Ya sea que las llames reuniones de seguimiento del rendimiento, charlas informales o reuniones individuales, las conversaciones frecuentes con el personal tienen un gran impacto en la gestión de la experiencia de los empleados y en la productividad.
Las reuniones de seguimiento continuas permiten a los responsables ofrecer a los empleados comentarios puntuales sobre su rendimiento, mantener su compromiso y alinear los objetivos de la organización con las metas de los empleados.
Pero, ¿cuál es la plantilla perfecta para las reuniones de seguimiento del rendimiento de los empleados?
Sigue la lista de verificación que aparece a continuación para adoptar un enfoque que se adapte a tu estilo de gestión continua del rendimiento.
Cómo organizar las reuniones de evaluación del rendimiento de los empleados
Poner en marcha reuniones de seguimiento continuas requiere planificación y comunicación con tu equipo:
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Busca una herramienta centralizada para las evaluaciones de rendimiento, el seguimiento de objetivos, los comentarios y la toma de notas, que te permita gestionar las reuniones de seguimiento del rendimiento. Es imprescindible para las conversaciones sobre OKR, proyectos o acciones concretas que luego influirán en las evaluaciones formales de rendimiento. (Te recomendamos un sistema de gestión del rendimiento de los empleados como Totara Perform.)
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Decide con qué frecuencia quieres hacer tus reuniones de seguimiento del rendimiento. Para quienes aplican un proceso de gestión del rendimiento más ágil, estas reuniones suelen celebrarse cada semana, cada dos semanas o cada mes.
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Confirma la duración de cada reunión. Bastan entre 15 y 30 minutos para mantener una conversación informal sobre los avances semanales o mensuales.
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Planifica la estructura de tus reuniones de seguimiento del rendimiento. ¿Cómo vas a decidir el tema de cada reunión? ¿Pedirás a los empleados que resuman su semana o harás un seguimiento de las tareas pendientes que anotaste en semanas anteriores? No hace falta que haya un sistema rígido detrás de cada reunión, pero tener en mente un sistema flexible te ayudará en tu estrategia de rendimiento y compromiso de los empleados.
Cómo prepararse para cada revisión
Lo último que quieres es tener que buscar a toda prisa un tema de conversación y dar la impresión de que no estás preparado cuando te reúnas con un empleado. Tómate unos minutos para preparar el orden del día y la reunión.
Aunque esto no siempre es necesario, ya que se tendrán en cuenta tus conversaciones y temas anteriores, repasar tus notas anteriores en el sistema de gestión del rendimiento hará que cada reunión de seguimiento sea más fluida.
También puedes prepararte mejor para cada reunión de evaluación del rendimiento haciendo lo siguiente:
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Revisar tu bandeja de entrada o las herramientas de trabajo colaborativo en busca de mensajes del empleado
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Revisar la lista actual de prioridades y proyectos del empleado
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Anotarme que tengo que compartir comentarios positivos o constructivos sobre ciertos trabajos entregados
Cómo dirigir la conversación durante la reunión inicial
Una de las muchas ventajas de las reuniones periódicas para evaluar el rendimiento es la sencillez y la flexibilidad que ofrecen tanto a los jefes como a los empleados. Por suerte, no hace falta que cada conversación sea como un informe militar en el que se exijan detalles sobre cada uno de los objetivos.
En su lugar, céntrate en hacer que los empleados se sientan a gusto. Puedes hacerlo empezando con un breve resumen de tu semana o planteando las siguientes preguntas abiertas:
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¿Qué tal te ha ido la semana o el mes?
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¿En qué has estado trabajando hasta ahora?
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¿Hay algo más en lo que necesites ayuda?
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He visto tu [inserta el trabajo entregado] y [da tu opinión positiva]
Una vez que hayas roto el hielo, elige uno o varios temas para tratar. Entre ellos se incluyen:
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Actualizaciones sobre los objetivos y los resultados esperados
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Comentarios positivos o constructivos sobre ciertos proyectos
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Reconocer los avances que han logrado
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Compartir los comentarios de la alta dirección
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Comentarios sobre los programas de formación y aprendizaje electrónico de la empresa
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Preguntarles por su formación y sus progresos en el aprendizaje
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Informarles de las novedades y los cambios en la empresa
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Pedirles ideas y opiniones sobre los próximos proyectos
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Hablar sobre su desarrollo profesional y sus objetivos
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Revisar sus prioridades de trabajo y asegurarse de que se dedican a las tareas adecuadas
Antes de que termine la reunión, resume los puntos importantes y las medidas a tomar que se hayan tratado.
Esto te da la oportunidad de asegurarte de que los empleados tengan claras sus prioridades para el próximo mes o la próxima semana. Además, os da a ambos una última oportunidad para tomar notas, confirmar los plazos y hacer cualquier pregunta que quede pendiente.
Después de facturar
Esto significa que tendrás un registro de lo que se ha hablado, de las expectativas y de los puntos importantes que se han planteado, e incluso podrás vincular los objetivos de rendimiento con las actividades de formación, las competencias, la evaluación de 360 grados y mucho más, para impulsar la productividad en tu lugar de trabajo.
Biografía del autor: Hassan Uddeen es un estratega de contenidos y experto en SEO autónomo especializado en recursos humanos y marketing de contenidos B2B
