CVS Group abordó las diversas y complejas necesidades de formación del personal veterinario

CVS Group es el mayor proveedor de servicios veterinarios integrados del Reino Unido, con más de 500 clínicas en el Reino Unido, Irlanda y los Países Bajos.

El desafío

CVS Group es una gran organización con necesidades de formación del personal muy variadas y complejas. Lejos de tener una necesidad simple de formación lineal, su plantilla incluye a veterinarios y enfermeros, así como a otro personal de apoyo con necesidades de formación muy diferentes, entre las que se incluyen:

• Formación continua (CPD) para el personal clínico y no clínico
• Formación en materia de cumplimiento normativo en diversas modalidades
• Aprendizaje basado en el plan de estudios
• Prácticas para estudiantes y mucho más

Cada uno de ellos cuenta con sus propios itinerarios de aprendizaje específicos, que abarcan numerosos planes de estudios y materias. Antes de implementar la solución Totara Learn, CVS Group utilizaba una versión obsoleta de otro sistema de gestión del aprendizaje (LMS), lo que significaba que la gestión de la formación se veía obstaculizada por limitaciones tecnológicas y una administración que requería mucho trabajo.

La solución

CVS Group amplió al máximo su búsqueda de una nueva solución de aprendizaje en línea. Esto incluyó comparar tanto plataformas ya existentes como la posibilidad de desarrollar una plataforma internamente. Su análisis del mercado reveló que una solución Totara Learn del socio Totara Platinum Hubken Group cumplía con una rigurosa lista de requisitos que incluía:

1. Menos trabajo de administración del sistema: una plataforma única y centralizada basada en funciones actualizadas y fáciles de usar, lo que reduce las horas de trabajo necesarias para gestionar la formación.
2. Cumplir con los objetivos de cumplimiento normativo: una plataforma que les permite alcanzar metas clave de cumplimiento en ámbitos como el RGPD y la salud y la seguridad.
3. Estandarización de datos: optimización y estandarización de los datos de los alumnos en más de 500 clínicas veterinarias para ofrecer una visión coherente a nivel de toda la empresa del rendimiento en el aprendizaje, basada en criterios uniformes.
4. Integración de sistemas: por primera vez, han conseguido que su plataforma interna de recursos humanos se comunique con su plataforma de formación en línea.
5. Gestión de certificaciones de energías renovables: un sistema que les permite emitir de forma centralizada las certificaciones necesarias.
6. Para gestionar la formación presencial —manteniendo un componente de aprendizaje mixto— se necesitaba una solución que permitiera reservar sesiones de formación presencial a través de un proceso de reserva ágil y automatizado (con aprobaciones de los responsables integradas).
7. Gestionar los permisos de los usuarios: establecer normas específicas para cada rol con el fin de otorgar permisos y restricciones, y así garantizar que los distintos grupos de usuarios tengan acceso al contenido formativo adecuado.

El proceso de evaluación demostró que Totara Learn era capaz de cumplir todos estos requisitos. Pero, sobre todo, CVS Group necesitaba poder crear contenidos de aprendizaje creativos y modernos, que resultaran atractivos e interactivos, y distribuirlos con el mínimo esfuerzo. Alejándose del aprendizaje pasivo basado en seminarios web, Totara Learn abrió la posibilidad de ofrecer formas de aprendizaje mucho más personalizadas e interactivas a públicos diversos con necesidades de aprendizaje específicas.

Las potentes funciones y la fácil integración que ofrece Totara Learn, junto con la integración, el soporte continuo y los servicios de valor añadido de Hubken Group, permitieron a CVS Group implementar con éxito sus programas de formación en 500 clínicas veterinarias del Reino Unido, los Países Bajos y la República de Irlanda.

Resultados

CVS Group puso en marcha su nueva solución Totara Learn a finales de 2019. Enseguida notaron grandes mejoras con respecto a su anterior sistema de gestión del aprendizaje (LMS), y recibieron comentarios positivos de los empleados de toda la organización. Entre los resultados mejorados se incluyen:

• Aumento en el número de cursos completados: el número de cursos completados en la formación obligatoria sobre cumplimiento normativo, registrado de forma centralizada, pasó de 339 en 2019 a 22 566 en lo que va de 2020
• Proceso simplificado de reserva de cursos: permite a los empleados reservar fácilmente sesiones de formación con la aprobación de sus superiores, lo que agiliza enormemente un proceso que antes era bastante descoordinado
• Menos molestias al iniciar sesión: Hubken Group implementó un proceso de inicio de sesión único (SSO) que permite a los empleados acceder a Totara y a otras plataformas internas con un único conjunto de credenciales de inicio de sesión
• Mejora de la experiencia del usuario: gracias a unos flujos de trabajo optimizados y a un contenido formativo presentado en interfaces claras y fáciles de usar, los comentarios positivos de los empleados han puesto de manifiesto una mejora en la experiencia de los alumnos.
• Contenido fácil de crear: la función de creación de cursos de Totara Learn permitió a los administradores de formación crear y distribuir fácilmente los contenidos formativos, algo que antes resultaba complicado y llevaba mucho tiempo

«Una de las mayores ventajas de Totara Learn es la conexión que permite establecer entre los responsables y los equipos, ya que permite ver quién ha hecho qué y gestionar sus procesos de aprendizaje sobre la marcha».