El Instituto de Profesionales de la Publicidad ahorra 100 000 libras al año gracias a Totara Learn

La IPA es ampliamente reconocida como la organización profesional más influyente del mundo en el ámbito de la publicidad y la comunicación de marketing, y ofrece una amplia gama de cursos y titulaciones que constituyen el estándar mundial en materia de formación y desarrollo profesional en el sector publicitario.

El objetivo de la IPA es seguir transformando la publicidad y las comunicaciones de marketing, pasando de ser un sector profesional a convertirse en una profesión. Eso significa desarrollar las habilidades y los conocimientos de quienes trabajan en este ámbito, para que los clientes y el público en general vean en ellos a expertos cualificados, de confianza y valorados, lo cual tiene sentido, ya que se estima que el sector de la publicidad y las comunicaciones aporta 120 000 millones de libras al PIB del Reino Unido.

El desafío

Desde su creación en 2003, la titulación estrella de la IPA —el Certificado Básico en Publicidad— ha sido obtenida por más de 14 000 personas en más de 87 países. El certificado atrae a más de 1200 alumnos en el Reino Unido y a 500 en todo el mundo.

Quince años después de su lanzamiento, la plataforma que ofrecía esta y otras titulaciones clave ya no ofrecía la experiencia de usuario que espera el estudiante de hoy en día: la entrega de contenidos era lenta, no se había adaptado a la evolución de los dispositivos que utilizan los estudiantes y no permitía al equipo de la IPA gestionar sus propios estudiantes y titulaciones.

La IPA también quería empezar a ofrecer sus exámenes en línea, con el fin de ofrecer un modelo más flexible y sostenible que permitiera cumplir su objetivo de impartir titulaciones clave a nivel mundial. Los comentarios de los alumnos indicaban que la IPA tenía que abordar estas cuestiones si quería mantener su reputación como principal proveedor de formación continua para el sector.

La solución

La solución Totara de IPA tenía que estar lista a tiempo para el relanzamiento de su Certificado Avanzado en Publicidad, y los alumnos iban a valorar la experiencia de uso de la plataforma tanto como el contenido en sí. Eso significaba que la experiencia del alumno tenía que ser fluida, atractiva e intuitiva desde el primer día.

La plataforma se puso en marcha con una versión de Totara bastante estándar, aunque con un tema modernista con la marca de IPA, el filtro de menú «Isotope» de Kineo para alternar entre los módulos disponibles en las titulaciones de IPA y un enlace de inicio de sesión único con el sistema de afiliación de IPA. Kineo también desarrolló un bloque personalizado «Mi progreso» que permitía a los alumnos ver un resumen detallado de su progreso a medida que avanzaban en las titulaciones en las que estuvieran matriculados.

Al principio, solo había una titulación disponible, pero en los últimos 18 meses, el IPA ha relanzado toda una serie de programas estrella en Totara, cada uno con su propia identidad de marca. El uso del panel de control y la funcionalidad de audiencia de Totara, junto con un conjunto de plantillas de cursos con temas específicos, ha permitido a la IPA crear nuevas titulaciones y luego publicarlas y gestionarlas fácilmente de forma interna, con la seguridad de que se mantiene la coherencia estilística en toda su oferta formativa.

La plataforma Totara de IPA les permite ofrecer una experiencia de usuario fluida, en la que no hay una separación brusca entre el diseño del contenido y la propia plataforma, en todas sus titulaciones.

Aunque todo el contenido de Totara y la IPA está diseñado para adaptarse a cualquier dispositivo, en 2018 Kineo colaboró con la IPA para desarrollar y lanzar una aplicación móvil nativa para iOS y Android, que se integra fácilmente con Totara. La aplicación permite a los alumnos descargar la mayor parte del contenido de los cursos de la IPA para poder acceder a él sin conexión. Los datos de finalización se sincronizan con Totara cada vez que los alumnos vuelven a conectarse.

En 2018, IPA integró el complemento de curación de contenidos Anders Pink para Totara Learn, que enriquece el catálogo de contenidos de aprendizaje de la plataforma con artículos especialmente seleccionados de medios de comunicación relevantes de todo el mundo.

Los planes de futuro de la IPA pasan por ampliar el alcance de su sistema de gestión del aprendizaje (LMS) Totara para ofrecer más titulaciones a sus miembros en todo el mundo; esto no habría sido posible antes sin la autonomía y la reducción del tiempo de asistencia técnica que ha proporcionado Totara.

El resultado

La IPA se había fijado varios objetivos para esta renovación, y uno de ellos en concreto era aumentar en un 1 % las valoraciones positivas del entorno en línea por parte de quienes lo calificaron como «bueno», «muy bueno» o «excelente» en 2018. La IPA está encantada de que ahora el 97 % (frente al 93 % anterior) califique la formación como «buena» o superior.

Las valoraciones de la plataforma en línea (Totara) también mejoraron notablemente, al igual que la opinión sobre el nuevo examen en línea, que también se realizó a través de Totara.

Desde que adoptaron Totara, el equipo de IPA ha podido dedicar más tiempo a trabajar con los alumnos y a centrarse en el crecimiento y la ampliación de su oferta formativa para ellos. Solo con el relanzamiento del certificado básico, IPA está consiguiendo un ahorro anual de 23 000 £.

Gracias a la mejora de la experiencia del usuario, la IPA también ha observado una reducción significativa de las consultas de los alumnos en la plataforma. Antes, el soporte y el mantenimiento se subcontrataban, pero ahora las consultas de los alumnos se han reducido a un nivel tal que el equipo de la IPA puede gestionarlas internamente. Esto le suponía a la empresa un gasto anual de 11 400 £. Entre todas las titulaciones que ofrecen en Totara, IPA calcula que ahorran más de 100 000 £ gracias a la adopción de Totara y a su colaboración con Kineo.

«Pasarnos de un LMS propio a Totara nos ha permitido ser más ágiles y reaccionar rápidamente ante cualquier cambio que afecte a nuestro sector y, de esta forma, ahorrar dinero al no tener que recurrir a terceros. Además, no solo han mejorado los comentarios de los alumnos desde el lanzamiento, sino que también ha bajado el número de consultas de asistencia, lo que nos permite dedicar menos tiempo a gestionar problemas de acceso y correcciones de errores, y en cambio dedicar más tiempo a ayudar a los alumnos a mejorar. La fluidez en la realización y gestión de los exámenes en línea fue clave para nuestro crecimiento global y me alegró que una solución sencilla a través de Totara, propuesta por Kineo, nos haya funcionado a la perfección».