Glen Dimplex Heating and Ventilation (GDHV) es una filial del Grupo Glen Dimplex. GDHV opera en todo el Reino Unido e Irlanda, y abastece a los mercados internacionales a través de la división internacional de su empresa asociada, Glen Dimplex Heating and Ventilation International. GDHV ofrece numerosas marcas, entre ellas Dimplex, el mayor fabricante mundial de aparatos de calefacción eléctrica.
El desafío
Como parte importante del Grupo Glen Dimplex, GDHV fabrica y comercializa una amplia gama de productos de alta tecnología, muchos de los cuales deben cumplir con la normativa vigente. GDHV cuenta con una plantilla repartida por todo el mundo y, aunque al principio los usuarios del sitio se limitaban al Reino Unido, era necesario que el sitio pudiera ampliarse para dar cabida a la incorporación gradual de otras regiones y, potencialmente, de otras áreas del Grupo Glen Dimplex.
Antes, la formación se impartía presencialmente en distintos lugares de Europa y se gestionaba mediante una combinación de correo electrónico y hojas de cálculo. El nuevo LMS tendría que ser flexible y escalable, con requisitos que iban desde la formación sobre cumplimiento normativo en la planta de producción hasta la formación de ingenieros de alto nivel. Además, la importación de usuarios tendría que automatizarse, se necesitaba un inicio de sesión único y, en el futuro, se añadirían unidades de negocio que necesitarían un alto grado de autonomía.
Por último, pero no menos importante, los equipos de atención al cliente tratan a diario con clientes externos, por lo que el nuevo sistema debería poder ofrecer asistencia en tiempo real a los equipos que responden a las consultas de los clientes por teléfono y correo electrónico. También era deseable que los clientes, instaladores y contratistas pudieran valerse por sí mismos en la medida de lo posible a la hora de buscar asistencia técnica y sobre productos, por lo que el acceso de invitados a documentos de referencia, vídeos de productos y otros recursos de aprendizaje ayudaría a reducir significativamente el volumen de consultas entrantes por teléfono y correo electrónico.
Durante la implementación, llegó la COVID-19, y tuvimos que seguir adelante con el proceso al tiempo que nos lanzábamos a la formación virtual para garantizar que se siguieran cumpliendo los requisitos de formación.
La solución
Tras una serie de debates y reuniones de planificación con el equipo de Cortexa, se eligió Totara Learn como plataforma principal. Esto proporcionaría la interfaz de usuario moderna y fácil de navegar que se necesitaba, además de permitir a GDHV crear sus propios cursos. El plan también incluía una implantación por fases de Totara Engage y Totara Perform a lo largo de un periodo de dos años.
Fase 1 (2019-2020)
- El sitio ya está en funcionamiento y está alojado por un socio en AWS
- Se lanzó como Totara Learn, versión 12, en 2019, y actualmente funciona con Totara Talent Experience Platform (TXP) v15.3
- Importación automática de datos de RR. HH.
- Inicio de sesión único (SSO) con OAuth2
- Catálogo de cursos
– Más de 450 cursos
– Uso de Big Blue Button
– Paneles de control: por departamento y por función
– Acceso de invitados para usuarios externos, solo a recursos técnicos y de productos
– Acceso del personal interno al catálogo completo de formación
Fase 2 (a partir de 2021)
- Proceso de evaluación del desarrollo del rendimiento (PDR) / uso de Totara Perform para sustituir al sistema de evaluación en línea Silverlight
- Introducción de las reuniones de evaluación del rendimiento en 2022
- Importa otros grupos de usuarios de todo el mundo, como los de Europa, Australia y EE. UU.
- Uso de los espacios de trabajo de Totara Engage para los recursos y las conversaciones/chats del equipo técnico.
- LinkedIn Learning se implementará inicialmente en el equipo de ventas de GDHV
Desde el primer día, la implicación de los empleados fue fundamental, así que, en colaboración con el equipo de éxito de Cortexa, se crearon una serie de paneles de control, recorridos guiados y vídeos personalizados para explicar el proceso de uso del sitio web adaptado a cada grupo específico de empleados. Además, se indicaron los recursos de totara.community en los lugares pertinentes de la academia para ayudar a los alumnos a sentirse más seguros a la hora de usar el sitio.
Se emplearon otras tácticas para fomentar la implicación de los empleados, como el uso de divertidos cuestionarios semanales sobre temas laborales en «Kahoot!» y seminarios virtuales de fácil acceso a través de Big Blue Button. Se eligió Big Blue Button en lugar de Zoom o Microsoft Teams por su idoneidad para la formación técnica en línea, especialmente por funciones como las anotaciones del formador y el alumno, y la facilidad para impartir clases en línea basadas en presentaciones de PowerPoint.
Resultados
En los primeros seis meses desde su lanzamiento, casi 1.000 alumnos habían completado cursos en la plataforma, y hasta la fecha el sitio ha registrado más de 4.390 cursos completados.
La academia recibe hasta 20 000 visitas de invitados al mes, y solo un curso breve ya ha tenido 203 accesos de invitados en 2022.
Durante el primer año de su puesta en marcha, un grupo piloto formado por 91 directivos y 500 empleados participó en el nuevo proceso de evaluación del rendimiento (PDR), con reuniones programadas a lo largo de 2022. A partir de septiembre, se sumarán más grupos de directivos a las evaluaciones de rendimiento.
Totara Engage lo están usando pequeños grupos técnicos para compartir información y conocimientos técnicos a través de espacios de trabajo. El lanzamiento completo de Totara Engage está previsto para junio de 2022.
Pero el éxito no se refleja solo en las cifras, y el impacto positivo que ha tenido la plataforma se ha reconocido internamente con el Premio a la Innovación de Glen Dimplex, otorgado por votación de los compañeros. La plataforma también ha influido en la comunicación y la cooperación internas. Como dice Mark Riseborough, responsable de e-learning de GDHV:
«El nuevo sistema de gestión del aprendizaje (LMS) ha fomentado la comunicación y una mayor cooperación entre departamentos, sobre todo en materia de formación; por ejemplo, antes de la Academia había 27 cursos distintos sobre manipulación manual en todo el grupo, y ahora se han reducido a uno solo, lo que ha mejorado la calidad y reducido los costes».
Cortexa ha proporcionado a GDHV una plataforma Totara Talent Experience que ha cubierto sus necesidades actuales y ofrece una escalabilidad sencilla y económica para sus planes de futuro y su crecimiento. El LMS ahora permite el acceso a todo el personal y puede integrar a la perfección sistemas de evaluación del rendimiento y de apoyo al rendimiento junto con su creciente oferta de cursos en línea.
«La plataforma de experiencia de talento de Totara nos ha permitido gestionar nuestro amplio catálogo de formación presencial, garantizando una visibilidad total de la asistencia y ofreciéndonos una herramienta para supervisar la participación y el compromiso generales. Pero, sobre todo, nos ha permitido ampliar nuestros horizontes e impartir cursos de formación en línea, algo que fue fundamental durante la pandemia de COVID-19. El éxito de Totara Learn se ha extendido por toda la empresa, y cada vez más marcas, sedes y departamentos nuestros quieren aprovechar el potencial de Totara, hasta tal punto que ya estamos en la versión 15 y tenemos planes de ampliar el uso de Totara Engage y Totara Perform con el objetivo de aportar aún más valor a la empresa».
– Mark Riseborough, responsable de formación sobre productos y director de la academia, Glen Dimplex
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