Der „Kent and Medway NHS and Social Care Partnership Trust“ gewährleistet die Einhaltung maßgeschneiderter Fortbildungsmaßnahmen

Diese Kundenreferenz wurde ursprünglich von Chambury Learning bereitgestellt, das nun zu Think Learning gehört, nachdem der Übernahme durch Totara im Jahr 2024 beider in Großbritannien ansässigen Partner.

Der „Kent and Medway NHS and Social Care Partnership Trust“ erbringt in Zusammenarbeit mit dem Kent County Council Dienstleistungen im Bereich der psychischen Gesundheit und der Sozialfürsorge für die Grafschaft Kent. In Medway arbeitet der Trust eng mit der örtlichen Einheitsgemeinde zusammen, um integrierte Gesundheits- und Sozialfürsorgedienste anzubieten.

Als einer der größten Träger für psychische Gesundheit des Landes deckt die Einrichtung ein Gebiet von 1.450 Quadratmeilen ab und versorgt 1,7 Millionen Menschen in Kent und Medway. Sie beschäftigt 3.318 Mitarbeiter sowie 228 abgeordnete Mitarbeiter, die in 66 Gebäuden an 33 Standorten tätig sind.

Die Herausforderung

Als Organisation, die Gesundheitsdienstleistungen für die Öffentlichkeit erbringt, wird KMPT regelmäßig von der Care Quality Commission (CQC) überprüft. Diese Inspektionen können nach festgelegten Zeitplänen oder ad hoc erfolgen, was erfordert, dass der Trust jederzeit in Echtzeit auf Compliance-Berichte zugreifen kann, dass Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten Echtzeitdaten zur Verfügung stehen und dass die Mitarbeiter ihr Lernmanagementsystem einfach und unkompliziert nutzen können, um sich über ihre gesetzlich vorgeschriebenen, obligatorischen und wesentlichen Schulungen auf dem Laufenden zu halten.

Fachkräfte im Gesundheitswesen sind sehr beschäftigt; sie sind dafür zuständig, Patienten zu betreuen, deren Angehörige zu unterstützen und stehen unter dem Druck, nicht nur interne, sondern auch nationale Ziele zu erreichen. Die Teilnahme an Fortbildungen, die für ihre Tätigkeit relevant sind und den lokalen Compliance-Anforderungen entsprechen, tritt in den meisten Fällen in den Hintergrund. Das Lernangebot muss leicht zugänglich, leicht verständlich und zeitsparend sein.

Für KMPT war es von entscheidender Bedeutung, dass der Nutzerengagement bei der Einführung von Totara Learn hohe Priorität erhielt, und dass dieses Engagement für die Wirksamkeit von Schulungen und Compliance unerlässlich ist, was wiederum dazu beiträgt, die Unternehmensziele zu erreichen, ohne die Organisation zu überlasten und die Aufgaben so effektiv und effizient wie möglich zu erledigen.

Die Lösung

Totara Learn und die von Think Learning bereitgestellten maßgeschneiderten Plugins sind entscheidend dafür, dass KMPT eine sehr hohe Nutzeraktivität verzeichnet, wobei alle notwendigen Informationen für die Endnutzer auf ihren personalisierten Startseiten verfügbar sind und von dort aus mit nur ein oder zwei Klicks erreichbar sind. Dies bedeutet, dass Endnutzer und Führungskräfte ihre Compliance-Kennzahlen bereits bei der Anmeldung einsehen und mit minimalem Systemwissen und Zeitaufwand sofort die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können. Nutzer sehen ihre eigene Compliance; Führungskräfte sehen sowohl ihre eigenen als auch die Daten ihrer direkten und indirekten Mitarbeiter, was die Compliance der gesamten Organisation steigert.

Alle Nutzer fühlen sich mit dem System wohl, können ihren Compliance-Status einsehen und ihre Fortbildung nahtlos aktualisieren, ohne über Systemkenntnisse zu verfügen. Zugänglich und leicht verständlich. Dies belegen die Statistiken zu Compliance und Nutzeraktivität. Dies umfasst nicht nur die Kernfunktionen des Systems, sondern auch grafische Anzeigen, die Mitarbeiter und Führungskräfte über den Compliance-Status informieren, sowie Bereiche, in denen sie persönliche Lernfortschritte erfassen, ihren gesamten Lernverlauf einsehen und erkennen können, was sie tun müssen, um die Compliance aufrechtzuerhalten – ohne die Endnutzer mit Lerninhalten zu überfordern, die sie bereits beherrschen und vorübergehend zurückstellen können.

Die Mitarbeiter benötigen zudem in regelmäßigen Abständen Erinnerungen an ihre Fortbildungen, wobei bei Verspätungen Kopien an ihre Vorgesetzten gesendet werden sollten. Totara Learn ermöglicht dies durch vollständig anpassbare Nachrichten, und Think Learning ergänzt dies durch benutzerdefinierte Plugins, die Erinnerungen zu Jubiläen für die Leistungsbeurteilung und andere Funktionen außerhalb des Fortbildungsbereichs verwalten.

Dashboards bieten eine intuitive Möglichkeit, die wichtigsten Informationen auf der LMS-Oberfläche in leicht verständlicher Form darzustellen. Dies kann von der Einhaltung von Verlängerungs-, einmaligen und Beurteilungsfristen reichen, die entweder durch grafische Darstellungen oder kontextbezogene Daten veranschaulicht werden. Alle Funktionen sind vollständig interaktiv und enthalten Links zu detaillierteren Berichten. Wenn Sie als Führungskraft bei KMPT tätig sind, sehen Sie die Compliance Ihres Teams; wenn Sie als Pflegekraft tätig sind, sehen Sie Links zu Ihrem Revalidation Toolkit; wenn Sie als Mitarbeiter tätig sind, sehen Sie Ihre persönliche Compliance mit direkten Links zu den Maßnahmen, die Sie heute ergreifen müssen, um die Anforderungen zu erfüllen. Die Homepage für KMPT „richtig“ zu gestalten bedeutet, dass sich die Mitarbeiter mit Totara beschäftigen werden. Eine falsche Gestaltung würde bedeuten, dass sie dies nicht tun. In Zusammenarbeit mit den Webdesignern von Think spiegelt das LMS das lokale Branding vollständig wider, bietet uneingeschränkten Zugang für verschiedene Nutzer und zeigt die dynamischen Info-Blöcke von Think an.

Die Berichterstattung ist für den Vorstand des Kent & Medway Health & Social Care NHS Trust von entscheidender Bedeutung. Ihre ESR-Hierarchien wurden im Rahmen der Bereitstellung in Totara geladen und über Active Directory automatisch aktualisiert. Mithilfe der dynamischen Info-Blocks von Think können sie ihre Hierarchie detailliert analysieren und erhalten prozentuale Berichte über alle Ebenen hinweg bis hin zu den einzelnen Mitarbeitern sowie deren Compliance im RAG-Format [rot-gelb-grün]. Echtzeit-Pivot-Tabellen in Totara entlasten die Verwaltungsteams des KMPT.

Es ist zwar nur ein kleines Detail, doch die KMPT-Farbpalette wurde auf jeden Info-Block angewendet, damit die RAG-Farben zur Marke passen und die Farben den lokalen Prozentgrenzen entsprechen, sodass beispielsweise ROT bis zu 50 %, GELB bis zu 75 % [usw.] eingestellt werden können. In Verbindung mit persönlichen RAG-Blöcken und farbcodierten Startblöcken bedeutet dies, dass alle Benutzer wissen, was zu tun ist und wann. So wird die Einhaltung der Trust-Vorgaben gewährleistet. Zu jeder Zeit.

Wie alle NHS-Organisationen muss auch KMPT sorgfältig haushalten, da die finanziellen Mittel für die Patientenversorgung eingesetzt werden müssen. Das LMS unterstützt dies zwar, doch die Schulungen sollten effizient sein und den budgetären Anforderungen entsprechen. Als Open-Source-Lösung ist Totara Learn eine kostengünstige Option für den Trust, und nach einem gründlichen Beschaffungsprozess entschied man sich für Think Learning, einen in Großbritannien ansässigen Platinum-Partner, als Kooperationspartner. Die Zusammenarbeit mit Think ermöglichte es KMPT zudem, ohne zusätzliche Kosten auf eine riesige Sammlung frei verfügbarer nationaler E-Learning-Inhalte zuzugreifen, auf die die Lernenden rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr in einem nahtlosen Prozess mit vollständiger Berichterstattung zugreifen können. Außerdem experimentieren sie mit Webkonferenzen unter Verwendung von Totara und anderen Open-Source-Tools, die keine zusätzlichen Kosten verursachen.

Das Ergebnis

Der „Kent & Medway Partnership and Social Care NHS Trust“ hat Totara Learn im September 2018 in Betrieb genommen. Innerhalb von drei Monaten verzeichnen sie eine Nutzeraktivität von über 81,3 % und eine durchschnittliche Teilnahmequote von 88,64 % bei allen Kernschulungen. Das ist ziemlich bemerkenswert.

Einführung: Ein neues Teammitglied sieht sein Einführungs-Dashboard, das ihm die Organisation vorstellt und ihm das erforderliche Lernprogramm aufzeigt, das es als „neuer Mitarbeiter“ absolvieren muss. Sobald diese Programme abgeschlossen sind, wird es der entsprechenden Zielgruppe zugeordnet und erhält somit sein individuelles Dashboard.

Externe Mitarbeiter: Externe Nutzer wie angehende Ärzte und Pflegekräfte können sich über spezielle Dashboards anmelden und auf lokale Kurse zugreifen. Dadurch wird das Lernangebot des LMS für ein externes Publikum zugänglich gemacht, sodass Ihre Studierenden, Freiwilligen und Aushilfskräfte von Präsenzschulungen, Seminaren, Konferenzen und Online-Lernangeboten profitieren können.

Nicht-klinisches Personal: Die Mitarbeiter können Dashboards einsehen, die vollständig interaktive Übersichten zur Darstellung ihres persönlichen Erfüllungsstands bei den vorgeschriebenen Schulungen anzeigen – mit Informationen aus dem ePortfolio und der Leistungsbeurteilung, die per Mausklick von ihrer Startseite aus abrufbar sind.

Klinisches und medizinisches Personal: Qualifiziertes klinisches und medizinisches Personal kann Dashboards einsehen, die den persönlichen Stand der Erfüllung der Anforderungen in den vorgesehenen Kernfortbildungen anzeigen – mit zusätzlichen Informationen zu beruflicher Fortbildung (CPD), ePortfolio, Revalidation, Leistungsbeurteilung, Supervision und Bildungsurlaub, die alle mit einem Klick von diesem Haupt-Dashboard aus aufgerufen werden können.

Führungskräfte: Nach dem Einloggen sehen Führungskräfte sofort den Compliance-Status ihres Teams. Zusätzlich erhalten sie einen Überblick über die vollständig interaktiven grafischen Daten ihrer direkten und indirekten Mitarbeiter, wodurch sie ohne weitere Klicks über die Compliance ihres Teams und des gesamten Bereichs informiert werden. So erhalten sie sofort die notwendigen Werkzeuge, um die Compliance ihrer eigenen Mitarbeiter zu verbessern. Wenn Führungskräfte ROT sehen, ergreifen sie Maßnahmen. Wenn Führungskräfte GRÜN sehen, können sie sich entspannen.

Führungskräfte und Vorstandsmitglieder; Berichte auf einen Blick mit umfassenden Exportfunktionen. In Pivot-Tabellen zur sofortigen Verwendung, ohne dass Excel-Kenntnisse erforderlich sind.

Administratoren: Systemadministratoren verfügen über ein eigenes Dashboard, das direkte Links innerhalb des Systems zu den Bereichen enthält, die sie häufig nutzen. Sie sind hierfür nicht vollständig auf Think Learning angewiesen; das System ist so konzipiert, dass ihre Administratoren die Dashboards lokal verwalten können und alle Bausteine beliebig kombiniert werden können, um eine Reihe zielgerichteter interaktiver Dashboards zu erstellen, die den laufenden organisatorischen Anforderungen sowie den beruflichen Anforderungen ihrer Mitarbeiter gerecht werden.

„Seit der Einführung von iLearn haben 76 % unserer Mitarbeiter innerhalb von nur 12 Wochen auf das System zugegriffen, was bereits zu einer besseren Einhaltung der e-learning-basierten Pflichtschulungen geführt hat. Wenn sich die Mitarbeiter einloggen, gelangen sie direkt zu ihrem Dashboard, wo sie sofort sehen, welche Essential-Training-Kurse sie aktuell absolvieren, welche bald ablaufen und bei welchen sie den Zeitplan verpasst haben. Dieses System schafft eine Kultur des Wandels, indem es die Mitarbeiter für ihr eigenes Lernen verantwortlich macht und ihnen ermöglicht, dieses effektiv zu gestalten. Die einfache Buchung von Präsenzschulungen und die Absolvierung von E-Learning-Kursen haben die Art und Weise, wie im gesamten Trust auf Schulungen zugegriffen wird, revolutioniert. Führungskräfte können in Echtzeit auf Berichte zugreifen und sofort erkennen, worauf sie ihr Augenmerk richten müssen. Zudem können sie sehen, welche Mitarbeiter an welchen Schulungen teilnehmen, um ihre Dienstpläne besser planen zu können. Aus Sicht des Lernmanagements hat uns iLearn die Möglichkeit gegeben, die Einhaltung von Vorschriften besser zu verwalten und besser zu planen, welche Schulungen wir wo anbieten. Es hat uns den Zugang zu einer breiten Palette nationaler NHS-E-Learning-Inhalte ermöglicht, die wir zuvor nicht nutzen konnten.“
– Leiterin der Abteilung für Weiterbildung und Personalentwicklung, Kent & Medway NHS & Social Care Partnership Trust