Totara Learn aumenta las tasas de cumplimiento en el Hertfordshire Community NHS Trust… ¡y a los usuarios les encanta!

Este caso práctico sobre el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) del Hertfordshire Community NHS Trust muestra cómo Totara mejoró los índices de cumplimiento y optimizó la formación en el Trust.

El Hertfordshire Community NHS Trust presta servicios de atención comunitaria en hogares, colegios, clínicas y hospitales comunitarios de todo el condado. Sus aproximadamente 2800 empleados atienden con éxito 1,7 millones de visitas y citas de pacientes al año y, cabe destacar, el 97 % de sus pacientes recomendaría sin dudarlo los servicios del Trust a sus amigos y familiares.

Retos clave

Para empezar, la Fundación se puso en contacto con Think Learning para que diseñara e implementara un sistema de gestión del aprendizaje con el fin de impartir más de 250 cursos internos, gestionar la incorporación de hasta 50 nuevos empleados cada mes y ofrecer acceso a otros 250 cursos de aprendizaje en línea, la mayoría de ellos impartidos por e-Learning for Healthcare.

Antes, la organización utilizaba un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) antiguo. Combinaban los datos de este sistema con los de RR. HH. y ESR en una herramienta de inteligencia empresarial independiente para elaborar informes de cumplimiento. Como resultado, este proceso requería mucho tiempo, era laborioso y exigía muchas horas de trabajo del personal cada mes, aunque seguía suponiendo una mejora con respecto al sistema LMS Oracle del NHS adquirido de forma centralizada.

Otro reto importante fue garantizar que el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) pudiera ofrecer acceso móvil a los 2.000 empleados que usan dispositivos móviles para actualizar el sistema clínico. Por lo tanto, esto supuso una gran oportunidad para involucrar a los alumnos fuera de las instalaciones del Trust, algo fundamental para el personal que trabaja en la comunidad.

Sin embargo, el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) antiguo no podía cumplir este requisito.

Cómo lo resolvió Totara

Think Learning había implementado Totara Learn en más de 25 consorcios del NHS, lo que les permitió migrar datos y configurar informes rápidamente. Además, el centro necesitaba una transición fluida, con informes de cumplimiento disponibles el mismo mes en que se retiró el antiguo LMS. Totara lo hizo realidad desde el primer momento, proporcionando informes por divisiones y paneles de control para los usuarios que redujeron de inmediato el trabajo manual de elaboración de informes.

Los requisitos de optimización del NHS se cumplieron en cuestión de días, y los datos del Marco de Formación en Competencias Básicas se subieron al ESR y se actualizaron semanalmente. Desde entonces, el equipo de formación y desarrollo ha perfeccionado los informes tanto del ESR como de Totara para mejorar la precisión y la rapidez.

Con acceso de administrador completo, el equipo creó un panel de control para administradores de servicios. Esto permitió a los responsables supervisar el cumplimiento normativo con mayor facilidad y reservar cursos de formación para sus equipos.

Compromiso y opiniones del personal

Para recabar opiniones de los usuarios, se publicó un cuestionario en línea en la página de inicio del LMS. En poco tiempo, la Fundación recibió 119 respuestas.

Durante la encuesta, los encuestados expresaron su satisfacción con el nuevo sistema y aportaron comentarios detallados. En general, todos los indicadores mostraron una mejora positiva. En concreto, la valoración de la «Duración total» puso de manifiesto lo mucho más rápido y fácil que les resultaba al personal utilizar el nuevo LMS.

Parámetros de la encuesta y puntuaciones medias

El personal comentaba a menudo lo fácil que era usar el sistema. Cuando los comentarios indicaban que un alumno necesitaba ayuda adicional, se actualizaban las guías de usuario y se compartían de inmediato.

«Solo hice clic en el icono con el símbolo del búho… y ahí estaba todo. Me encantó que el enlace me llevara directamente al curso adecuado. Así no tuve que arriesgarme a elegir el equivocado. De momento me encanta —gracias y enhorabuena». – Un usuario de Trust

Resultados e impacto

Desde que se implementó Totara Learn, la Fundación ha obtenido importantes beneficios tanto a nivel empresarial como para los usuarios.

En solo tres meses, la fundación:

• Se ha logrado y mantenido un cumplimiento del 94,4 % en un conjunto complejo de requisitos legales y de formación obligatoria.
• Redujimos las consultas de asistencia de primera línea en un 80 %.
• Según los usuarios encuestados por Saw, el aprendizaje en línea, la gestión de reservas y la gestión del cumplimiento normativo resultan más fáciles y rápidas que en el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) anterior.
• Reducir el absentismo escolar del 10 % al 4,7 %.
• Gracias al nuevo sistema de gestión del aprendizaje (LMS), hemos ahorrado hasta tres días a la semana en tiempo de trabajo del personal.
• Las tasas de formación aumentaron un 80 %, y 1.500 empleados completaron con éxito la formación.

«La mayoría del personal nos dice que el sistema les resulta más fácil o mucho más fácil de usar. Esto se refleja en la enorme disminución de las consultas, lo que nos ahorra hasta tres días a la semana en tiempo de trabajo. El cumplimiento normativo está ahora en su nivel más alto de la historia» –Jane Trundle, directora de Formación y Desarrollo

«Ahora puedo estar seguro del tiempo que hay que dedicar al personal para que termine su formación, porque ellos saben exactamente lo que tienen que hacer». – Director de la fundación

«¡Es MUCHO MEJOR que el sistema antiguo, que era casi imposible de usar, sobre todo cuando no lo usabas muy a menudo!» – Un usuario de Trust