SPAR optimiza la formación, el seguimiento y la evaluación de los aprendices con Totara Perform

SPAR Österreichische Warenhandels AG es uno de los minoristas más grandes de Europa y gestiona varias marcas como SPAR, INTERSPAR, SES y Hervis. Los aprendices son una parte fundamental de la plantilla de SPAR y adquieren experiencia práctica a través de una formación estructurada. Este caso práctico destaca el uso que hace SPAR de Totara Perform para optimizar la gestión de los programas de formación, el seguimiento del rendimiento y el desarrollo de competencias, ofreciendo a los aprendices vías claras para mejorar sus habilidades y avanzar en su carrera profesional.

El desafío

El objetivo principal de implementar Totara Perform era mejorar el programa de formación de aprendices. A pesar de su sólida estructura, el programa tenía dificultades para hacer un seguimiento del progreso y las competencias de los aprendices en las distintas marcas. Aunque el programa ofrecía una valiosa experiencia práctica y formación, el sistema anterior carecía de comentarios detallados sobre el rendimiento y de un marco claro para gestionar el desarrollo de los aprendices.

Necesidades del programa de formación de aprendices:
Antes de integrar Totara Perform, SPAR no contaba con una solución flexible para hacer un seguimiento del rendimiento de los aprendices en tiempo real. Los aprendices estaban inscritos en diversos cursos y actividades, pero su progreso no se ajustaba del todo a los indicadores de rendimiento, la finalización de cursos y certificaciones, ni a las cualificaciones. A los responsables les costaba mucho hacer un seguimiento de su evolución y darles feedback a tiempo, lo que frenaba el crecimiento y el desarrollo de los aprendices.

Sistemas complejos para el seguimiento de cualificaciones:
En una fase posterior, SPAR necesitaba integrar las cualificaciones internas y externas en el sistema de forma más fluida. Aunque los empleados completaban la formación obligatoria y obtenían certificaciones externas, estas cualificaciones no se registraban de manera coherente en un único lugar. Los responsables no tenían una visión clara del conjunto de cualificaciones de los aprendices, especialmente de las cualificaciones externas, como la formación en primeros auxilios o en seguridad contra incendios, que eran importantes para el desarrollo profesional y el cumplimiento normativo.

Ineficiencias administrativas:
Antes de migrar a Totara Perform, SPAR utilizaba varios sistemas para hacer un seguimiento del progreso de los aprendices, sus titulaciones y las evaluaciones de rendimiento. Esto provocaba ineficiencias en la gestión de datos y una mayor carga administrativa. Con más de 94 000 usuarios en todas sus marcas, SPAR necesitaba una solución que pudiera integrar diversos puntos de datos en una sola plataforma para agilizar los procesos y reducir la supervisión manual.

La solución

SPAR recurrió a Totara Perform para resolver los retos que planteaba la gestión de los procesos de evaluación del rendimiento a gran escala. El cambio a Totara Perform permitió a SPAR centralizar su gestión del rendimiento y mejorar el seguimiento del aprendizaje y el desarrollo de los empleados.

Totara Perform para el desarrollo de la formación de aprendices:
Se implementó Totara Perform para hacer un seguimiento del progreso y el rendimiento de los aprendices en relación con unos objetivos claros y bien definidos. Aunque las competencias aún no están totalmente integradas en el programa de formación, Totara Perform ofrece una visión completa de las actividades, los objetivos y los comentarios de los aprendices, lo que permite a los responsables supervisar el progreso en tiempo real. Ahora los aprendices tienen una visión más clara de su formación y rendimiento, lo que permite planificar mejor su desarrollo en cada etapa, asegurando que nadie se quede atrás.

Seguimiento de cualificaciones y funciones:
SPAR ha introducido un catálogo de funciones en Totara Performpara hacer un seguimiento de las funciones empresariales clave relevantes para los programas de formación profesional. Este catálogo permite a los responsables asignar funciones específicas a los empleados, como roles en primeros auxilios, seguridad contra incendios y otras áreas críticas. Ahora estas cualificaciones y funciones empresariales se registran dentro de la plataforma, lo que garantiza que los empleados cuenten con las certificaciones y habilidades necesarias para sus puestos y que los responsables puedan acceder rápidamente a esta información. Esta importante mejora incluye la posibilidad de que los empleados suban sus cualificaciones externas (por ejemplo, certificaciones de terceros). Los responsables pueden verificar estas cualificaciones y asociarlas a los perfiles de competencias de los empleados dentro de Totara Perform. Esta integración crea un registro completo y fácilmente accesible de las cualificaciones, lo que mejora la claridad de su aprendizaje y su progresión profesional.

Informes y comentarios optimizados:
SPAR colaboró con LearnChamp paracrear herramientas de informes personalizadas dentro de Totara Perform. Estos informes ofrecen a los responsables una visión clara de las cualificaciones, el rendimiento y el progreso de los empleados.

Además, la plataforma permite realizar rondas de comentarios mensuales, lo que ayuda a los responsables a hacer un seguimiento del desarrollo de los aprendices y a ofrecerles comentarios oportunos y prácticos. Estos ciclos de retroalimentación han mejorado considerablemente la calidad de las interacciones entre los responsables y los aprendices.

Gestión del rendimiento:
Con Totara Perform, SPAR pasó de un sistema de formación estático a una plataforma dinámica de gestión del rendimiento. Ahora, los responsables pueden hacer un seguimiento no solo de los cursos completados, sino también del desarrollo de los aprendices en diversas competencias y habilidades clave. Aunque las competencias aún no ocupan un lugar destacado en el programa de formación de aprendices, se incorporarán en el futuro para mejorar aún más el seguimiento del desarrollo.

El resultado

La implantación de Totara Perform ha transformado los procesos de evaluación del rendimiento de SPAR, lo que ha supuesto mejoras significativas tanto en eficiencia como en eficacia. El sistema sigue en fase de desarrollo, pero los resultados obtenidos hasta ahora han tenido un impacto positivo en la gestión del rendimiento del programa de formación, los procesos de retroalimentación y el seguimiento de las cualificaciones.

Mejora en la gestión de los programas de formación profesional:
Con Totara Perform, SPAR ha centralizado el seguimiento del rendimiento, las cualificaciones y el progreso de los aprendices, lo que permite a los responsables ofrecer un apoyo más específico y proactivo.

Mayor retroalimentación y compromiso:
La introducción de rondas mensuales de retroalimentación y la posibilidad de supervisar el rendimiento en tiempo real han mejorado significativamente el compromiso de los aprendices. El sistema permite a los responsables interactuar con los aprendices con mayor frecuencia, lo que ofrece información valiosa sobre su progreso. Ya se han creado más de 82 000 tareas de Perform en el sistema, lo que demuestra el gran volumen de comentarios e interacción entre los aprendices y los responsables.

Procesos administrativos optimizados:
Al integrar Totara Perform con los sistemas de RR. HH., Finanzas y otros, y al centralizar el seguimiento del rendimiento, SPAR ha reducido los gastos administrativos. La posibilidad de gestionar fácilmente los datos de rendimiento de los empleados y las funciones empresariales en una sola plataforma ha mejorado la eficiencia y ha eliminado la necesidad de utilizar varios sistemas. Esta integración permite a RR. HH. y a los responsables acceder a todos los datos relevantes de los aprendices desde una única fuente.

Un seguimiento más claro de las cualificaciones:
El nuevo sistema ha permitido a SPAR gestionar de forma más eficaz tanto las cualificaciones internas como las externas. Ahora, los aprendices suben sus certificaciones externas directamente a Totara Perform, donde se verifican y se vinculan a su progreso en el programa de formación. Esto ha creado un registro completo de las cualificaciones de los aprendices, lo que aporta mayor claridad a su trayectoria profesional.

Seguimiento escalable de la evaluación del rendimiento:
Gracias a su capacidad para gestionar más de 2 000 tareas de evaluación al mes y gestionar procesos de evaluación a gran escala, SPAR ha creado una solución escalable para gestionar a los aprendices en todas sus marcas y filiales. Esto permitirá a SPAR seguir creciendo y adaptando su programa de formación de aprendices sin aumentar la complejidad administrativa.

Mejoras continuas:
SPAR colabora constantemente con los responsables de producto de Totara para perfeccionar la plataforma e incorporar más funciones, como una mejor gestión de competencias y capacidades mejoradas para el establecimiento de objetivos. Actualmente se está llevando a cabo una transición hacia un nuevo diseño del sistema y una nueva experiencia de usuario, lo que promete una interfaz más intuitiva y fácil de usar tanto para los empleados como para los gerentes. Estas actualizaciones continuas garantizan que Totara Perform siga evolucionando y satisfaciendo las necesidades de SPAR, mejorando aún más la usabilidad y el seguimiento del rendimiento a medida que el sistema crece.