Athens Technical College crea una experiencia de formación totalmente personalizada y "sin compromisos"

Fundado en 1997, el Institute of Online Training and Instructional Systems (IOTIS), una división del Athens Technical College, proporciona servicios de diseño instructivo y un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) a los empleados del Department of Family and Children Services (DFCS) a través de un contrato de larga duración entre agencias estatales.

El desafío

Como organización financiada por el estado, IOTIS tiene la tarea de apoyar las necesidades de formación de varias organizaciones e iniciativas estatales (bienestar infantil, asistencia financiera, etc.) con un presupuesto fijo. Las necesidades de formación de estas organizaciones son bastante singulares y no suelen ajustarse a la funcionalidad estándar de los sistemas de gestión del aprendizaje.

El elevado coste y la imposibilidad de personalización descartaron la mayoría de las opciones de LMS disponibles comercialmente. Esto condujo a un uso prolongado de un LMS desarrollado internamente y basado en Java que databa de 2001.

Aunque se ajustaba a sus requisitos funcionales originales, su organización y los requisitos de formación de aquellos a los que prestaban servicio habían evolucionado con el tiempo y su sistema heredado y el personal de desarrollo eran incapaces de seguir el ritmo. Esto limitaba las actualizaciones del sistema, el tipo de contenido de formación que podían ofrecer y la disponibilidad de informes y datos de formación relevantes y precisos.

La solución

Totara Learn presentó a IOTIS la oportunidad única de dar el salto a un LMS empresarial con una serie de características innovadoras, sin tener que sacrificar la funcionalidad heredada que aún necesitaban.

La libertad para aprender de Totara proporcionó al personal de formación de Atenas un sólido conjunto de funciones para ofrecer a su audiencia de formación una experiencia de formación mejorada mediante el uso de las siguientes funciones de Totara Learn:

Diversificar sus contenidos de formación para incluir SCORM y contenidos de fuentes externas.
Amplía el alcance de sus contenidos mediante el uso del “bloque impresionante” para destacar contenidos.
HR Import para crear una conexión entre Totara Learn y Peoplesoft para automatizar el aprovisionamiento y la inscripción de usuarios.
Audiencias y la posibilidad de inscribirse y desinscribirse en bloque.
Informes a la carta proporcionados por el avanzado motor de informes de Totara

Aprovechando al máximo la experiencia técnica de Synegen y la libertad de Totara para innovar, el equipo de formación y desarrollo de IOTIS pudo ponerse en marcha rápidamente en la plataforma y adaptar el sistema a su caso de uso específico mediante la configuración del sistema y la personalización de plugins preexistentes.

En la actualidad utilizan 15 plugins, ya sean personalizados o de terceros, en su entorno de Totara Learn, lo que pone de manifiesto que Totara y la flexibilidad del código abierto eran realmente la única opción para su caso de uso. Las personalizaciones más destacadas son:

Formateo adicional del curso para mejorar el formato plegable de sus cursos de 20 módulos
Un calendario web personalizado para mostrar todas las ofertas de eventos en un formato de calendario con coloración personalizada para cada uno de los cinco segmentos principales de clientes a los que sirven. Este calendario incluía la posibilidad de filtrar por segmento, categoría de curso y ubicación.

Captura y seguimiento de las solicitudes de hotel y alojamiento para los alumnos que asisten a los actos de sus seminarios
Funcionalidad de cuestionario maestro que permite mostrar un cuestionario completo y las preguntas relacionadas como parte de un informe incrustado.
Función de autoagrupación que coloca automáticamente a los asistentes al seminario en grupos separados, lo que simplifica la gestión del libro de calificaciones para los formadores

Resultados

La plataforma Totara Learn de Synegen ha permitido al personal de formación y desarrollo de IOTIS ofrecer una experiencia de formación enriquecida, respetando los presupuestos estatales. El sólido conjunto de funciones y la flexibilidad del código abierto les permiten ser más ágiles ante las necesidades dinámicas de formación de los líderes estatales, las organizaciones y los 10.000 alumnos a los que prestan servicio. Entre los efectos inmediatos se incluyen:

Ampliar su oferta de contenidos para incluir una serie de nuevos tipos de contenidos e incluso contenidos de terceros de otras universidades e instituciones estatales.
Ampliar el alcance de sus contenidos mediante la promoción de contenidos de formación destacados
Aumentar la accesibilidad y la precisión de los datos de finalización de la formación en todo el estado

La experiencia técnica de Synegen permite a IOTIS aprovechar al máximo la arquitectura de código abierto de Totara, ofreciendo a sus alumnos una “experiencia de formación sin compromisos”.

“Totara nos ha permitido ofrecer a nuestros clientes un LMS moderno que permite modificaciones sustanciales para adaptarse a sus flujos de trabajo únicos.” – Carla Bradley, Directora de Proyectos, IOTIS