Der Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust fördert die Einhaltung von Vorschriften durch eine innovative Schnittstelle zwischen LMS und ESR

Diese Kundenreferenz wurde ursprünglich von Chambury Learning bereitgestellt, das nun zu Think Learning gehört, nachdem der Übernahme durch Totara im Jahr 2024 beider in Großbritannien ansässigen Partner.

Der Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust ist ein NHS Foundation Trust mit Sitz in South Yorkshire, England. Seine Vision ist es, als bester Anbieter von Gesundheitsversorgung, klinischer Forschung und Ausbildung im Vereinigten Königreich anerkannt zu werden und einen wesentlichen Beitrag zum Ziel von Sheffield zu leisten, eine lebendige und gesunde Stadtregion zu sein.

Die Herausforderung

Der Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust beschäftigt mehr als 18.000 klinische Mitarbeiter und ist ein wichtiger Arbeitgeber für rund 1.000 Ärzte in der Ausbildung, die im Rahmen ihrer Rotation bei anderen NHS-Trusts in der Region tätig sind. Alle Mitarbeiter haben sehr unterschiedliche Hintergründe und Lernbedürfnisse, die durch Totara unterstützt werden.

Seit vielen Jahren nutzen sie erfolgreich eine gut integrierte Totara Learn-Plattform, auf der lokale Inhalte und E-Learning-Angebote für das Gesundheitswesen (eLfH) bereitgestellt werden.

Der Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust nutzt, wie 99 % der anderen NHS-Organisationen, das kostenlose System „Electronic Staff Record“ (ESR) – ein integriertes Personal- und Gehaltsabrechnungssystem. Es verwaltet die zentralen Personal- und Gehaltsabrechnungsaufgaben für rund 1,4 Millionen NHS-Mitarbeiter.

In das ESR integriert ist die Oracle Learning Platform (OLM), ein kostenloses Lernmanagementsystem, das einen Katalog mit Präsenz- und E-Learning-Kursen bereitstellt. Es umfasst Funktionen, mit denen den Mitarbeitern je nach ihrer Rolle innerhalb der Organisation Kompetenzen gemäß dem CSTF (Core Skills Training Framework) zugewiesen werden können.

Vor der Einführung von Totara im Jahr 2012 nutzte der Trust diese ESR-OLM-Plattform, die weder die lokale Erfassung noch die zentralisierte Berichterstattung von Schulungen ermöglichte; zudem konnten keine Profile für Freiwillige oder andere „Nicht-Mitarbeiter“ angelegt werden. Zudem ist das NHS OLM nicht flexibel genug, um komplexe Kompetenzanforderungsprofile für Mitarbeiter über verschiedene Positionen und Organisationen hinweg zu verwalten, die in den verschiedenen Direktionen sehr unterschiedliche Schulungsanforderungen haben. Folglich gab es kein einheitliches System, um den Führungskräften oder dem Vorstand genaue Informationen darüber zu liefern, wer die Schulungen absolviert hatte.

ESR ist das Hauptsystem für die Übertragung von Kompetenzen neben den Beschäftigungsunterlagen; da STH jedoch Totara als LMS nutzt, müssen die Kompetenzdaten dort erfasst werden, da es bei NHS-Mitarbeitern üblich ist, innerhalb und zwischen verschiedenen Organisationen zu wechseln (wie z. B. bei jungen medizinischen Fachkräften), und einige Mitarbeiter in zwei Organisationen tätig sind.

Der Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust benötigte daher eine elegante Lösung, um sein ESR mit seinem LMS zu verbinden und so die Daten zu den obligatorischen Compliance-Schulungen aus dem CSTF zwischen den Organisationen zu übertragen. Dies würde dazu beitragen, unnötige Wiederholungen von Schulungen durch die Mitarbeiter zu vermeiden und somit Zeit und Ressourcen zu sparen.

Die Lösung

Der Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust ging im Rahmen des NHS-Rationalisierungsprojekts eine Partnerschaft mit Think Learning ein, da Think über umfassende Fachkenntnisse im Gesundheitswesen und insbesondere innerhalb des NHS verfügt.

Think Learning erkannte den Bedarf des Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust, eine effektive Schnittstelle zwischen seiner Totara Learn-Plattform und dem ESR zu schaffen.

Dies bedeutete, gemeinsam mit dem Trust selbst, dem NHS England, dem NHS Improvement und dem zentralen ESR-Team für Systemintegration eine Lösung zu entwickeln, die unnötigen Verwaltungsaufwand und Doppelarbeit für das stark ausgelastete NHS-Personal minimieren würde.

Die bidirektionale Schnittstelle ermöglicht die Speicherung aller Totara Learn-CSTF-Daten sowie externer Lernergebnisse aus eLfH-Inhalten im ESR, ohne dass ein Eingreifen des Administrators erforderlich ist. Dies spart Zeit und Aufwand und verhindert zudem das Risiko menschlicher Fehler.

Obwohl diese Schnittstelle beim Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust entsprechend dessen spezifischem Anwendungsfall entwickelt wurde, wurde sie auch von anderen Trusts übernommen, wie beispielsweise dem Hull Teaching Hospitals NHS Foundation Trust und dem York & Scarborough Hospitals NHS Trust. Da jeder Trust seine eigenen Besonderheiten und Arbeitsweisen hat, haben neben den Sheffield Teaching Hospitals auch andere Trusts die Schnittstelle übernommen und konnten eine Reihe verschiedener Szenarien testen, um den Nutzen der Lösung zu maximieren. Anhand der Daten der ersten drei Trusts konnte Think Learning die Ergebnisse verallgemeinern und eine Schnittstelle entwickeln, die in einer Vielzahl von NHS-Trusts eingesetzt werden kann.

So zeigte sich beispielsweise im Testverlauf, dass zunächst Kompetenzen exportiert wurden, die nicht mit den lokalen Verlängerungszeiträumen übereinstimmten oder falsche Ablauf- bzw. Fälligkeitsdaten aufwiesen, was bedeutete, dass die Schnittstelle selbst ermitteln musste, wie die korrekten Abschluss- und Fälligkeitsdaten lauten sollten.

Die Schnittstelle bietet flexible Konfigurationsmöglichkeiten zur Aktivierung lokaler Prozesse, was sie zu einer äußerst robusten und anpassungsfähigen Lösung macht, die potenziell in vielen NHS-Trusts eingeführt werden kann.

Neben der ESR-Schnittstelle ist der Trust über AICC auch direkt mit „eLearning for Healthcare“ (eLfH) verbunden, um den Zugriff auf nationale Inhalte des NHS zu ermöglichen. Diese umfassen über 6.000 Lernpakete, die für nichtklinisches, klinisches und medizinisches Personal konzipiert sind und für NHS-Trusts kostenlos zur Verfügung stehen. Die eLfH-AICC-Integration bedeutet, dass NHS-Mitarbeiter jederzeit und überall nahtlos auf zentralisierte Schulungen innerhalb von Totara zugreifen können, und ermöglicht eine umfassende Berichterstattung sowohl in Totara als auch für eLfH in ihren internen Systemen.

Die Ergebnisse

„Der Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust ist begeistert von der Schnittstelle, die sich bei der Automatisierung von Prozessen für das zentrale Team als äußerst kosteneffizient erwiesen hat. Da die Schulungsunterlagen neuer Mitarbeiter, einschließlich der Ärzte im Rotationsdienst, automatisch hochgeladen werden, haben Führungskräfte und Manager vom ersten Tag an die Gewissheit, dass die Patientensicherheit nicht beeinträchtigt wird und Einzelpersonen nicht unnötigerweise zur Absolvierung von Schulungen aufgefordert werden. Totara funktioniert hervorragend für den Trust, und diese Schnittstelle hat Totara noch stärker in unsere zentralen organisatorischen Prozesse und Systeme eingebunden.“
– Alison Hales, Leiterin der Personalentwicklung, Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust

Die bidirektionale Schnittstelle von Think Learning zwischen NHS ESR und Totara Learn CSTF erweist sich bereits als äußerst vorteilhaft für den Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust.

Die Schnittstelle erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und des rotierenden medizinischen Personals und stellt sicher, dass diese die Anforderungen an die Einarbeitungsschulung erfüllen, was sonst zeit- und kostenintensiv wäre.

Die Möglichkeit, CSTF-Schulungsunterlagen zwischen NHS-Trusts zu übertragen, beschleunigt zudem den Einsatz neuer Mitarbeiter auf den Stationen und verbessert die Einhaltung von Vorschriften sowie die Sicherheit.

Ein großer Vorteil dieser Lösung besteht darin, dass der Import und Export von abgeschlossenen Kompetenzen und Zertifizierungen jede Nacht zwischen Totara und dem ESR erfolgt, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist.

Die Zeitersparnis durch diese Schnittstelle ist enorm – wenn das gesamte medizinische Personal bereits mit vollständig absolvierten CSTF-Kursen antritt, entspricht die Zeitersparnis, die dadurch entsteht, dass die Ärzte bereits am ersten Tag ihrer Anstellung „auf den Stationen“ eingesetzt werden, anstatt die Grundausbildung über ein Jahr hinweg zu wiederholen, etwa 500 zusätzlichen Tagen, die die Ärzte am Krankenbett verbringen können, um die Versorgung und letztlich die Patientensicherheit zu verbessern.

Darüber hinaus verzeichnet der Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust eine verbesserte Einhaltung aller CSTF-konformen Zertifizierungen, optimierte Einarbeitungsprozesse für neue Mitarbeiter sowie einen verbesserten Datenfluss zwischen anderen Organisationen.

Zusätzlich zur ESR-Schnittstelle können die Mitarbeiter ihre CSTF-Konformität sowie ihre nationalen, NHS-spezifischen Schulungsinhalte über die in ihr Totara Learn LMS integrierten „eLearning for Healthcare“-Module aktualisieren. Dies führt zu besseren Lernergebnissen, einem einfachen Zugang zu Lernangeboten für die Mitarbeiter und – was besonders wichtig ist – zu einem ständig wachsenden Angebot an Inhalten, die der Trust ohne zusätzliche Kosten nutzen kann.

Von Mai 2021 bis Februar 2022 hat der Sheffield Teaching Hospitals NHS Trust insgesamt 150.000 Kompetenzen zwischen Totara und dem ESR übertragen – das sind etwa acht pro Person. Die Auswirkungen dieser Zeitersparnis werden mit der Zeit noch zunehmen, da die Mitarbeiter weiterhin zwischen NHS-Organisationen wechseln.