Elysium duplicó el tráfico de su LMS gracias a un rediseño exhaustivo e innovador

Este caso de cliente fue presentado originalmente por Chambury Learning, que ahora forma parte de Think Learning tras la adquisición de Totara en 2024 de ambos socios con sede en el Reino Unido.

Elysium Healthcare se fundó en diciembre de 2016, reuniendo centros estratégicos de Partnerships in Care y del Grupo Priory. Otras adquisiciones ampliaron el grupo, que ahora cuenta con más de 6.000 empleados que ofrecen atención de salud mental, atención neurológica, servicios para personas con dificultades de aprendizaje y autismo, servicios infantiles y servicios para pacientes privados.

Elysium ofrece un enfoque único en la prestación de cuidados, en el que la persona ocupa un lugar central en todos los aspectos de la atención. Junto con sus socios, dan forma a la atención sanitaria de hoy y del futuro. Su objetivo es establecer nuevos estándares en la prestación de cuidados especializados a través de su red estratégica de centros, que ofrece un itinerario completo de atención.

El desafío

Tras incorporarse a Elysium en 2018, Suzanne Rosenberg, directora de Formación y Desarrollo, llevó a cabo una profunda remodelación de Totara Learn junto con Think Learning, socio de Totara, porque:

• El LMS no se estaba utilizando ni de lejos a su máximo potencial
• El diseño estaba desfasado y no reflejaba la imagen de marca de Elysium
• La configuración y la navegación provocaron frustración interna y generaron informes de métricas deficientes
• La falta de visibilidad de la oferta formativa principal hacía que los centros tuvieran que reinventarse constantemente
• Había poca flexibilidad para responder rápidamente a las nuevas normativas y requisitos de servicio
• El retorno de la inversión fue bajo y la aceptación de la tecnología fue escasa

El compromiso del equipo directivo con el desarrollo era evidente, pero había que mejorar las herramientas y los procesos para llevarlo a cabo.

Además de colaborar con Think Learning en los aspectos de diseño, Elysium contrató a Practical Change Partners para que les ayudara a desarrollar y poner en marcha una nueva estrategia de aprendizaje, con Totara como eje central de sus planes para crear un marco de aprendizaje preparado para el futuro que sirviera de punto único de referencia para todo lo relacionado con el aprendizaje, el desarrollo y la carrera profesional.

La estrategia de aprendizaje se centró en tres aspectos:

• Garantizar el cumplimiento normativo
• Mejorar las habilidades
• Oportunidades profesionales

Elysium quería una web que se pareciera a ellos, que reflejara la organización, su cultura, sus valores, su increíble equipo humano y su compromiso con la promoción profesional interna. El resultado es una atractiva plataforma de Totara Learn a la que los empleados pueden acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Además de la reestructuración del sistema, y con la llegada de la COVID-19, hubo que adaptar de la noche a la mañana los cursos presenciales existentes —como la formación inicial y la formación de enfermeros en el extranjero— para poder impartirlos de forma virtual, al tiempo que se creaban nuevos programas de formación para dar respuesta a los cambios en los protocolos de control de infecciones y al uso de equipos de protección individual (EPI).

«Elysium siempre ha ofrecido a sus empleados grandes oportunidades para ampliar sus conocimientos y desarrollar sus carreras profesionales. Pero, con tantas opciones, encontrar lo que más les conviene y tomar la decisión correcta no siempre ha sido fácil. Nuestro «My Elysium Learning» [MEL], basado en Totara Learn, ofrece ahora una «ventanilla única» con una estructura y un contenido inspiradores, que ayudan a orientar a los empleados para que puedan tomar las decisiones más adecuadas para ellos.

«Los resultados hablan por sí solos: en 12 meses, el número de empleados que cursan estudios formales ha aumentado un 68 %. Ahora estamos haciendo realidad nuestra visión de ofrecer una carrera para toda la vida, no solo un trabajo temporal».

La solución

Think Learning colaboró con Elysium y Practical Change Partners para lograr tres objetivos:

• Unos flujos de datos limpios que permiten una presentación de informes reglamentarios y obligatorios más eficaz
• Un nuevo catálogo de cursos que permite a los empleados buscar por título, especialidad y tipo de curso
• Un nuevo tema de marca totalmente adaptativo para la formación que funciona en todos los dispositivos

El tema se diseñó para reflejar los sistemas internos de Elysium y la nueva imagen de marca para empleados, con el fin de que el personal sintiera que estaba aprendiendo en un proceso totalmente integrado.

Para mejorar al máximo la experiencia del usuario, la estructura de navegación principal se diseñó con menús muy sencillos y concisos, que permiten al personal encontrar exactamente lo que busca con el menor número posible de clics.

Ahora, desde la página de inicio, hay un nuevo menú que guía al personal hacia la formación profesional, los programas de desarrollo y las trayectorias profesionales. Al comprender y definir las trayectorias profesionales de los trabajadores sanitarios, enfermeros y líderes de Elysium, el equipo pudo ofrecer casos prácticos reales, perfiles de puestos que podrían suponer el siguiente paso en la progresión profesional y marcos de competencias para ayudar a las personas a evaluar y demostrar sus habilidades actuales.

La ventaja de usar Totara Learn era que ofrecía un montón de funciones que se podían aprovechar para facilitar el trabajo. Por ejemplo:

• Herramientas de colaboración: se usan para crear espacios de colaboración compartidos donde personas que se encuentran en la misma etapa profesional puedan compartir experiencias, conocimientos y apoyo
• Se utilizaron paneles de control con funciones personalizadas para dar a conocer y destacar las carreras profesionales en Elysium de una forma eficaz
• Estos paneles de control orientan y guían al personal, y ofrecen una orientación clara sobre el aprendizaje y el desarrollo para apoyar el crecimiento y el desarrollo profesional
• Durante 2020, con la pandemia de COVID, las intuitivas herramientas de creación de cursos del sistema Totara Learn y la facilidad para actualizar la navegación del sistema ofrecieron una flexibilidad máxima al equipo de formación y desarrollo —que pasó a trabajar desde casa— para rediseñar, adaptar e impartir cursos de e-learning y sesiones virtuales, con el fin de garantizar el cumplimiento normativo de la empresa y la seguridad tanto de los pacientes como del personal.

Resultados

Elysium se propuso aumentar la participación en el aprendizaje, el desarrollo y las oportunidades profesionales, al tiempo que reducía los costes de mantenimiento de sus plataformas. Solo un año después del lanzamiento, han conseguido:

• La oferta de cursos de aprendizaje en línea ha pasado de 10 a más de 100
• Hemos promocionado más de 400 cursos en el nuevo catálogo, en el que se pueden buscar por título, especialidad y modalidad (por ejemplo, semipresencial, en línea y presencial).
• Impartí y adapté el curso en línea «Care Certificate» de Elysium (formación básica para todo el personal asistencial)
• Se ha observado un aumento significativo de la colaboración regional
• Ha ganado varios premios, entre ellos el de «Mejor iniciativa de formación sobre la demencia» (Premios Nacionales de la Demencia) y el de «Aprendiz de enfermería auxiliar del año 2020» otorgado por *Nursing Times* (John Podmore)
• Finalista al premio «Solución de formación interna del año» por nuestro Programa de desarrollo para enfermeras en el extranjero
• Llevar a cabo varias campañas de contratación exitosas basadas en oportunidades de desarrollo
• Se han puesto en marcha aulas virtuales para impartir cursos de iniciación y formación esencial relacionada con la COVID-19 en centros de todo el país

Al cambiar la forma en que se diseña, se imparte y se promueve el aprendizaje a nivel nacional, han:

• Aumento del 68 % en el número de empleados que cursan estudios de formación reglada
• Aumento del tráfico en My Elysium Learning en un 99 %
• Se ha ahorrado un puesto de trabajo a tiempo completo gracias al aumento del autoservicio y a la reducción de las tareas administrativas
• Mayor retención del personal

Las estadísticas que se muestran a continuación reflejan el aumento de la participación de los empleados en la nueva plataforma «MEL», basada en Totara Learn, así como el enorme incremento de los inicios de sesión durante 2020, incluso durante la pandemia, que normalmente podría haber reducido la participación debido al aumento de las exigencias en la atención directa al paciente.

«Cada vez que les enseño el nuevo MEL basado en Totara a los equipos de Elysium, me sorprende gratamente su reacción positiva. Nos esforzamos mucho por contratar a gente excelente y realmente queremos ayudarles a desarrollar su carrera profesional. La nueva plataforma Totara Learn nos ha ayudado a llegar a la gente y a destacar las fabulosas oportunidades que hay aquí, y me emociono mucho cuando me entero de sus progresos».

El futuro

Ahora que cuentan con una base sólida para su sistema de gestión del aprendizaje, en Elysium están haciendo planes de futuro y buscando sacar el máximo partido a su inversión en Totara Learn. Entre sus planes se incluyen:

• Implementa Totara Perform para las evaluaciones electrónicas y la retroalimentación 360
• Formularios de supervisión en línea
• Registro de permisos de estudios
• Informes mejorados
• Temas personalizados según el servicio en el que trabaje cada miembro del personal; por ejemplo, si trabajan en Neurología de Elysium, el tema será diferente al del personal que trabaja en salud mental
• Herramientas de liderazgo mejoradas
• Talleres para directivos destinados a desarrollar habilidades para las conversaciones sobre la carrera profesional y dar a conocer las oportunidades disponibles
• Talleres al final del periodo de prueba para dar a conocer las oportunidades de desarrollo y carrera profesional

«Desde programas de formación hasta cursos online, desde el desarrollo del liderazgo hasta las charlas de nuestros fantásticos compañeros, desde casos prácticos de personas que ya han recorrido ese camino hasta recursos que te ayudan a pensar en tu orientación profesional… todo está ahí, en un solo lugar. El nuevo MEL me ayuda a inspirar y desarrollar a mi equipo, y ayuda a mi equipo a dirigir su propia carrera profesional. Por mi propia experiencia, los comentarios del personal sobre por qué eligen a Elysium como empleador preferido se deben al acceso a la formación y el desarrollo, y esto es un argumento de venta único (USP) para la organización; el personal ve beneficios tangibles en seguir trabajando con nosotros, vinculados a la progresión profesional».

«Cuando me incorporé a Elysium, no tenía ni idea de por dónde empezar a desarrollar mi carrera profesional. MEL es una herramienta integral para conocer las oportunidades de desarrollo profesional. Me proporcionó la información que necesitaba para las conversaciones de desarrollo con mi jefe. Ahora me siento más optimista respecto a mi futuro a largo plazo aquí. Siento que Elysium me ha ayudado a progresar en mi puesto y me ha ofrecido toda la ayuda y el apoyo que he necesitado a lo largo de los años. He podido acceder a muchos cursos que normalmente no se ofrecen a los trabajadores sanitarios. Siento que me han dado muchas oportunidades durante los ocho años que llevo trabajando para Elysium y que también hay más en camino para cuando la COVID haya desaparecido».