BaptistCare logra una gestión del cumplimiento normativo sin fisuras con Totara Learn

BaptistCare es una organización sin ánimo de lucro líder que ofrece una amplia gama de servicios, entre los que se incluyen la atención a personas mayores, la asistencia a domicilio, el apoyo a personas con discapacidad y servicios comunitarios en Nueva Gales del Sur, el Territorio de la Capital Australiana, Australia Occidental, Victoria, Tasmania y Australia Meridional. Con un equipo de más de 12 000 empleados y voluntarios, se centran en ofrecer una atención personalizada y compasiva que mejore el bienestar, la independencia y la calidad de vida de las personas que lo necesitan.

El desafío

En 2018, BaptistCare se enfrentó a varios retos a la hora de gestionar las necesidades de formación y desarrollo de su plantilla en expansión en Nueva Gales del Sur y el Territorio de la Capital Australiana, que incluía a empleados, voluntarios y estudiantes. Su infraestructura de formación carecía de integración y de un repositorio central para los registros de formación, lo que provocaba ineficiencias en la gestión del cumplimiento normativo y la elaboración de informes. Además, a los responsables les costaba mucho acceder a informes de formación en tiempo real.

BaptistCare necesitaba un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) empresarial para optimizar la formación, garantizar el cumplimiento normativo y adaptarse al crecimiento futuro. La organización buscaba una solución que permitiera gestionar la incorporación de empleados, voluntarios y estudiantes, y que, al mismo tiempo, ofreciera una sólida seguridad de los datos, integraciones de sistemas fluidas y un diseño de cursos flexible y adaptado a sus sectores de atención a personas mayores y servicios comunitarios.

Tras un riguroso proceso de selección, BaptistCare eligió a Kineo, con Totara Learn, como la solución para hacer frente a estos retos y satisfacer sus necesidades de formación a largo plazo.

La solución

Se creó un grupo de trabajo de BaptistCare que abarcaba todas las áreas de negocio y, con el asesoramiento de Kineo, se eligió Totara Learn Kineo Edition Managed Service como la plataforma de formación más adecuada para nuestros fines. Esta solución no solo satisfacía nuestras necesidades de formación actuales y futuras, sino que también incorporaba una moderna biblioteca de e-learning, con recursos adicionales seleccionados para complementar la biblioteca de Kineo.

Entre las etapas clave del proceso de implementación que llevaron al éxito de la solución se incluyen:

1. Identificación y análisis de los puntos débiles: asegurarnos de que el LMS respondiera a nuestros retos específicos.
2. Proyecto de revisión simultánea de bibliotecas: actualización y catalogación de recursos de Kineo, Altura y otras bibliotecas internas y externas.
3. Personalización y configuración: imagen de marca, navegación, configuración de usuario, gestión de audiencias, roles de administración, informes y paneles de control.
4. Integraciones: conexión con nuestro CRM para voluntarios, con los sistemas de RR. HH. y financieros (T1) y con la plataforma de gestión del talento (PageUp).
5. Bibliotecas de contenidos: ofrecemos una amplia variedad de cursos sobre temas clínicos, empresariales, de desarrollo personal, de gestión y de liderazgo, incluyendo cursos de e-learning internos, cursos semipresenciales y seminarios.
6. Migración de datos
7. Comprobaciones previas y posteriores a la puesta en marcha
8. Estrategia de formación y comunicación: para alumnos, directivos y administradores del sistema.

Se ha incorporado una interfaz web diseñada a medida con contenido actualizado como parte de nuestro sistema de gestión del aprendizaje «My Learning». Se ha incorporado el microaprendizaje para facilitar el aprendizaje mixto, y también se han integrado grabaciones de seminarios web.

Los informes en tiempo real permiten a los responsables desarrollar a sus equipos y cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo, en consonancia con la estrategia de gestión de riesgos de BaptistCare. Además, los jefes de equipo y los responsables, ahora mejor formados, asumen una mayor responsabilidad.

El acceso a la comunidad Totara, junto con el asesoramiento estratégico y el apoyo de Kineo, ha sido clave para el crecimiento de BaptistCare, ya que ha permitido adoptar un enfoque ágil y adaptable a las necesidades cambiantes de la empresa. Se ofrecen informes bajo demanda e informes personalizados.

Gracias a esta plataforma escalable, BaptistCare puede seguir evolucionando. En BaptistCare estamos encantados con este sistema autónomo y flexible basado en Totara Learn, que ha transformado nuestras capacidades y ha resuelto los principales problemas del LMS. My Learning garantiza que BaptistCare pueda dar respuesta de forma eficaz a las diversas necesidades de formación y gestión de nuestra plantilla, tanto ahora como en el futuro.

Resultados

BaptistCare ha reducido considerablemente los costes gracias al sistema de gestión del aprendizaje (LMS) Totara Learn. Las cuotas de licencia son más bajas y, además, un contrato plurianual con Kineo ha fijado los precios, evitando así los aumentos anuales. El cambio de la formación presencial a la formación en línea ha permitido recortar gastos en locales, desplazamientos y alojamiento. La mejora en la elaboración de informes y el seguimiento también ha potenciado el cumplimiento normativo y la implicación, lo que ha reducido los costes administrativos.

Ahora la formación es más eficiente y flexible. El aprendizaje en línea permite al personal acceder a los cursos en cualquier momento, lo que elimina la necesidad de sesiones programadas. Las inscripciones automáticas según los puestos de trabajo ahorran tiempo, mientras que el seguimiento integrado garantiza el cumplimiento de los requisitos. La generación de informes ahora está totalmente automatizada, lo que sustituye a las hojas de cálculo manuales, y las notificaciones recuerdan al personal las formaciones pendientes, reduciendo así los seguimientos manuales.

BaptistCare puso en marcha My Learning (Totara Learn) en seis meses, cumpliendo con los plazos y sin salirse del presupuesto. La implementación incluyó identificar las necesidades de formación, revisar las bibliotecas de contenidos, personalizar la plataforma, integrarla con los sistemas de RR. HH. y financieros, migrar los datos y realizar comprobaciones antes y después del lanzamiento. Una estrategia clara de formación y comunicación garantizó una transición fluida, mientras que la integración con los sistemas de RR. HH. y financieros automatizó la configuración de los empleados, redujo el trabajo manual, mejoró la generación de informes y ahorró tiempo gracias a las tareas de formación adaptadas al público destinatario.

En cuatro semanas, 1.600 empleados completaron la formación sobre cumplimiento de la seguridad informática, con una participación del 88 % de la plantilla. La posibilidad de hacer un seguimiento de la formación obligatoria ha supuesto un importante aumento del cumplimiento normativo. Los programas clave, como «Concienciación sobre seguridad informática», «Gestión de medicamentos», «Salud y seguridad en el trabajo» y «Manipulación manual», son los que más se han beneficiado.

Hoy en día, My Learning cuenta con 8.000 usuarios activos, entre los que se incluyen empleados de Nueva Gales del Sur, el Territorio de la Capital Australiana y Australia Occidental, así como voluntarios y estudiantes. La formación se adapta a cada puesto, lo que garantiza que los directivos, el personal de primera línea y los equipos de apoyo reciban la formación adecuada. Los nuevos empleados también realizan un curso de incorporación para familiarizarse con el sistema de gestión del aprendizaje (LMS).

Cada vez son más los empleados que completan su formación a tiempo, y el aprendizaje voluntario ha aumentado gracias a la flexibilidad que ofrece el acceso en línea. A los empleados les gusta lo fácil que es de usar, los recordatorios automáticos y la experiencia familiar del LMS con la imagen de marca.

Los informes en tiempo real han permitido a los responsables supervisar el cumplimiento de las normas y desarrollar a sus equipos. La posibilidad de guardar y programar informes ha mejorado la eficiencia, garantizando una mejor supervisión y rendición de cuentas.

BaptistCare tiene previsto mejorar su sistema de gestión del aprendizaje (LMS) optimizando la experiencia del usuario, la función de búsqueda y la facilidad de acceso. El objetivo es crear una interfaz más parecida a la de una página web, con menos clics, y ampliar el papel de la plataforma más allá del cumplimiento normativo para incluir todo el contenido formativo.