El Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust impulsa el cumplimiento normativo mediante una innovadora interfaz LMS-ESR

Este caso de cliente fue presentado originalmente por Chambury Learning, que ahora forma parte de Think Learning tras la adquisición de Totara en 2024 de ambos socios con sede en el Reino Unido.

El Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust es una fundación del Servicio Nacional de Salud (NHS) con sede en South Yorkshire, Inglaterra. Su objetivo es ser reconocidos como el mejor proveedor de servicios sanitarios, investigación clínica y formación del Reino Unido, y contribuir de forma significativa a la aspiración de Sheffield de convertirse en una región urbana dinámica y saludable.

El desafío

El Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust cuenta con más de 18 000 empleados clínicos y es el principal empleador de unos 1 000 médicos en formación, que rotan por otros centros del NHS de la región. Todos los empleados tienen antecedentes y necesidades de formación muy diferentes, y Totara Learn les ayuda a gestionarlas.

Llevan muchos años utilizando con satisfacción una plataforma Totara Learn perfectamente integrada que aloja contenido local y cursos de formación en línea para el sector sanitario (eLfH).

El Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust, al igual que el 99 % de las demás organizaciones del NHS, utiliza el sistema gratuito Electronic Staff Record (ESR), un sistema integrado de recursos humanos y nóminas. Este sistema gestiona las funciones básicas de recursos humanos y nóminas de aproximadamente 1,4 millones de empleados del NHS.

El ESR integra la plataforma de formación de Oracle (OLM), un sistema de gestión del aprendizaje gratuito que ofrece un catálogo de cursos presenciales y de formación en línea. Incluye la funcionalidad necesaria para asignar las competencias del CSTF (Marco de Formación en Competencias Básicas) al personal en función de su puesto dentro de la organización.

Antes de implementar Totara en 2012, la Fundación utilizaba esta plataforma ESR OLM, que no permitía el registro local ni la generación de informes centralizados sobre la formación, y tampoco permitía crear perfiles para voluntarios u otras personas que no formaran parte de la plantilla. Además, el OLM del NHS no es lo suficientemente flexible como para gestionar perfiles complejos de requisitos de competencias para los empleados en distintos puestos y organizaciones con requisitos de formación muy diferentes entre las distintas direcciones. Por eso, no había un sistema único que permitiera obtener información precisa sobre quién había completado la formación para comunicársela a los responsables o al consejo de administración.

El ESR es el principal sistema para transferir competencias junto con los historiales laborales, pero como STH utiliza Totara como su sistema de gestión del aprendizaje (LMS), es ahí donde hay que registrar la información sobre competencias, ya que es habitual que el personal del NHS rote dentro de una misma organización y entre diferentes organizaciones (como es el caso del personal médico subalterno), y algunos empleados trabajan en dos organizaciones a la vez.

Por eso, el Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust necesitaba una forma eficaz de conectar su ESR con su LMS para transferir los datos de la formación obligatoria en materia de cumplimiento normativo del CSTF entre organizaciones, lo que ayudaría a evitar que el personal tuviera que repetir la formación innecesariamente y así ahorrar tiempo y recursos.

La solución

El Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust se asoció con Think Learning como parte del proyecto «NHS Streamlining», gracias a la experiencia de Think en el sector sanitario y, en concreto, dentro del NHS.

Think Learning entendió que el Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust necesitaba crear una interfaz eficaz entre su plataforma Totara Learn y el ESR.

Esto supuso colaborar con la propia fundación, el NHS de Inglaterra, NHS Improvement y el equipo central de integración de sistemas de ESR para crear una solución que redujera al mínimo el papeleo innecesario y la duplicación de esfuerzos para el atareado personal del NHS.

La interfaz bidireccional permite almacenar en el ESR todos los datos de Totara Learn y los resultados de aprendizaje externos del contenido de eLfH sin que el administrador tenga que intervenir, lo que ahorra tiempo y esfuerzo, además de eliminar el riesgo de error humano.

Aunque esta interfaz se desarrolló en el Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust según sus necesidades específicas, también la han adoptado otros consorcios, como el Hull Teaching Hospitals NHS Foundation Trust y el York & Scarborough Hospitals NHS Trust. Cada fundación tiene sus propios matices y formas de trabajar, así que, junto con Sheffield Teaching Hospitals, otras fundaciones adoptaron la interfaz y pudieron probar una variedad de escenarios diferentes para sacar el máximo partido a la solución. Con los datos de las tres fundaciones iniciales, Think Learning pudo generalizar los resultados para crear una interfaz que pudiera utilizarse en una amplia gama de fundaciones del NHS.

Por ejemplo, una de las conclusiones del proceso de pruebas fue que, al principio, se exportaban competencias que no coincidían con los periodos de renovación locales o que tenían fechas de vencimiento o de vencimiento incorrectas, lo que significaba que la interfaz tenía que calcular cuáles debían ser las fechas correctas de finalización y vencimiento.

La interfaz ofrece opciones de configuración flexibles que permiten la ejecución de procesos locales, lo que la convierte en una solución increíblemente sólida y adaptable que podría implantarse en muchos centros del NHS.

Además de la interfaz ESR, el Trust también se integra directamente con eLearning for Healthcare (eLfH) mediante AICC para ofrecer contenidos nacionales del NHS, que incluyen más de 6.000 módulos de formación diseñados para personal no clínico, clínico y médico, todos ellos de uso gratuito para los Trusts del NHS. La integración de eLfH con AICC significa que los empleados del NHS pueden acceder a la formación centralizada sin problemas dentro de Totara en cualquier momento y en cualquier lugar, y permite generar informes completos tanto en Totara como en eLfH en sus sistemas internos.

Resultados

«El Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust está encantado con la interfaz, que ha demostrado ser muy rentable a la hora de automatizar los procesos del equipo central. Como los registros de formación de los nuevos empleados, incluidos los médicos en rotación, se cargan automáticamente, los responsables y directivos tienen la seguridad, desde el primer día, de que la seguridad de los pacientes no se ve comprometida y de que no se pide a nadie que repita la formación innecesariamente. Totara funciona de maravilla para la Fundación, y esta interfaz ha integrado aún más Totara en nuestros procesos y sistemas organizativos fundamentales».
– Alison Hales, directora de Desarrollo de Personas, Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust

La interfaz bidireccional de Think Learning entre el NHS ESR y Totara Learn CSTF ya está demostrando ser de gran utilidad para el Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust.

La interfaz facilita la incorporación de los nuevos empleados y del personal médico en rotación, garantizando que cumplan con los requisitos de formación inicial, lo cual suele requerir mucho tiempo y dinero.

La posibilidad de transferir los registros de formación del CSTF entre los centros del NHS también agiliza la incorporación de los nuevos empleados a las salas y mejora el cumplimiento normativo y la seguridad.

Una gran ventaja de esta solución es que la importación y exportación de los datos de competencias y certificaciones completadas se lleva a cabo entre Totara y el ESR cada noche, sin necesidad de intervención humana.

El ahorro de tiempo que supone esta interfaz es enorme: si todo el personal médico llega habiendo completado los cursos del CSTF, el tiempo que se ahorra al tener a los médicos «en las salas» desde el primer día de su contratación, en lugar de repetir la formación básica durante un año, equivale a unos 500 días extra que los médicos pueden dedicar a estar junto a la cama del paciente, mejorando la atención y, en última instancia, la seguridad del paciente.

Además, el Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust está notando una mejora en el cumplimiento de todas las certificaciones alineadas con el CSTF, en los procesos de incorporación de nuevos empleados y en el flujo de datos con otras organizaciones.

Además de la interfaz ESR, el personal puede actualizar su formación sobre el cumplimiento de la CSTF y los contenidos formativos específicos del NHS a través de los módulos de eLearning for Healthcare integrados en su sistema de gestión del aprendizaje (LMS) Totara Learn, lo que se traduce en mejores resultados de aprendizaje, un acceso más sencillo a la formación para el personal y, lo que es más importante, un catálogo de contenidos cada vez más amplio que la fundación puede utilizar sin ningún coste adicional.

Desde mayo de 2021 hasta febrero de 2022, el Sheffield Teaching Hospitals NHS Trust ha transferido la impresionante cifra de 150 000 competencias entre Totara y el ESR —aproximadamente ocho por persona— y el ahorro de tiempo que esto supone no hará más que aumentar con el tiempo, a medida que los empleados sigan cambiando de organización dentro del NHS.