Etex Building Performance adaptó rápidamente su sistema de gestión del aprendizaje (LMS) para apoyar a sus empleados durante la pandemia de COVID-19

Este caso de cliente fue presentado originalmente por Chambury Learning, que ahora forma parte de Think Learning tras la adquisición de Totara en 2024 de ambos socios con sede en el Reino Unido.

Etex Building Performance UK es una filial del Grupo Etex, una empresa belga de fabricación de propiedad familiar que se ha ido consolidando a lo largo de un siglo mediante múltiples adquisiciones. Etex Building Performance se dedica a la fabricación y venta de placas de yeso en el sector B2B.

El Reino Unido cuenta con una plantilla de 500 empleados, desde operarios de fábrica e ingenieros hasta un amplio equipo de ventas a nivel nacional, un equipo directivo y todas las funciones de la sede central. Opera en cinco centros: la planta de Bristol, la planta de Ferrybridge, Gordano House (Bristol), el almacén de Basildon y el almacén de Grangemouth.

El desafío

Desde el principio, el reto fue empezar desde cero. No se utilizaba ningún sistema de gestión del aprendizaje (LMS) para registrar el aprendizaje; solo había hojas de cálculo en diferentes discos duros.

El principal motivo para implementar un LMS era cumplir con la norma ISO OHSAS 18001 y cubrir las carencias que el sistema central de RR. HH. no podía suplir. Además, el LMS tenía que conectarse a la perfección con varias plataformas, como la plataforma global de gestión del aprendizaje que alojaba el contenido electrónico y el sistema local de control de documentos, además de alojar contenido interno local. El LMS tenía que ser creado por un solo empleado a tiempo completo.

Además, el personal de producción de Etex tiene unos conocimientos informáticos relativamente básicos, y el hecho de que trabajen en varias plantas del Reino Unido y también a distancia hizo que se tratara de un público especialmente difícil de abordar.

Pero el 2020 trajo consigo un reto adicional. La COVID-19 provocó un confinamiento a nivel nacional en el Reino Unido en marzo de 2020, lo que obligó a Etex a cerrar temporalmente sus plantas y a despedir temporalmente a la mayoría de los empleados. Esto dejó a los empleados desorientados y con la necesidad de comunicarse con frecuencia con la sede central, lo que convirtió al LMS en una fuente de información vital para los empleados en situación de desempleo temporal.

La solución

Totara Learn fue elegido como el primer sistema de gestión del aprendizaje (LMS) de Etex Building Performance UK. Think Learning fue elegido como su socio de Totara por su probada trayectoria en la prestación de asistencia tanto durante la implementación como tras la puesta en marcha.

Como solo contábamos con un empleado a tiempo completo para trabajar en la implementación, el apoyo fue fundamental para garantizar que todos los datos de las hojas de cálculo se procesaran y rellenaran correctamente, y que se ofreciera formación interna. Dentro de Totara, se crearon certificaciones, programas y públicos, y se aplicaron el diseño y la plantilla de acuerdo con las directrices de marca de la empresa.

Era necesario integrar el LMS con Office 365 para ofrecer un inicio de sesión único que facilitara el paso entre las diferentes plataformas globales e internas, lo que requirió una estrecha colaboración con el equipo de TI de Etex, con sede en Europa, para su configuración.

Cuando los datos estaban en hojas de cálculo, se combinaban y se procesaban para subirlos como cursos completados del sistema antiguo. Se crearon itinerarios de aprendizaje dentro del LMS para adaptar las nuevas matrices de competencias y formación a cada centro, y se crearon grupos de destinatarios para las distintas plantas y puestos de trabajo, con el fin de garantizar que todos los empleados tuvieran acceso a la formación adecuada desde el primer día.

Una vez configurado Totara y cargados los datos, se pudo empezar a generar informes de cumplimiento utilizando tanto los módulos RAG personalizados de Think como los informes de matriz RAG, junto con los informes básicos de certificación y resumen de programas de Totara. A cada responsable se le asignó su propio panel de control y, por primera vez en la historia de la empresa, se les dio la capacidad de gestionar la formación en cumplimiento normativo de sus equipos y departamentos. Al involucrar a los empleados en el aprendizaje obligatorio y proporcionarles una estructura que pudieran seguir, la cultura de aprendizaje de la empresa empezó a crecer.

Crear contenido relevante a nivel local fue un factor realmente importante que ha dado vida al sitio y ha captado el interés de los alumnos, lo que supuso trabajar en estrecha colaboración con los expertos en la materia (SME) de Etex. Think Learning colaboró en la organización de algunas sesiones presenciales que ayudaron a los SME a ponerse en marcha. Los administradores del LMS establecieron estructuras coherentes que los SME debían seguir para maximizar la facilidad de uso y la familiaridad, utilizando imágenes y vídeos para reducir al mínimo el texto y crear contenido de aprendizaje interactivo e intuitivo.

El LMS de Etex incluye vídeos, paquetes SCORM, seminarios, cuestionarios, listas de verificación, tareas, certificados, subida de archivos, cuadros de comentarios y foros. Además, usan Active Presenter para crear contenidos de e-learning y vídeos de demostración y aprendizaje, que se pueden añadir fácilmente a un curso.

Además de los cursos, las certificaciones y los programas, el equipo financiero de la sede central utiliza activamente la sección «Registro de aprendizaje – Otras pruebas» para sus certificados CIMA y la documentación necesaria para su colegiación profesional, lo que demuestra que todo el aprendizaje y el desarrollo se pueden gestionar en un solo lugar.

Los jefes de planta pueden ver el cumplimiento general de la planta mediante gráficos circulares. Al darles acceso a los informes RAG [sobre certificaciones y programas], los jefes y los responsables de planta se hacen cargo de su propio aprendizaje, del de sus equipos y del cumplimiento general en materia de medio ambiente, salud y seguridad (EHS) de sus plantas.

Además de los cursos, las certificaciones y los programas, el equipo de finanzas está utilizando la sección «Registro de aprendizaje: otras pruebas» para sus certificados CIMA. Así, toda la información sobre el aprendizaje y el desarrollo se puede guardar en un solo lugar.

«El sistema Totara ha sido tan fácil de usar que ha permitido a la empresa crear una plataforma local con contenido relevante para la zona en relativamente poco tiempo. En solo dos años hemos pasado de cero a algo que atrae a la gente. También ha llamado la atención del Grupo Etex y ya hay otros países interesados en replicar lo que hemos hecho aquí. No habría podido lograrlo sin Think Learning, que ha sido un verdadero socio comercial en el que he podido confiar. Confío plenamente en ellos y tenemos una relación estupenda». – Genevieve Tofield, directora de Talento y Desarrollo.

 

Además de su uso habitual, el LMS también fue necesario para apoyar al equipo de Etex durante el confinamiento por la COVID-19. Etex renombró su «Learning Hub», basado en Totara, como «Learning & Communication Hub», debido a la ampliación de sus funciones.

Al no poder acceder a sus lugares de trabajo habituales, los empleados ya no podían iniciar sesión en el LMS a través de la integración con Microsoft Office 365, por lo que se restablecieron todos los inicios de sesión a modo manual para permitir el acceso remoto desde ordenadores personales, tabletas y teléfonos inteligentes. Esto supuso un salvavidas muy necesario para los empleados en situación de desempleo temporal que aún necesitaban acceder a la formación, al apoyo de su responsable y a las noticias y actualizaciones internas.

«El LMS se modificó y actualizó radicalmente en solo unos días con la ayuda del equipo de Think Learning Solutions, incorporando botones clave que dan acceso a nuevas áreas de comunicación».

Se rediseñaron los paneles de control de la página de inicio del sitio web para que solo incluyeran dos botones sencillos. El primero llevaba al personal a la página de inicio de formación, y el segundo, a la nueva página de inicio de comunicación, que cuenta con varias subsecciones. La nueva subpágina de comunicación incluye noticias, actualizaciones del director general y una sección llamada «Feel Good» con historias de los empleados, consejos sobre ejercicio y sueño, y enlaces a cuestionarios y pasatiempos para ayudar a mantener la cohesión de los equipos. También hay un chat y un foro para que los empleados puedan mantenerse en contacto, y una sección de orientación para que los jefes entiendan el proceso de regulación temporal de empleo y accedan a estadísticas sobre los miembros de su equipo. «Mi equipo» lleva a los jefes a su equipo y al aprendizaje de este.

Resultados

El LMS de Etex ha sido de gran ayuda tanto para el aprendizaje diario como durante el confinamiento por la COVID-19 en el Reino Unido.

Durante el confinamiento, adaptar Totara Learn para que sirviera como canal de comunicación, además de como canal de aprendizaje, ha permitido al personal mantenerse en contacto entre sí y con su empresa, dándoles acceso directo a información y novedades esenciales en un momento difícil. Esto supuso un increíble aumento del 284 % en el uso del sistema, y el número de cursos completados se duplicó con creces en el punto álgido del confinamiento en el Reino Unido, ya que el personal en situación de desempleo temporal buscaba formas de mantenerse en contacto con el trabajo.

Como parte del uso habitual, los jefes de planta pueden ver el cumplimiento general de sus plantas mediante gráficos circulares. El acceso a los informes RAG también ayuda a los jefes a rendir cuentas del aprendizaje de su equipo y del cumplimiento general en materia de medio ambiente, salud y seguridad (EHS) de su planta.