BAS Truck Center es uno de los mayores concesionarios de camiones y vehículos de empresa de los Países Bajos. Cada día se venden y se revisan muchos camiones y vehículos de empresa nuevos.
Con el fin de optimizar todos los procesos relacionados con esto, BAS Truck Center adoptó un nuevo sistema de gestión de concesionarios (DMS) en enero de 2017. El DMS es un sistema en el que se registran todas las operaciones, la gestión de almacén, el mantenimiento y las cuestiones relacionadas con la atención al cliente.
Todo el mundo en BAS Truck Center usa este sistema de gestión de flotas (DMS), desde el departamento de administración hasta los empleados del almacén y los mecánicos. Pero, ¿cómo se aseguran de que todo el mundo esté bien integrado en el nuevo sistema y de que estén al día de las novedades?
«Buscábamos una herramienta que nos ayudara a implementar el nuevo sistema de gestión de concesionarios, con el objetivo de poder utilizarlo en todo el grupo en el futuro.» – Jordi van Lijssel
La solución
La solución para BAS Truck Center consistió en utilizar cursos en línea y simulaciones para formar a los empleados en el uso del nuevo sistema de gestión de documentos (DMS). También era necesario crear una plataforma única y centralizada para facilitar la formación continua de los empleados.
Hablamos con Jordi van Lijssel, asesor empresarial de BAS Truck Center, y con Michel van de Pol, coordinador de formación de BAS Trucks, sobre el desarrollo de la BAS Academy.
«Por la flexibilidad del sistema y sus amplias posibilidades, nos decidimos por Totara Learn».
Un sistema que todo el mundo puede usar
El sistema de gestión de flotas (DMS) de BAS Truck Center es como una gran base de datos con un montón de información. Todos los miembros de la organización deben poder utilizar el DMS de la misma manera. Durante la implementación, todos tenían que recibir exactamente la misma información.
El aprendizaje en línea fue la solución perfecta para organizar la difusión de la información, ya que les permitió llegar a todos los empleados a la vez. Además, BAS Truck Center quería crear módulos con simulaciones, para que los empleados pudieran poner en práctica de inmediato los conocimientos que acababan de adquirir.
El deseo de BAS Truck Center de que todo el mundo pudiera utilizarlo también se aplicaba al sistema de gestión del aprendizaje (LMS) para poder ofrecer formación en línea. Como organización, están acostumbrados a tener el control, por lo que buscaban un sistema de gestión del aprendizaje en el que pudieran hacer y desarrollar muchas cosas por sí mismos.
Totara Learn
Cuando se dieron cuenta de que necesitaban un LMS para poner en marcha la formación en línea, se pusieron a buscar un proveedor. Junto con The Courseware Company, socio de Totara, estudiaron cuál sería la mejor forma de configurar el LMS en BAS Truck Center, con la ventaja añadida de que podían encargarse de gran parte del trabajo ellos mismos.
Totara Learn es un sistema de gestión del aprendizaje flexible. Los cursos, las formaciones y otros módulos de aprendizaje se pueden impartir tanto en línea como presencialmente (en el aula). Es un sistema flexible: con él se puede crear, gestionar y publicar todo.
«Queríamos crear un entorno de formación que encajara a la perfección con BAS, con su propia identidad corporativa, cursos de e-learning desarrollados internamente y posibilidades de ampliarlo aún más en el futuro.» – Jordi van Lijssel, consultor empresarial en BAS Truck Center
La oportunidad de ampliarlo aún más en el futuro surgió enseguida cuando Michel se incorporó a BAS Trucks como coordinador de formación. Así mataron dos pájaros de un tiro.
«Paralelamente a la implementación del nuevo sistema de gestión documental (DMS) y los correspondientes módulos de formación y simulación en el BAS Truck Center, vi el uso de Totara Learn como una gran oportunidad para diseñar la oferta de cursos y formación en BAS Trucks. Así es como el año pasado —como lo llamamos nosotros— se creó la BAS Academy para todo lo que tiene que ver BAS Trucks con el aprendizaje y el desarrollo de nuestros empleados».
– Michel van de Pol, coordinador de formación en BAS Trucks
La Academia BAS
Por eso, en BAS Trucks, Totara Learn se usa principalmente para formar y apoyar a los empleados. En la BAS Academy, los nuevos empleados reciben un plan de iniciación y los que ya están en la empresa pueden asistir a diversos cursos (una sola vez) y programas (varios cursos sobre un mismo tema).
Por ejemplo, un comercial que reciba una consulta técnica ya no tiene que llamar al taller cada vez, sino que puede asistir a un curso en la Academia. Esto resulta mucho más eficiente tanto para ellos como para los mecánicos.
Además, la BAS Trucks Academy cuenta con un programa de formación que incluye diversos cursos presenciales, y el rendimiento, medido a través de evaluaciones, se va actualizando para servir de base en las reuniones de fin de año.
En BAS Truck Center, la Academia es, por el momento, principalmente un manual de referencia en el que se mantienen actualizados los métodos de trabajo de los distintos procesos. Si un empleado (del almacén) nunca ha realizado una determinada tarea antes —por ejemplo, un pedido de devolución—, ahora puede consultarla fácilmente en la Academia.
Experiencias
Tanto para BAS Trucks como para BAS Truck Center, el uso de Totara Learn resulta de gran utilidad.
Jordi dijo:«La ventaja de Totara Learn es que es tan versátil que realmente puedes hacer lo que quieras con ella. Ya puedes ver cómo nuestras diferentes unidades de negocio utilizan ahora la Academia».
Michel señalóque «antes de que llegara Totara Learn, ya hacíamos algo en materia de formación y desarrollo, pero ahora se ha convertido de verdad en una academia y la gente lo valora muy positivamente. Podemos optimizar el proceso de formación, hacer un seguimiento del desarrollo de los empleados y seguir mejorando y ampliando la oferta formativa con nuevos contenidos».
El futuro
Dado que la formación y el desarrollo de los empleados en BAS Trucks están teniendo tanto éxito, también quieren ampliarlo a BAS Truck Center. Ya han contratado a alguien que se dedicará a tiempo completo a la Academia. Además, quieren ampliarlo a la división de servicio de BAS Truck Center, para poder poner en marcha en el futuro una Academia para todo el grupo empresarial.
El contenido de la Academia también seguirá evolucionando. Quieren mejorar el catálogo con una función de búsqueda más eficaz y la aplicación de filtros, para que los empleados puedan encontrar el contenido específico que buscan aún más rápido. Seguirán trabajando sin parar en la información que ofrecen y en el contenido de los cursos, para que a tus empleados les resulte realmente divertido buscar o echar un vistazo a algo en ellos y seguir formándose de esta manera.
«La formación y el desarrollo de los empleados de BAS Trucks han tenido tanto éxito que ahora vamos a ampliarlos a BAS Truck Center. Y tenemos la ambición de implantar la Academia en todo el grupo en el futuro». – Michel van de Pol
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