La Fundación Endeavour ha puesto en marcha un programa de aprendizaje personalizado con Totara Learn

La Fundación Endeavour es una organización sin ánimo de lucro fundada en 1951 con el objetivo de ayudar a las personas con discapacidad intelectual a llevar la mejor vida posible, empezando por garantizarles la igualdad de acceso a la educación y al aprendizaje de habilidades para la vida cotidiana.

Hoy en día se centran en las capacidades: en los sueños, los objetivos y el potencial. Colaboran con sus clientes para imaginar las posibilidades y luego trabajan juntos para hacerlas realidad.

El desafío

La Fundación Endeavour necesitaba implementar un nuevo sistema de gestión del aprendizaje (LMS) para gestionar, supervisar, elaborar informes y llevar a cabo iniciativas de educación y formación en todos los servicios de la Fundación Endeavour para unos 3.000 empleados, en consonancia con la estrategia de formación y desarrollo de la organización, que está en constante evolución.

Para que el análisis de viabilidad del LMS tuviera éxito, era necesario que la implementación:

• Aumenta la implicación y la participación mediante una experiencia de usuario motivadora y positiva
• Reduce los costes de mantenimiento de los sistemas de software internos utilizando un sistema SaaS accesible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en diferentes zonas horarias y ubicaciones geográficas
• Reduce los costes de gestión de las sesiones de formación utilizando un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) para crear aulas virtuales y opciones de aprendizaje en línea
• Reduce las sesiones de formación presenciales y crea un proceso de formación fluido que no requiera la presencia física de un formador, y aprovecha los diferentes modelos de aprendizaje
• Reducir los costes y los retrasos en la preparación y la puesta en marcha de nuevas iniciativas de formación
• Incluye un panel de control con una marca alternativa para el personal de las filiales de Community Solutions Group

La solución

El diseño de la implementación del LMS tenía que cumplir unos criterios clave de flexibilidad técnica y adaptarse a una amplia variedad de experiencias de usuario, entre las que se incluyen:

• Ofrecer una plataforma para impartir cursos y proporcionar recursos que sirvan de apoyo a la acreditación anual
• Proporcionar un acceso seguro en función del rol del usuario
• Integración bidireccional con los sistemas clave de Endeavour Foundation, como el HRIS
• Opciones de registro masivo, incluido el registro automático desde sistemas externos cuando sea necesario, como por ejemplo desde el sistema de información de recursos humanos (HRIS)
• Comprobación automática de duplicados mediante el módulo de integraciones Androsync de Androgogic
• Reunir todo el material e información de los cursos (tanto online como presenciales) en un solo lugar para que los usuarios puedan acceder fácilmente
• Generación automática de cursos obligatorios y recomendados para los usuarios
• Gestión automatizada de las certificaciones («cursos de renovación»), incluyendo informes y notificaciones

Que sea fácil de navegar e incluya:

• Un aspecto y una experiencia de usuario coherentes en todo el sistema
• Navegación coherente, incluyendo la ubicación y la estructura de los menús, los botones en los que se puede hacer clic y el texto
• Paneles personalizados para seguir el progreso del aprendizaje

La arquitectura del LMS tenía que satisfacer las necesidades de experiencia de usuario de cada público durante una fase piloto y ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a los cambios y, a medio y largo plazo, a públicos cambiantes y diversos:

• Personal
• Aprendices
• Becarios
• Voluntarios
• Personal con contrato

La experiencia del usuario requería «paneles de control» personalizados para cada público, con el fin de poder presentar diferentes conjuntos de recursos y otros materiales de apoyo según las necesidades. Totara Learn y la suite de productos Androgogic Totara Plus nos proporcionaron todas las funciones necesarias para alcanzar nuestros objetivos.

Un requisito clave era implementar una arquitectura de LMS flexible, escalable y eficiente, y Endeavour Foundation pudo aprovechar la sofisticada plataforma de aprendizaje desarrollada por Androgogic, socio de Totara, para alcanzar e incluso superar los objetivos del proyecto.

Resultados

La iniciativa ha sustituido los engorrosos procesos manuales y las relaciones con múltiples proveedores por una automatización fluida y un único proveedor, por lo que tiene como objetivo lograr un retorno de la inversión positivo. Teniendo en cuenta todo esto, el equipo directivo ha determinado que el proyecto es rentable y ya ha puesto en marcha nuevas mejoras.

El proyecto cumplió los principales objetivos estratégicos de rendimiento al proporcionar la funcionalidad necesaria para:

• Reunir todo el material e información de los cursos (tanto en línea como presenciales) en un solo lugar para que los usuarios puedan acceder fácilmente
• Generación automática de cursos obligatorios y recomendados para los usuarios mediante audiencias dinámicas, lo que permite asignar cursos en función de los metadatos de los usuarios, como, por ejemplo, su rol, los estándares de competencia preestablecidos, etc.
• Gestión automatizada de las certificaciones (cursos de renovación), incluyendo informes y notificaciones
• Opciones de administración detalladas, como por ejemplo:
• Una imagen de marca coherente
• Crear y editar informes
• Crear y editar encuestas de evaluación
• Crear grupos de usuarios o «públicos» mediante reglas dinámicas de metadatos de usuario y vincular dichos públicos a la inscripción obligatoria y voluntaria en cursos, planes de aprendizaje y permisos de acceso a la interfaz, incluyendo, por ejemplo, paneles de control específicos para cada público, etc.
• La capacidad de configurar nuevas integraciones y gestionar el soporte operativo mediante Androsync y Androexport de Androgogic
• Cargar el contenido por tu cuenta sin necesidad de ayuda del proveedor
• Crea, edita y programa varias notificaciones, incluyendo avisos por correo electrónico
• Fácil de navegar, e incluye:
  • Un aspecto y una experiencia de usuario coherentes en todo el sistema
  • Una navegación coherente, incluyendo la ubicación y la estructura de los menús, los botones en los que se puede hacer clic y el texto
  • Mi página de aprendizaje, que muestra solo los cursos completados (en un informe de aprendizaje)
• Más fácil de mantener que los sistemas antiguos, que consumen muchos recursos
• Se integra perfectamente con otros sistemas empresariales y:
  • Eliminar o reducir considerablemente la necesidad de introducir datos manualmente para el registro de usuarios
  • Permite que el usuario final pueda ver la información sobre el progreso en el LMS, para que tenga una visión general de su formación
  • Actualiza el sistema de información de recursos humanos con los datos de finalización de los cursos
  • Exportar los datos del informe a Power BI

El éxito del proyecto dio lugar a un compromiso con una hoja de ruta de desarrollo para ampliar la plataforma y ofrecer nuevas funcionalidades, entre las que se incluyen:

• Gestión del rendimiento
• Tasaciones
• Integración de seminarios web
• Actualización del material didáctico

La experiencia del usuario incluye «paneles de control» personalizados para cada grupo de destinatarios, lo que permite presentar diferentes conjuntos de recursos y otros materiales de apoyo según las necesidades. Totara Learn y la suite de productos Androgogic Totara Plus nos proporcionaron todas las funciones necesarias para alcanzar nuestros objetivos.

Un requisito clave era implementar una arquitectura de LMS flexible, escalable y eficiente, y Endeavour Foundation pudo aprovechar la sofisticada plataforma de aprendizaje desarrollada por su socio clave en tecnología educativa, Androgogic, para alcanzar e incluso superar los objetivos del proyecto.

«El proyecto se entregó a tiempo y dentro del presupuesto, con un enfoque de gestión que permitió una implementación rápida sin comprometer la calidad. Ahora contamos con una arquitectura LMS moderna y escalable que respalda nuestro crecimiento. Tanto nuestro personal como la dirección han valorado muy positivamente la implementación exitosa de un repositorio central, un punto de acceso único para todo el contenido, la inclusión de vídeo, audio, podcasts, animaciones y contenido SCORM, así como paneles personalizados para nuestro personal, aprendices, becarios, voluntarios y personal contratado».