Automatización de los datos de RR. HH. en Totara, integración con PowerBi y el ESR del NHS

Este caso de cliente fue presentado originalmente por Chambury Learning, que ahora forma parte de Think Learning tras la adquisición de Totara en 2024 de ambos socios con sede en el Reino Unido.

El UCLH (University College London Hospitals NHS Foundation Trust), situado en pleno centro de Londres, es uno de los consorcios del Servicio Nacional de Salud (NHS) más grandes del Reino Unido y ofrece servicios de atención aguda y especializada de primera clase.

Nuestra misión es ofrecer una atención al paciente de máxima calidad, una formación excelente y una investigación de primer nivel.

En colaboración con el University College London (UCL), somos uno de los cinco centros de investigación biomédica integrales del país. Formamos parte de UCL Partners, que agrupa a algunos de los centros de investigación médica y hospitales de mayor prestigio mundial del Reino Unido.

El desafío

UCLH se enfrentaba al reto de mantener actualizados los datos de los usuarios en Totara sincronizándolos con el ESR del NHS. Esta sincronización garantiza la precisión de los datos en Power BI, lo que refleja el cumplimiento diario de la formación obligatoria del CSTF.

El proceso consistió en extraer manualmente los registros del ESR del NHS correspondientes a 16 000 empleados. Posteriormente, fue necesario llevar a cabo una exhaustiva limpieza de datos, formatearlos y subirlos manualmente a Totara, lo que supuso un alto riesgo de errores debido a la intervención humana.

Consciente de la necesidad de contar con soluciones más eficientes, el UCLH se propuso integrar Totara con otros sistemas internos. El objetivo era automatizar el proceso de sincronización, reducir la intervención manual y mejorar la precisión de los datos.

Al implementar un sistema integrado, el UCLH garantiza un flujo de datos fluido entre ESR y Totara, lo que facilita las actualizaciones en tiempo real de los datos del personal y permite elaborar informes precisos sobre el cumplimiento de la formación del CSTF. Esta iniciativa estratégica no solo reduce el riesgo de errores, sino que también optimiza la eficiencia operativa.

La solución

Trabajar con el equipo de Workforce Intelligence nos permitió crear un informe diario en SQL que, al combinarse con otras fuentes de datos internas, facilita la automatización total de los procesos de limpieza de datos.

Este enfoque garantiza que los registros sean lo más precisos posible, ya que los perfiles de los usuarios se vinculan a Totara Audiences para reflejar fielmente la formación asignada según el Marco de Formación en Competencias Básicas (CSTF), un requisito obligatorio en todo el NHS.

Para automatizar la carga del informe en Totara, el UCLH se asoció con Think Learning e implementó su complemento de importación automática de datos de RR. HH. Esta integración permitió una transferencia de datos fluida cada día, garantizando que los perfiles del personal en Totara se actualizaran continuamente con la información más reciente y precisa procedente del ESR.

Esta implementación elimina la necesidad de intervención humana, lo que reduce al mínimo los errores en la introducción de datos y garantiza la precisión. Al eliminar la introducción y corrección manual de datos, se ha mejorado considerablemente la integridad de los datos. Además, esto garantiza que los extractos se vinculen directamente a las fuentes de Trust, manteniendo la coherencia con la estructura y las jerarquías de Trust.

De este modo, se sienta una base sólida para la toma de decisiones y el seguimiento del cumplimiento.
Al aprovechar los informes, UCLH pudo generar con seguridad datos que reflejan con precisión la jerarquía de la organización, lo que facilita la toma de decisiones fundamentadas en todos los niveles de la organización en lo que respecta a la formación y la educación.

Además, el UCLH ha implementado la interfaz automatizada bidireccional ESR de Think, desarrollada en colaboración directa con el NHS de Inglaterra, lo que permite transferir los registros de CSTF (formación obligatoria) del personal que ya había cumplido con los requisitos en otras organizaciones del NHS. Esto mejora aún más la precisión y la exhaustividad de los registros de formación del personal en Totara y garantiza que, por ejemplo, el personal médico que ya cumple los requisitos en otros consorcios del NHS pueda desempeñar sus funciones sin tener que repetir la formación de cumplimiento, lo que aumenta el tiempo que dedican a los pacientes.

Gracias al uso de soluciones integradas, UCLH puede exportar datos desde una base de datos PostgreSQL Replica que funciona junto con Totara al sistema de informes de datos Power BI. Esto permite a los altos directivos de toda la organización acceder a datos en tiempo real y precisos, lo que facilita la toma de decisiones fundamentadas y garantiza el cumplimiento efectivo de los requisitos normativos.

Resultados

La implementación ha sido todo un éxito para el UCLH. Ahora se actualiza Totara a diario con datos precisos de los usuarios, incluyendo requisitos de formación del CSTF asignados con exactitud y adaptados a cada puesto. Los responsables se benefician de una visión clara de sus equipos, lo que facilita una asignación eficaz de los recursos.

La automatización permite crear nuevas cuentas de usuario a diario, lo que facilita los procesos de incorporación con seis semanas de antelación respecto a las fechas de inicio, lo que mejora la eficiencia y reduce la carga administrativa.

La posibilidad de exportar la formación datos de cumplimiento diariamente a Power BI proporciona a los responsables de la toma de decisiones información útil. La visibilidad en tiempo real del cumplimiento de la formación permite intervenir de forma proactiva y garantiza que se cumplan los requisitos normativos.

La implementación exitosa de estos procesos mejora considerablemente la precisión de los datos, la eficiencia operativa y la capacidad de toma de decisiones.

La creación de una fuente de datos combinada permitió incluir identificadores únicos clave que facilitan la conciliación de los usuarios con los datos centrales de RR. HH. Esta función permite transferir sin problemas los datos de formación antes de la fecha de incorporación de los nuevos empleados, lo que mejora el proceso de incorporación y garantiza una transición más fluida para ellos.

Esta integración resultó especialmente beneficiosa para los grupos de personal médico y odontológico, ya que suelen rotar por el NHS. Al sincronizar los datos de los usuarios con ESR, el UCLH se asegura de que este personal no tenga que repetir la formación que ya ha completado. Esto resolvió un reto importante al agilizar los procesos de incorporación del personal médico y odontológico, lo que, en última instancia, mejoró la experiencia de los usuarios y redujo las cargas administrativas.

La implantación de procesos automatizados ha supuesto un ahorro de tiempo considerable y una mayor eficiencia operativa:

Menos tiempo dedicado a tareas administrativas: La automatización ha eliminado en gran medida la necesidad de introducir datos manualmente y de realizar tareas de conciliación. Esto ha liberado recursos administrativos, lo que permite al personal centrarse en iniciativas más estratégicas.
Eliminación de la formación redundante: Los nuevos empleados que hayan completado la formación en otras organizaciones del NHS ya no tienen que repetir la formación que ya han hecho con la frecuencia requerida. Esto garantiza una incorporación más eficiente y evita duplicidades innecesarias.

Informes de cumplimiento mejorados: gracias a la automatización, los datos de cumplimiento se exportan a Power BI, lo que permite crear paneles de informes en tiempo real, ahorrando tiempo y ofreciendo información en tiempo real sobre los datos de cumplimiento, lo que se traduce en una toma de decisiones más fundamentada e intervenciones proactivas.

En general, estas mejoras ponen de manifiesto el impacto transformador que tiene la automatización en la eficiencia operativa y la gestión del cumplimiento normativo en el UCLH.