EULAR - Cómo define Totara los años de evolución del aprendizaje

La Alianza Europea de Asociaciones de Reumatología (EULAR) ha estado a la vanguardia del avance del conocimiento y la formación en reumatología. Con su compromiso cada vez mayor con el aprendizaje digital, la Escuela de Reumatología de la EULAR (ESOR) ha aprovechado el LMS de Totara para mejorar significativamente su plataforma. Desde proyectos galardonados hasta innovaciones revolucionarias, este caso práctico destaca la evolución de la ESOR a través de sus recientes actualizaciones de Totara, redefiniendo el futuro de la educación digital en el ámbito sanitario.

El desafío

La Escuela de Reumatología de la EULAR, una plataforma galardonada en el sector de la formación sanitaria, ya había cosechado un éxito considerable. La plataforma contaba con potentes funciones de gestión del aprendizaje, como el procesamiento de pagos a través de PayPal, la inscripción en cursos y el seguimiento de la participación de los alumnos. Sin embargo, a medida que aumentaba el número de usuarios y las exigencias administrativas, EULAR se enfrentó a varios retos a la hora de mejorar la eficiencia de la gestión de usuarios, la generación de informes y la integración de pagos.

El proceso de inscripción, aunque funcionaba, necesitaba funciones más avanzadas para ofrecer opciones de pago más detalladas y una generación de informes fluida. PayPal, aunque muy utilizado, no proporcionaba el nivel deseado de detalle en las transacciones y ya no se ajustaba del todo a las necesidades cambiantes de la EULAR. Además, la capacidad de la plataforma para suspender automáticamente las cuentas de los usuarios inactivos, automatizar los flujos de trabajo de creación de cursos y generar informes completos para el análisis y la participación de los usuarios era limitada. Los gastos administrativos iban en aumento, y la falta de un seguimiento avanzado del progreso de los alumnos y del rendimiento de los cursos limitaba la capacidad de la plataforma para escalar de manera eficiente.

Además, el proceso de solicitud de subvenciones y becas, aunque funcionaba, necesitaba una modernización para atender mejor a su público objetivo, entre los que se incluyen investigadores y profesionales sanitarios. El objetivo era hacer que el proceso de solicitud fuera más fácil de usar y eficiente, lo que, en última instancia, facilitaría una gestión más rápida y precisa de las subvenciones.

La solución

Para hacer frente a estos retos, EULAR colaboró estrechamente con su socio de toda la vida LearnChamp y Totara para vamos a implementar una serie de actualizaciones importantes que ofrecerán una experiencia más eficiente, fácil de usar y con más funciones. Entre los cambios más destacados se encontraban:

1. Integración de pagos con Worldline:

EULAR sustituyó PayPal por la integración de Worldline Payments, lo que agilizó el procesamiento de los pagos. Este cambio permitió contar con un sistema de pago más detallado, mejores informes de transacciones y un proceso de pago global más eficaz. Gracias a la integración, los usuarios ahora pueden ver un desglose más claro de las opciones de pago, lo que mejora su experiencia y, al mismo tiempo, proporciona a los administradores informes completos sobre los pagos y el estado de las inscripciones.

2. Métodos avanzados de inscripción:

El nuevo método de inscripción para los clientes de pago permitió un mejor seguimiento de los pagos y del estado de las inscripciones. Se implementó un sistema de pago más detallado, que ofrece a los usuarios pasos claros durante el registro y reduce la carga administrativa para el personal de la EULAR.

3. Suspensión de la cuenta por inactividad:

Para garantizar la calidad y la relevancia de la plataforma, se ha introducido una nueva función para suspender las cuentas de los usuarios inactivos. Los usuarios que no hayan iniciado sesión durante un tiempo determinado recibirán ahora notificaciones recordándoles que sus cuentas están a punto de caducar, lo que ayuda a mantener una base de usuarios activa y comprometida.

4. Página de calendario mejorada:

Las nuevas funciones de usabilidad de la página del calendario en Totara Learn se diseñaron para mejorar la navegación y ofrecer a los alumnos un acceso rápido a los eventos relevantes. Se han integrado funciones avanzadas de búsqueda y filtrado, lo que permite a los usuarios filtrar los eventos por título, fecha, ubicación y tipo. Además, los eventos de los seminarios web de Totara Learn ahora se muestran automáticamente junto a los eventos externos, lo que permite a los usuarios planificar sus horarios de aprendizaje de forma más eficaz.

5. Notificaciones:

EULAR trabajó para crear un sistema de notificaciones completo. Se desarrollaron nuevas notificaciones para las distintas etapas del proceso de aprendizaje, como confirmaciones de pago, notificaciones de becas, actualizaciones sobre la inscripción y mucho más. También se añadió una nueva notificación para la actividad del cuestionario, con el fin de garantizar que los usuarios recibieran información de inmediato cuando obtuvieran los resultados de su examen final.

6. Flujo de trabajo automatizado para la creación de cursos:

Una nueva función de automatización permitió a los administradores agilizar los procesos de creación de cursos mediante el uso de plantillas personalizables que se adaptaban a las necesidades específicas de ESOR. Esta automatización redujo la carga administrativa, garantizando que los nuevos cursos se crearan sin problemas, sin tener que introducir manualmente todos los ajustes para cada uno de ellos.

7. Informes avanzados:

EULAR ha introducido nuevas funciones de generación de informes, lo que permite a los administradores hacer un seguimiento más eficaz del rendimiento de los cursos y la participación de los usuarios. Las nuevas herramientas de generación de informes están diseñadas para que los administradores puedan comprender mejor el comportamiento de los alumnos y el rendimiento de los cursos. La posibilidad de hacer un seguimiento de los cursos con mejor rendimiento y de las métricas de participación de los alumnos podría ayudar a EULAR a dar prioridad al contenido que más interesa a su público, garantizando así una mejor experiencia educativa. Los nuevos informes de pagos y el seguimiento de las inscripciones también aportan más transparencia a las operaciones financieras.

Resultados

La implementación de estas nuevas funciones ha tenido un impacto significativo en la plataforma de EULAR, mejorando tanto la experiencia de los usuarios como la de los administradores. Aunque el proceso de perfeccionamiento sigue en marcha, las nuevas funciones sientan las bases para una mayor eficiencia y participación en el futuro.

1. Experiencia de usuario mejorada: ahora los alumnos disfrutan de un proceso de inscripción más fluido e intuitivo, con mayor claridad sobre los pagos, la disponibilidad de los cursos y los próximos eventos. La posibilidad de buscar y filtrar eventos del calendario facilitó a los usuarios la búsqueda de oportunidades de aprendizaje que se adaptaran a sus horarios y necesidades. Las notificaciones mantuvieron a los usuarios informados en cada paso de su trayectoria de aprendizaje, asegurando que se mantuvieran comprometidos y al día de su progreso.

2. Procesos administrativos optimizados: La introducción de la automatización en la creación de cursos, la suspensión de usuarios por inactividad y la integración de Worldline Payments reducirán considerablemente los gastos administrativos. Al haber menos tareas manuales que realizar, los administradores podrán centrarse en actividades más estratégicas, como el desarrollo de cursos y la participación de los alumnos.

3. Análisis y informes avanzados: Las nuevas herramientas de generación de informes están diseñadas para que los administradores puedan comprender mejor el comportamiento de los alumnos y el rendimiento de los cursos. La posibilidad de hacer un seguimiento de los cursos con mejor rendimiento y de las métricas de participación de los alumnos podría ayudar a EULAR a dar prioridad a los contenidos que más interesan a su público, garantizando así una mejor experiencia educativa. Los nuevos informes de pagos y el seguimiento de las inscripciones también aportan más transparencia a las operaciones financieras.

4. Plan de futuro: De cara al futuro, EULAR ya está trabajando para implementar nuevas innovaciones en los próximos meses, como la generación de códigos de descuento para los cursos y la posibilidad de marcar cursos como favoritos. Se espera que estas actualizaciones mejoren la personalización y ofrezcan a los usuarios experiencias de aprendizaje aún más adaptadas a sus necesidades. Los comentarios y las iteraciones continuas garantizarán que estas funciones sigan evolucionando en función de las necesidades y opiniones de los usuarios.

El sistema lleva en funcionamiento desde febrero, y los comentarios de los usuarios se recogen directamente en la plataforma; todos ellos han sido muy positivos.

La implementación de un LMS es un proceso continuo y gradual que evoluciona a través de revisiones anuales y adaptaciones constantes. La incorporación de nuevas y potentes funciones, la mejora de los informes y la optimización de los sistemas de pago han consolidado aún más el liderazgo de EULAR en la formación en reumatología, allanando el camino para innovaciones aún mayores en el futuro.