La provincia de Amberes ha personalizado por completo su sistema de gestión del aprendizaje (LMS) para mejorar la experiencia de los alumnos

Como organismo público, la provincia de Amberes colabora con sus 69 municipios, donde vive la gente, y con las asociaciones y organizaciones coordinadoras que defienden los intereses de esos habitantes.

El desafío

Con el fin de apoyar a todos los empleados de la Provincia de Amberes en su desarrollo y crecimiento profesional, el departamento de Desarrollo del Talento y Organizativo buscaba una solución de formación moderna.

En el proyecto global «HR-digital», en el que se están actualizando las aplicaciones de RR. HH., ya se ha renovado el motor de nóminas y la base de datos de personal. Por lo tanto, la implementación de una plataforma de formación digital encajaba perfectamente en esta línea de innovación.

Antes ya se usaba un software de formación para gestionar e inscribir a los participantes, pero resultó no ser muy fácil de usar y no tenía ningún módulo para compartir conocimientos, el aprendizaje social ni la posibilidad de importar contenidos de e-learning. Como las licencias de esta herramienta caducaban a finales de 2020, ahora se presentaba una oportunidad real para invertir en una solución orientada al futuro en la que la facilidad de uso y la eficiencia fueran una prioridad.

Al final del proceso de licitación, se eligió Totara LMS como la solución óptima porque cumplía con las expectativas de la Provincia de Amberes. Se le encomendó al Learning Hub la responsabilidad de coordinar la implementación de la nueva plataforma de aprendizaje digital.

Tras la puesta en marcha del LMS en la organización, la Provincia de Amberes siguió comprometida con la mejora de su plataforma para optimizar la experiencia del usuario mediante nuevas funciones. En 2024, pusieron en marcha un proyecto interno para perfeccionar el proceso de incorporación dentro de la organización. Tras un análisis interno, se eligió Totara Perform para agilizar las tareas relacionadas con la bienvenida a los nuevos empleados.

La solución

Siguiendo la metodología ágil, el proyecto se dividió en varios sprints para configurar la plataforma de aprendizaje. Todo empezó con un taller de lanzamiento, tras el cual se pudo elaborar el calendario definitivo. El equipo del proyecto de la Provincia de Amberes adquirió muchos conocimientos sobre Totara gracias a los cursos de la Totara Academy que realizaron. Con estos conocimientos y la orientación adicional de nuestros consultores de aprendizaje durante las demostraciones de los sprints, se convirtieron en expertos en el manejo de la plataforma en muy poco tiempo.

Para mejorar la facilidad de uso, se implementó un sistema de inicio de sesión único (SSO). Posteriormente, se implementó una integración con la base de datos de personal. Esta integra diariamente los datos personales (por ejemplo, nombre, dirección de correo electrónico, cargo, departamento y superior) en el LMS, lo que da como resultado una plataforma siempre actualizada y más fácil de gestionar.

También añadimos un mensaje de bienvenida personalizado a la página de inicio. La nueva plataforma para alumnos recibió el nombre interno de «LEO» y se lanzó a principios de 2021. De esta forma, toda la organización pudo empezar bien el año nuevo desde el primer momento; las primeras reacciones son positivas. Las personas con funciones específicas en la organización, como los responsables de RR. HH., de salud y seguridad y los formadores, recibieron paneles de control personalizados, lo que les permite acceder rápidamente a la información más relevante para sus responsabilidades.

Uno de los requisitos más importantes era gestionar la formación presencial (ILT) y los seminarios web (VILT). Además de hacer un seguimiento de las inscripciones y registrar la asistencia, también se añadió la opción de manifestar interés. Esto permite a los administradores diseñar su oferta formativa de forma muy detallada, basándose en los intereses de los empleados. Por último, también se ajustaron las notificaciones estándar para que los empleados recibieran el enlace a la ubicación del seminario web directamente en su buzón de correo electrónico en cuanto se inscribieran en un curso de seminario web.

Una vez finalizado el curso, se recaba regularmente la opinión de los alumnos a través de la actividad estándar de comentarios. Los recordatorios automáticos ayudan a mejorar las tasas de entrega y animan a los alumnos a volver a visitar la página del curso al cabo de un tiempo. Esta función permite a la Provincia de Amberes evaluar si los alumnos han aplicado los conocimientos adquiridos y han cambiado su comportamiento tras completar el curso.

El resultado

Unos años más tarde, la Provincia de Amberes puso en marcha una oferta formativa completa y variada para sus empleados. Ofrecen diversidad tanto en cuanto a contenidos (informática, bienestar, gestión, seguridad y medio ambiente, eficiencia laboral, etc.) como en cuanto a métodos de aprendizaje (clases presenciales, e-learning, seminarios web, cursos en grupo). Los empleados pueden consultar esta oferta formativa en el catálogo de Totara Learn, donde la duración de cada curso se indica mediante un icono de reloj de arena. En las descripciones de los cursos se incluyen comentarios de otros alumnos para animar a otros a inscribirse.

Para agilizar el proceso de incorporación, se han implementado las actividades de rendimiento de Totara Perform. Cada vez que un nuevo empleado se incorpora a la Provincia de Amberes, se crea automáticamente una actividad de rendimiento basada en un público dinámico. Todas las partes interesadas tienen acceso a la actividad, lo que les ofrece una visión clara de su tarea (¡y del estado de las demás tareas!). Los recorridos guiados les ayudan a familiarizarse con este nuevo proceso, facilitándoles la adaptación al sistema actualizado.