El NHS pone en marcha un nuevo sistema de gestión del aprendizaje (LMS) y un programa de formación mixta sobre cumplimiento normativo en menos de 10 semanas

Sussex Partnership NHS Foundation Trust ofrece atención y tratamiento del Servicio Nacional de Salud (NHS) a las personas que viven en el sureste de Inglaterra. Sus servicios están dirigidos a personas con problemas de salud mental, dificultades de aprendizaje y demencia. Prestan sus servicios a domicilio, en clínicas especializadas, hospitales, centros de atención primaria y centros penitenciarios, y sus servicios están dirigidos a niños, jóvenes y adultos de todas las edades.

Reto

El Sussex Partnership NHS Foundation Trust se creó en 2006 tras una serie de fusiones entre fundaciones, lo que dio lugar a un complejo conjunto de infraestructuras informáticas heredadas. La fundación había estado utilizando diversas plataformas para acceder y realizar un seguimiento de la formación, incluida la plataforma Oracle del NHS, con resultados dispares. Tenían su propio LMS Moodle para contenidos creados localmente, y también accedían al e-learning a través del sitio web de la National Skills Academy y otras fuentes del NHS. Aunque esto les daba acceso a una amplia gama de contenidos formativos, la experiencia del alumno no era la ideal, con múltiples inicios de sesión y diferentes fuentes de aprendizaje.

La variedad de sistemas hacía muy difícil tener una visión única y coherente del seguimiento y la presentación de informes. El Consejo de Administración consideró urgente abordar esta cuestión para garantizar plenamente la seguridad de los servicios mediante la formación.

Teniendo en cuenta estos factores, la Fundación se puso en contacto con Think Associates con unos objetivos claros para la implantación de un nuevo sistema de gestión del aprendizaje (LMS) centrado en la asistencia sanitaria, que se llamaría «My Learning»:

• Reúne todos los datos en un solo lugar: consolida y simplifica el seguimiento y la elaboración de informes para cumplir los objetivos de auditoría y calidad, y para que la Fundación pueda mejorar continuamente su rendimiento y su servicio
• Mejora la experiencia del alumno: reúne todo el contenido en un solo lugar y crea una experiencia de aprendizaje fluida, mejorando la eficiencia y la productividad.
• Actuar con rapidez: era imprescindible ponerlo en marcha en abril para cumplir con los requisitos del Consejo de Administración de demostrar la seguridad mediante la formación.

La solución Totara Learn

Prepárate para triunfar:

Think Associates y el equipo del Trust tenían que trabajar en perfecta sintonía y contar con una excelente cooperación y colaboración desde el principio. Hubo una gran cantidad de trabajo in situ y de colaboración entre los distintos equipos del Trust implicados (Educación y Formación, Formación en IM&T, TI y RR. HH.). A esto se sumó un firme apoyo por parte de la dirección y un gestor de proyectos del Trust dedicado exclusivamente al proyecto.

Un aspecto clave a la hora de implementar cualquier sistema de gestión del aprendizaje es tener claro quiénes son los destinatarios y cuáles son sus necesidades. El equipo de Educación y Formación estaba muy bien organizado y llegó a la reunión con las ideas claras sobre quién necesitaba acceder a qué contenidos formativos, por lo que estos grupos de destinatarios de la formación obligatoria, a pesar de su complejidad, se configuraron rápidamente en el sistema.

Los equipos de TI y Soluciones de la Fundación nos han prestado un gran apoyo y han incorporado el nuevo LMS como un sistema y proyecto central de la Fundación, proporcionando asistencia en materia de alojamiento, gestión de datos y soporte técnico continuo.

Mezclando con ingenio:

Un buen ejemplo de la estrecha colaboración que hubo fue la forma en que se crearon las nuevas combinaciones de cursos de cumplimiento normativo. Think Associates colaboró con el equipo de Trust para mostrar las posibilidades que ofrecía la creación de cursos en Totara Learn con múltiples recursos y elementos de aprendizaje en línea. A continuación, el equipo de Trust elaboró combinaciones, seleccionando cursos y recursos de todas las plataformas existentes del NHS, además de crear nuevos contenidos de evaluación electrónica, paquetes SCORM y recursos como parte de la combinación.

La función «Registro de aprendizaje» de Totara también se utilizó para facilitar al personal y a los responsables la tarea de registrar las evaluaciones (y subir los documentos pertinentes), haciendo un seguimiento de la fecha de finalización y permitiendo a la Fundación elaborar informes de cumplimiento de las evaluaciones.

Informes agregados:

Una parte fundamental de la implementación fue el seguimiento y la elaboración de informes. Think y el Trust colaboraron para recopilar datos históricos de seguimiento de múltiples fuentes y crearon nuevos informes en Totara LMS. Esto permitió obtener informes de cumplimiento exhaustivos con clasificación RAG, con datos de los alumnos, listos para el lanzamiento.

Para garantizar que la experiencia del usuario cumpliera con las expectativas, el equipo de formación de IM&T fue de gran ayuda al facilitarnos el contacto con sus «expertos en TI», quienes colaboraron en la realización de pruebas estructuradas con usuarios durante la semana previa a la puesta en marcha; esto permitió al equipo detectar y solucionar un problema con el curso de formación en línea, para garantizar que el contenido se reprodujera sin problemas y con fluidez en IE8.

«Estamosmuy contentos de contar ahora con una solución LMS que nos permite cumplir con la formación obligatoria de una forma atractiva y fácil de usar, que pone el control en manos del personal y sus responsables. Esto encaja muy bien con la cultura que estamos tratando de desarrollar en la Fundación para dar a los equipos locales más control sobre cómo se presta la atención sanitaria. Estamos entusiasmados con el potencial del sistema y estamos avanzando rápidamente para implementar la siguiente fase, que consiste en añadir todo nuestro contenido de formación no obligatoria y de desarrollo. Los comentarios del personal, los responsables y la Junta de la Fundación nos confirman que hemos tomado la decisión correcta al desarrollar My Learning y que tendrá un gran impacto en el personal y, en última instancia, en las personas que utilizan nuestros servicios».

Resultados

Ejecución rápida:

Desde el inicio del proyecto hasta la instalación del sistema pasaron seis semanas, a las que siguieron tres semanas de configuración, formación del personal administrativo y pruebas, y todo el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) entró en funcionamiento en menos de diez semanas. Esta rápida ejecución garantizó que se cumpliera el plazo fijado por la Fundación.

Informes:

Un nuevo informe personalizado ofrece una visión mucho más clara de los datos, ahora con informes RAG sobre el cumplimiento normativo. Hay una vista para los responsables, que les permite generar un informe de cumplimiento de «Mi equipo», lo que proporciona un nivel de detalle mucho mayor sobre el rendimiento del equipo. Los responsables de negocio pueden generar informes específicos para cada división, lo que ayuda a proporcionar datos de auditoría y rendimiento más precisos.

Ahorro de costes:

La Fundación espera obtener importantes ahorros gracias a la reducción de la necesidad de que el personal asista a clases presenciales y hará un seguimiento activo de este impacto.

Preparados para el futuro:

La web seguirá evolucionando, y entre las funciones previstas se incluyen:

• Interoperabilidad con los servidores de contenidos de aprendizaje electrónico del NHS.
• Combinaciones mejoradas con elementos sociales (foros, aprendizaje en línea innovador).
• Programas de certificación que utilizan carpetas digitales (como el Care Certificate y la revalidación de enfermería).
• Funcionalidad completa de gestión del rendimiento.
• Integración con Active Directory