En lo que respecta a los sistemas de gestión del aprendizaje, el «éxito» significa cosas diferentes para cada organización. ¿Tu objetivo es aumentar la participación de los alumnos o alcanzar un objetivo de cumplimiento del 100 %? Quizás tu visión vaya más allá del propio LMS y te centres en indicadores empresariales concretos, como el aumento de las ventas o la mejora de la satisfacción del cliente.
Al contrario de lo que se suele pensar, el «éxito» no consiste simplemente en poner en marcha tu LMS. No se trata de que el sistema funcione como se espera, ni tampoco de recopilar grandes cantidades de datos. El éxito del LMS está indisolublemente ligado al éxito de tu organización. Las preguntas que importan son: ¿Cómo te ayuda tu LMS a conseguir resultados reales? ¿Qué impacto tiene tu formación en tu personal, en los resultados y en la productividad?
Para ayudarte a evaluar el éxito de tu LMS, analizaremos algunos indicios habituales que te permitirán saber si tu sistema te está perjudicando y, utilizando el modelo de evaluación de la formación de Kirkpatrick, te mostraremos cómo convertir los fallos del LMS en éxitos.
Señales comunes de que tu LMS te está jugando una mala pasada
Si alguna de estas situaciones te suena familiar, es posible que tu sistema esté obstaculizando tus objetivos de aprendizaje en lugar de facilitarlos:
- Las tasas de finalización son tu principal indicador de éxito
Tus informes se centran en quién hizo qué y cuándo. Sin embargo, las preguntas sobre la retención de conocimientos o la mejora del rendimiento quedan sin respuesta. - No puedes vincular el aprendizaje con los resultados empresariales
El LMS vive en su propia burbuja. No hay forma de vincular las actividades de formación con las cifras de ventas, los indicadores de atención al cliente, la eficiencia operativa o la retención de empleados. - Los datos no salen de la plataforma
Tus datos analíticos de aprendizaje están aislados de los sistemas de RR. HH., las plataformas de gestión del talento, las herramientas de informes empresariales y los paneles de control de rendimiento. Cada departamento trabaja con información incompleta. - Los jefes no tienen ni idea de cómo evoluciona su equipo
Los jefes directos no saben qué están estudiando sus empleados, no pueden reforzar los conceptos clave, no participan en la aplicación de nuevas habilidades en el trabajo y no tienen voz ni voto en las prioridades de desarrollo. - Te cuesta justificar la inversión
El LMS cuesta dinero y la gente lo está usando, pero cuando los jefes te preguntan por el retorno de la inversión, te ves obligado a mostrar estadísticas de finalización en lugar del impacto en el negocio.
¿Te suena? No debería ser así; tu LMS tiene que funcionar como una herramienta más dentro de una infraestructura de aprendizaje más amplia e interconectada.
Cómo usar el modelo de Kirkpatrick para evaluar tu LMS
Para ayudarte a organizar tus ideas sobre cómo lograr el éxito con un LMS, nos inspiraremos en el modelo de Kirkpatrick de evaluación de la formación (y la quinta etapa adicional de Phillips). A modo de breve resumen para aquellos que no estén familiarizados con estos niveles, son los siguientes:
- Reacción: ¿qué opinan los demás de lo que has aprendido?
- Aprendizaje: ¿cómo contribuye tu aprendizaje a la adquisición de nuevos conocimientos, habilidades, comportamientos y confianza?
- Aplicación: ¿tu equipo está poniendo en práctica lo aprendido en el trabajo?
- ¿Impacto? ¿Tu aprendizaje está teniendo el impacto deseado?
- Rentabilidad de la inversión: ¿cómo se comparan los costes de tu programa de formación con los resultados?
Estas cinco etapas te pueden servir para evaluar el éxito de tu propio LMS y para ayudarte a demostrarlo a la hora de informar a tus partes interesadas. Cuanto mejor sepas medir el éxito de tu LMS, más fácil te resultará conseguir más inversión para tu programa de formación en el futuro.
Nivel 1: ¿Qué opinan de tu LMS?
La buena noticia es que el primer nivel de evaluación te ofrece un punto de partida sencillo. Lo que quieres averiguar aquí es: «¿Les gusta a los usuarios tu LMS?». ¿Se entregó a tiempo? ¿Se ajustó al presupuesto? ¿Es de buena calidad?
Son preguntas fáciles de responder. No te desanimes si la respuesta a alguna de ellas es «no»: eso no significa que todo tu proyecto sea un fracaso. Siendo realistas, los proyectos de LMS no siempre pueden o no siempre se entregan a tiempo o dentro del presupuesto.
Si quieres ir un paso más allá, podrías hacer una encuesta para recabar las opiniones de los alumnos, los responsables, los administradores y las partes interesadas. Podrías hacerlo a través de tu LMS o enviar un correo electrónico pidiendo comentarios iniciales.
Nivel 2: ¿Tu aprendizaje es eficaz?
Bueno, ya tienes tu LMS en marcha. Pero, ¿quién se conecta? ¿Están disfrutando de la experiencia de aprendizaje? El nivel 2 se centra en tus usuarios, en cómo interactúan con tu LMS y en si este se convierte en parte de su desarrollo continuo. Algunos de los datos que puedes recopilar para medir el éxito en este caso son:
- El número de alumnos que visitaron la página durante la primera semana en comparación con las cuatro semanas siguientes.
- El número de alumnos que visitan tu nuevo LMS en comparación con tu antiguo LMS.
- Visitantes habituales frente a alumnos que solo visitan una vez.
- La duración de las visitas (¿la gente visita tu LMS durante 30 segundos o 30 minutos cada vez?).
También podrías plantearte añadir sistemas de valoración dentro del LMS para poder evaluar las opiniones rápidamente. Por ejemplo, una vez a la semana o al mes podrías incluir una pregunta en tu LMS del tipo: «¿Qué tan fácil te resulta usar este LMS?» o «¿Cómo ha influido el uso del LMS en tu nivel de aprendizaje?». Con solo hacer clic en una respuesta, los alumnos pueden dar su opinión de forma rápida y sencilla, y tú descubrirás cómo está funcionando tu aprendizaje.
Nivel 3: ¿Estás poniendo en práctica lo que has aprendido?
Ahora pasamos a evaluar el aprendizaje en sí, en lugar del sistema.
En esta fase, tienes que demostrar que el proceso de aprendizaje en sí ha mejorado. Lo importante es evaluar si los empleados están adquiriendo más conocimientos o habilidades con la misma inversión de tiempo y dinero.
Los datos analíticos de tu LMS son fundamentales en este caso. Haz un seguimiento del aprendizaje total en toda tu organización y demuestra un aumento general por cada unidad de inversión. Por ejemplo, demuestra que, por cada X libras adicionales gastadas en tu LMS, el aprendizaje ha aumentado un X %.
La aplicación de lo aprendido puede incluir las siguientes consideraciones:
- Si tu LMS permite el aprendizaje móvil, ¿qué repercusiones tiene facilitar el aprendizaje durante momentos que, de otro modo, serían menos productivos fuera del lugar de trabajo? ¿Qué valor tiene este «tiempo útil» adicional?
- ¿Qué valor tienen las decisiones que has tomado en materia de formación? Por ejemplo, eliminar programas con bajos índices de satisfacción, cambiar a un proveedor mejor o sustituir el contenido que no se utiliza por contenido nuevo.
- ¿Cómo te ha ayudado tu LMS a ahorrar tiempo y dinero en desplazamientos para asistir a las sesiones presenciales? ¿Dedicas más tiempo ahora a aprender y a poner en práctica lo aprendido que antes?
Nivel 4: ¿Tu aprendizaje está teniendo el impacto deseado?
En el nivel 4 es donde las cosas empiezan a ponerse realmente interesantes.
Analizar el impacto de tu formación implica también evaluar el rendimiento de tu personal. Lo ideal es que tu LMS esté integrado con un sistema de gestión del rendimiento como Totara Perform. Esto te permitirá enlazar aprendizaje a los marcos de competencias de los empleados. Con el tiempo, a medida que las personas adquieran más conocimientos y apliquen sus nuevas habilidades y conocimientos en el lugar de trabajo, deberías ver cómo crecen el número y el nivel de competencias en tu organización. Lo ideal sería que tus análisis mostraran que, a medida que aumenta el uso del LMS, también lo hacen los niveles de competencia.
Cuantas más competencias tengan tus empleados, más valor aportan a tu organización como tus «mejores activos».
Nivel 5: ¿Cuál es el retorno de la inversión de tu formación?
Aquí es donde realmente puedes justificar la inversión en tu LMS.
¿En qué indicadores generales querías influir cuando implementaste tu LMS? ¿Crees que has logrado el impacto que esperabas?
Lo importante es: ¿la implementación de tu LMS te ha dejado en una situación mejor que cuando empezaste? ¿Has conseguido más ¿El aprendizaje ha dado lugar a una mayor competencia, y ¿ha dado esa mayor competencia lugar a una mejora tangible del rendimiento?
Aunque podrías invertir en costosos análisis de correlación o modelos econométricos para demostrar la relación de causa y efecto, el modelo de Kirkpatrick ofrece un enfoque más práctico. Te permite trazar la progresión desde el compromiso hasta el impacto en el negocio. A tus alumnos les gustó el LMS → lo usaron → aplicaron sus nuevas habilidades → la aplicación tuvo el impacto deseado → generó un retorno de la inversión. Al desglosarlo en estas cinco etapas, resulta mucho más fácil ver la relación entre tu LMS y el impacto real en tu organización.
Es hora de empezar a medir
Lo ideal sería que ya tuvieras a tu disposición años de datos detallados, todos desglosados y listos para analizar. Pero la realidad es que probablemente tengas un batiburrillo de datos almacenados en hojas de cálculo, extraídos de diferentes sistemas y actualizados de forma irregular.
Pero, a falta de eso, el mejor momento para empezar a medir el éxito de tu LMS es ahora mismo. Tanto si estás pensando en un nuevo LMS como si estás reflexionando sobre el éxito de tu sistema actual, ahora es el momento de decidir qué medir, cómo y cuándo hacerlo, y cuáles serán tus objetivos cuantificables. Solo a través de la medición podrás demostrar que tu LMS es un éxito; no solo para el equipo de formación, sino para la organización en su conjunto.
