Mountain Healthcare es una empresa del Reino Unido que ofrece servicios de derivación para víctimas de agresiones sexuales y atención médica durante la detención policial.
El desafío
El equipo de Mountain Healthcare ha estado utilizando programas de Microsoft para crear manuales y sesiones presenciales con el fin de impartir su formación en materia de gobernanza y cumplimiento normativo. Este proceso, que requiere mucho tiempo, ha dado lugar a dificultades a la hora de realizar un seguimiento preciso de la formación y a una dependencia de la introducción manual correcta de los datos.
A menudo atraviesan períodos de rápida expansión cuando consiguen nuevos contratos. Esto puede suponer un crecimiento repentino del 50 % y requerir la contratación de un gran número de nuevos empleados o la reasignación del personal interno. La empresa necesitaba una solución que pudiera hacer frente a los picos de formación de los nuevos empleados en:
- El puesto, si es nuevo para ellos
- Requisitos legales de formación
- Formación continua
La rápida expansión también supuso una carga para el personal encargado de redactar los contenidos de los cursos y de impartir la formación, sobre todo cuando esos miembros del equipo tenían otras funciones principales ajenas a la formación. Al no contar con un equipo de formación específico, la empresa necesitaba un sistema que centralizara la formación para los alumnos repartidos por todo el país y que ahorrara tiempo a los formadores.
La empresa buscaba un sistema que:
- Ahorra un tiempo valioso
- Proporciona un registro preciso y claro de la formación del alumno
- Apoya las recertificaciones anuales y sus programas de formación continua
- Tener capacidad para apoyar la formación en gestión
- Permíteles impartir formación y apoyo educativo a personas ajenas a la empresa, a nivel internacional
La solución
Tras una primera fase de prueba con Moodle, la empresa llegó a la conclusión de que Totara Learn se adaptaba mejor a sus necesidades empresariales y decidió que era la solución perfecta para satisfacerlas.
Mountain Healthcare evaluó a varios proveedores de Totara Learn y eligió a Hubken, socio platino de Totara, para que les ayudara a implementar Totara Learn en la organización.
«Elegimos a Hubken sobre todo porque eran los más cercanos y sinceros. Sabían de lo que hablaban y solo decían «sí» cuando realmente querían decir «sí»; no había promesas vacías». – Debs Woodcraft, coordinadora de gobernanza y educación, Mountain Healthcare
Hubken proporcionó a Mountain Healthcare una solución de alojamiento gestionado, junto con un servicio de diseño de plantillas completo y una formación exhaustiva en Totara Learn para el personal clave. Hubken apoyó a Mountain Healthcare durante toda la implementación con sesiones de tutoría y un taller de configuración. Esto ayudó a garantizar que el sistema se configurara con las estructuras, los flujos de trabajo y los informes adecuados para sus necesidades específicas.
Durante la implementación, la empresa estableció cuidadosamente sus prioridades y llevó a cabo una serie de pruebas piloto durante los primeros meses. Como muchos de sus empleados no se sentían tan seguros con los sistemas informáticos, Mountain Healthcare puso en marcha una prueba piloto dirigida a los responsables para ayudarles a sumarse al proyecto y familiarizarse con el sistema y su gestión.
Las principales funciones que utiliza actualmente Mountain Healthcare son:
- Certificaciones: Totara Learn está contribuyendo de manera significativa a cumplir los requisitos de recertificación de la empresa. Los numerosos programas de formación de la empresa tienen fechas de revisión a lo largo del año, con momentos de recertificación formal anuales. Totara Learn permite a Mountain Healthcare gestionar todo esto a través de la función de certificación. A medida que los miembros del personal ganan en competencia y evolucionan en sus puestos, su formación y educación deben evolucionar con ellos. Totara Learn te ayuda en cada paso del camino.
- Gestión de seminarios: Mountain Healthcare se encuentra en las primeras fases de implementación del módulo de gestión de seminarios de Totara Learn y tiene grandes expectativas respecto a su uso. En 2018, la empresa impartirá más de 200 cursos de formación presenciales y seminarios para todo su personal. Gestionar este calendario suele llevar muchísimo tiempo, pero la posibilidad de gestionar todos estos eventos dentro de Totara Learn supondrá un ahorro considerable de tiempo y una mejora de la eficiencia para la empresa.
- Programas: La función «Programas» de Totara Learn se está utilizando para la formación inicial, con el fin de ofrecer a los nuevos empleados un proceso de incorporación centralizado y coherente.
- Insignias abiertas: Las insignias abiertas de Totara Learn han tenido un éxito inmediato entre el equipo de Mountain Healthcare. Están encantados de usar esta función para reconocer los logros al completar sus diversos programas de formación, con la posibilidad de otorgar insignias por cursos, programas, certificaciones y pertenencia a un grupo de destinatarios.
- Informes: Los formadores ahora pueden hacer un seguimiento de sus alumnos y ver sus actividades dentro del sistema Totara Learn. Disponer de esta visión general ha resultado muy útil para el equipo. El seguimiento de la asistencia a los seminarios les resultará de gran ayuda, ya que les permitirá recompensar de forma precisa y rápida a su personal por asistir a la formación presencial.
Resultados
La empresa cuenta actualmente con más de 300 alumnos en el sistema Totara Learn, todos ellos repartidos geográficamente desde sus respectivas oficinas. Los comentarios de los alumnos sobre Totara Learn indican que la plataforma de aprendizaje electrónico les ha resultado muy útil y, aunque la empresa se ha enfrentado a algunos retos iniciales a la hora de involucrar a los usuarios con menos conocimientos de informática, se han creado actividades de incorporación para animarlos y ayudarles a entender y usar el sistema de forma eficiente. Ahora todo el personal que usa el sistema está notando los beneficios.
Hasta ahora, Mountain Healthcare ha notado un ahorro de tiempo considerable gracias a las reservas online. Esto ha permitido ahorrar horas de trabajo administrativo que antes se dedicaban a gestionar correos electrónicos y documentos. Ahora, con todo centralizado, a los responsables les resulta rápido y fácil ver quién se ha inscrito y quién ha asistido a la formación.
«Si quieres poner en marcha rápidamente una plataforma de e-learning como Totara Learn, te recomiendo encarecidamente que liberes al menos a un miembro de tu equipo para que se dedique exclusivamente a ello, o que contrates a alguien para que lo haga por ti. Disponer de tiempo específico para trabajar en ello es de gran ayuda. Define tus necesidades y el contenido y, una vez que lo tengas claro, participa en algunos talleres de configuración; cuanto antes, mejor. Son realmente útiles y, si vas preparado con tus necesidades y el contenido, les sacarás el máximo partido». – Debs Woodcraft, coordinadora de gobernanza y educación, Mountain Healthcare
La empresa aún se encuentra en las primeras fases de la implantación del sistema, pero mantendrá el ritmo de implementación durante los próximos 12 a 18 meses, con planes para:
- Seguimos ampliando el sistema con más contenidos formativos y usuarios
- Puesta en marcha de un programa de formación en gestión, algo que habría sido casi imposible antes de Totara Learn
- Colaborar con distintos departamentos para encontrar formas de automatizar y optimizar los procesos y ahorrar tiempo
- Más apoyo a la formación y la educación de otras personas, fuera de la empresa
- Usar Totara Learn para gestionar las evaluaciones del personal
Noticias de los socios: Cuando se entregó este proyecto, Mountain Healthcare colaboraba con Hubken como socio de Totara. Ahora, Mountain Healthcare cuenta con el apoyo de Piensa en el aprendizaje.
Customer
Connected Partner
Customer
Region
United Kingdom
Solutions
Learn
Connected Partner
