnologías más avanzados contra el cáncer, además de especializarse en el diagnóstico y la educación sobre el cáncer. Ofrece sus servicios en tres hospitales de Londres, así como servicios comunitarios en Sutton.

El desafío

El Trust cuenta con dos redes informáticas independientes, un servicio informático externalizado y una combinación de sistemas tecnológicos clínicos y ordenadores tanto antiguos como avanzados. Los empleados del Trust tuvieron experiencias muy dispares al utilizar el ESR (el sistema de gestión de registros médicos de Oracle del NHS) debido a la infraestructura existente, la conectividad y las dos redes gestionadas por distintos proveedores de servicios informáticos. Los resultados del proyecto fueron:

• Conseguir un aumento sostenido del cumplimiento de la formación obligatoria en cinco temas de formación obligatoria de interés actual: incendios, gobernanza de la información, control de infecciones, protección de menores y protección de adultos vulnerables, para finales de marzo de 2016.
• Asegúrate de que el aprendizaje en línea se considere una herramienta valiosa, relevante y fácil de usar para el aprendizaje, que se utilice ampliamente para facilitar el desarrollo de habilidades y la evaluación de competencias, y que esté disponible cuando se necesite de una manera sencilla, eficiente y eficaz
• Reducir el tiempo que dedican el personal de atención al cliente y el equipo de formación y desarrollo a resolver problemas relacionados con el acceso y el uso del aprendizaje en línea

Era necesario que el acceso remoto se adaptara a los horarios del personal del hospital y de la comunidad, para que pudieran completar su formación obligatoria en el momento y el lugar que más les conviniera.

La solución

Mientras se mantenía al tanto de las novedades de la plataforma ESR, la Fundación decidió convocar una licitación para un nuevo sistema de gestión del aprendizaje y, tras una serie de visitas y conversaciones con otros hospitales, eligió a Think Associates para que le proporcionara una instalación de Totara Learn denominada «The Learning Hub».

El Hub necesitaba, como mínimo, tener disponible la formación en línea para finales de marzo de 2016, a ser posible con las pruebas de aceptación del usuario (UAT) realizadas en un plazo de seis semanas, para cumplir los objetivos internos fijados en materia de cumplimiento. El proyecto se está llevando a cabo en varias fases:

Fase 1: seis semanas hasta las pruebas de aceptación del usuario

• • Trasladar los cursos de formación online obligatorios que ya existen al nuevo sistema y habilitar el acceso hacia finales de año
  • Integra las cuentas de Active Directory para que los alumnos puedan acceder al Hub con sus credenciales de inicio de sesión, independientemente de dónde se encuentren
  • Integra los informes sobre la finalización de la formación en el sistema de control de cumplimiento ya existente

Fase 2: tras la puesta en marcha inicial

• • Integra la jerarquía organizativa y los requisitos de formación para preparar la presentación de informes de estado (rojo, ámbar, verde) en paralelo con el sistema de informes ya existente de la Fundación para la formación obligatoria
  • Migración de los registros de aprendizaje existentes
  • Prueba la gestión de cursos presenciales utilizando el calendario de Totara Learn
  • Diseñar y probar cursos de formación en línea no obligatorios
  • Integración piloto con el aprendizaje en plataformas educativas externas

Fase 3

• • Certificaciones de formación
  • Área de gestión e informes adicionales
  • Ampliar la integración con el aprendizaje en plataformas educativas externas
  • Amplía la oferta de clases presenciales para que los alumnos puedan elegir una opción totalmente mixta que incluya cursos presenciales, así como oportunidades de coaching y tutoría
  • Elabora evaluaciones y carpetas digitales, incluida la revalidación clínica, a través del Centro de aprendizaje
  • Desarrolla diversos métodos de evaluación, análisis y valoración del aprendizaje que ofrezcan a los alumnos una gama más amplia de opciones para evaluar su progreso
  • Desarrollar la integración con software de aprendizaje social y contenidos multimedia

Resultados

Trabajar en equipo

Think Associates, la Fundación y los equipos de TI de ambas redes tuvieron que trabajar en perfecta sintonía para comprender y establecer expectativas realistas que permitieran cumplir con los ajustados plazos del proyecto. El proyecto contó con un director de proyecto hasta marzo de 2016, con un firme respaldo por parte de la Fundación. La Fundación tiene una marca muy reconocida y era fundamental asegurarse de que esto se reflejara en el diseño y el desarrollo del sistema.

El equipo de Formación y Desarrollo colaboró estrechamente con Workforce Intelligence para garantizar que los datos correctos en los sistemas adecuados se ajustaran a las necesidades de formación y certificaciones del Hub. También hubo retos adicionales a la hora de trabajar con los socios de TI, tanto internos como externos, para garantizar que se pudiera implementar la solución de autenticación más segura y adecuada. La experiencia de Think Associates ayudó a que estas conversaciones se desarrollaran de forma productiva.

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Flexibilidad

La experiencia de Think Associates con el NHS y los sistemas nos permitió cumplir con los complejos requisitos técnicos, al tiempo que nos adaptábamos a los calendarios de los proveedores de TI que trabajaban en múltiples proyectos. Cumplimos el hito de las pruebas de aceptación del usuario (UAT) a principios de diciembre y, aunque no entramos oficialmente en funcionamiento hasta enero, la estabilidad del sistema Totara permitió que todos los alumnos del Trust pudieran completar y registrar con éxito su aprendizaje durante las pruebas de aceptación del usuario, incluso durante el periodo navideño.

Los alumnos pueden ver una rápida actualización visual con una combinación de la barra de progreso y el registro de aprendizaje que les asegura que han completado con éxito todas sus actividades de aprendizaje. Esto significa que no repiten módulos o evaluaciones innecesariamente.

Hemos coordinado la asistencia a los alumnos con el servicio de asistencia informática para mejorar la elaboración de informes y la resolución de problemas, de modo que el personal del servicio de asistencia esté mejor situado para gestionar las consultas, utilizando un software compartido para que las acciones se asignen adecuadamente y los problemas se resuelvan con rapidez. Aunque esto no ha sido perfecto, ha habido muy pocas consultas con la implementación de la fase 1. Los retos actuales están relacionados con la naturaleza del cambio organizativo y con garantizar que los datos y las cuentas se correspondan con estos cambios. Se está desarrollando un nuevo proceso para que los nuevos empleados puedan completar su aprendizaje en línea antes de su primer día.

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Ventajas

Desde la puesta en marcha, hemos mejorado considerablemente nuestro índice de cumplimiento, al tiempo que ofrecemos una mejor experiencia a los alumnos, incluido nuestro personal que realiza los cursos por la noche. El creciente uso del aprendizaje en línea para las actualizaciones está ayudando a aumentar la capacidad y a aprovechar al máximo los recursos de formación internos.

Tenemos alumnos que pueden acceder a los módulos de e-learning en un sistema externo mediante un código desarrollado por Think Associates, de modo que el alumno inicia y completa un módulo con total normalidad mientras el sistema se conecta con nuestro Hub en segundo plano. Se trata de un avance muy interesante para futuras integraciones en nuestra estrategia de aprendizaje y para vincular nuestra oferta educativa con la Royal Marsden School y nuestras colaboraciones académicas.

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Informar

Un nuevo informe personalizado proporciona datos de finalización que pueden cargarse fácilmente en nuestra herramienta de informes de cumplimiento.

Ahorro de costes

El Fideicomiso espera que se produzcan algunos ahorros significativos en eficiencia gracias a la reducción de la demanda de personal que asiste a clases presenciales, en particular el personal clínico.