Al igual que muchas otras organizaciones, el Ayuntamiento de St Helens debe asegurarse de que su personal cumpla con la normativa de protección de datos. El Ayuntamiento necesitaba una solución que le permitiera supervisar con precisión el cumplimiento de la normativa por parte de sus 3.000 empleados.
Ya se había utilizado Moodle anteriormente, pero carecía de la funcionalidad necesaria para gestionar eficazmente la formación continua. Además, el sistema sustituto debía adquirirse con estrictas restricciones presupuestarias. Totara Learn satisfizo estas necesidades y fue elegido como la nueva solución LMS, lo que permitió alcanzar los objetivos principales en los cinco meses siguientes a su implementación.
El desafío
Un factor clave que impulsó el cambio fue la necesidad de cumplir con la normativa de protección de datos. El incumplimiento conlleva multas importantes y el Ayuntamiento se enfrentaba a una presión cada vez mayor para lograr altos índices de cumplimiento entre todo su personal. Las características clave que debía tener la plataforma de apoyo eran:
- Programas de formación periódicos que certificaban a los empleados;
- Una amplia gama de funciones de generación de informes;
- Una visión clara del equipo para los jefes.
El Consejo también quería aprovechar la nueva solución para crear un entorno de aprendizaje unificado para otras áreas, como la salud y la seguridad y la formación inicial de los nuevos empleados. Los requisitos adicionales resultantes fueron:
- Gran participación de los alumnos;
- Integración con el sistema de RR. HH. interno desarrollado a medida;
- Una solución de alojamiento gestionado;
- Bajos gastos generales y de administración.
La solución
En diciembre de 2016, el Ayuntamiento de St Helens contrató a HowToMoodle, socio Platinum de Totara Learn, para que le proporcionara un sistema de aprendizaje que cumpliera con sus objetivos. HowToMoodle recomendó una solución basada en la plataforma de código abierto Totara Learn, en un entorno de alojamiento totalmente gestionado y con certificación ISO 27001, lo que elimina la carga que supone el alojamiento interno. Totara Learn se distribuye bajo una licencia de código abierto, por lo que no hay cuotas de licencia por usuario y el Ayuntamiento se beneficia de una suscripción rentable para acceder a las últimas versiones.
HowToMoodle colaboró con St Helens para desarrollar un diseño acorde con su marca que reflejara el estilo de su sitio web corporativo en su plataforma de aprendizaje, garantizando así una experiencia familiar y coherente para sus usuarios. La formación integral de HowToMoodle dotó al equipo de eLearning de los conocimientos y habilidades necesarios para mantener un LMS eficaz y atractivo. El equipo técnico de HowToMoodle ofrece asistencia a los administradores, garantizando que tengan acceso rápido y respuestas a las preguntas que surjan.
«Elegimos HowToMoodle por su amplia oferta de servicios, todos ellos ajustados a nuestro presupuesto. Nos gusta poder contar con ellos como punto de referencia siempre que lo necesitamos». – Anne Kirkman, directora de Contenidos y Desarrollo de e-Learning del Ayuntamiento de St Helens
St Helens llevó a cabo una prueba piloto de tres meses con su curso de protección de datos, presentando el sistema a más de 1900 usuarios.
Entre las características específicas de Totara Learn que ayudaron al Consejo a alcanzar sus objetivos se incluyen:
Certificaciones:
Dado que el cumplimiento de la normativa de protección de datos era el requisito más importante, poder automatizar las certificaciones semestrales fue de gran ayuda para St Helens. Con Totara Learn, ahora se benefician de notificaciones personalizadas que avisan a los empleados de que deben completar la formación, así como de recordatorios cuando se acerca la fecha límite, y se envía un aviso a la dirección cuando se supera el plazo. HowToMoodle ayudó a acelerar la implementación guiando la configuración de las certificaciones e introduciendo los datos de finalización anteriores.
Informes/Cuadros de mando:
Para St Helens era fundamental disponer de informes de fácil acceso para todos los niveles de la dirección. El generador de informes flexible de Totara Learn permitió no solo adaptar los informes a públicos específicos, sino también facilitar su acceso. HowToMoodle creó los informes necesarios para el lanzamiento, asegurándose de que todos los responsables tuvieran acceso directo a los datos relevantes, con informes gráficos en un panel de control a medida. Se configuró un panel de control centrado en la auditoría para que el equipo de auditoría pudiera supervisar los índices de cumplimiento, y otro para que los administradores pudieran supervisar el uso del sitio. La disponibilidad de paneles de control completos y flexibles supuso un avance significativo en la accesibilidad de los datos clave.
Cursos para SCORM y Quiz:
St Helens creó todo su contenido formativo en paquetes SCORM y diseñó evaluaciones de cumplimiento utilizando la completa actividad de cuestionarios de Totara Learn. El uso de la herramienta de cuestionarios les proporcionó la flexibilidad de contar con múltiples tipos de preguntas interactivas, junto con amplias opciones de comentarios, calificación y revisión, lo que hizo que el 85 % de los alumnos aprobaran a la primera.
Integración del sistema de RR. HH.:
El uso de las jerarquías de Totara Learn permitió a St Helens reflejar con precisión su estructura organizativa, asignando a todos los usuarios su función, departamento y responsable, lo que se tradujo en una asignación más sencilla de la formación específica para cada puesto y en la elaboración de informes personalizados. Los próximos pasos consisten en integrar plenamente su sistema de RR. HH. con Totara Learn, lo que permitirá automatizar la carga y el mantenimiento de los datos de los usuarios.
Resultados
Totara Learn ha tenido muy buena acogida y hay pruebas claras de que se están alcanzando los objetivos iniciales del Ayuntamiento:
Lograr altos índices de cumplimiento mediante certificaciones y la presentación de informes:
En las primeras cuatro semanas tras el lanzamiento de Totara Learn, más de 1.600 empleados completaron con éxito la formación en protección de datos y obtuvieron la certificación.
Ahorro de tiempo y dinero gracias a la integración de la importación de datos de RR. HH. y a los paneles de control:
- El acceso directo a los informes y paneles de control reduce la necesidad de que el equipo de formación en línea del Consejo recopile y distribuya la información de los alumnos a los responsables, una tarea que antes llevaba mucho tiempo.
- En la fase 2 del desarrollo del complejo de St Helens se prevé poner en marcha un programa de formación inicial para los nuevos empleados del Ayuntamiento. Totara Learn facilitará el seguimiento del progreso y, a juzgar por los resultados obtenidos hasta ahora, hay grandes expectativas en cuanto al ahorro de tiempo y costes.
Mejora en la asimilación de los contenidos por parte de los alumnos:
En la fase 1, el sistema se ha puesto en marcha para casi 2.000 empleados, y el 88 % de ellos ha iniciado sesión para completar la formación desde su lanzamiento hace cinco meses.
Una solución de alojamiento fiable y con experiencia:
Al alojar su sitio de Totara Learn con HowToMoodle, St Helens ha disfrutado de un tiempo de actividad del sitio superior al 99,9 % desde su lanzamiento, además de actualizaciones de versión adicionales para garantizar que el sitio esté al día y sea seguro.
Objetivos futuros:
El Ayuntamiento tiene previsto seguir avanzando y consolidando el éxito de Totara Learn. La puesta en marcha de la fase 2 incluye la integración completa del sistema de recursos humanos y la creación de varios programas de incorporación para áreas específicas de la organización.
Al hablar sobre la puesta en marcha, Anne da algunos consejos: «Es importante que planifiques y tengas todo lo posible listo antes del lanzamiento; saber desde el principio lo que quieres e involucrar a las partes interesadas desde el principio aumenta mucho las posibilidades de que el proyecto salga bien y cumpla tus objetivos».
Actualización sobre los socios: Cuando se entregó este proyecto, el Ayuntamiento de St Helens colaboraba con Hubken como su socio de Totara. Ahora, el Ayuntamiento de St Helens cuenta con el apoyo de Piensa en el aprendizaje.
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