Das Met Office verdoppelt die Anzahl der Website-Anmeldungen mit seinem „unendlich konfigurierbaren“ LMS

Das Met Office ist der nationale Wetterdienst des Vereinigten Königreichs. Es bietet wichtige Wetterdienste und weltweit führende Klimawissenschaft und hilft den Menschen dabei, fundiertere Entscheidungen zu treffen, um ihre Sicherheit zu gewährleisten und sich bestmöglich zu entfalten.

Die Herausforderung

Mit mehr als 2.000 Mitarbeitern benötigte das Met Office eine Möglichkeit, Schulungs- und Weiterbildungsmaterialien schnell und effizient bereitzustellen. Die Mitarbeiter sind hauptsächlich im Vereinigten Königreich tätig, es gibt jedoch auch temporäre und permanente Stationen an weit entfernten Orten, wie beispielsweise auf Inseln im Atlantik und in der Antarktis. Zuvor nutzten sie zwei separate Moodle-Plattformen: eine für ihr HR-Team und eine für das Met Office College, das sowohl neue als auch erfahrene Wettervorhersager ausbildet.

Die Ausbildung des Met Office im Bereich der operativen Meteorologie genießt weltweit hohes Ansehen. Das Met Office College bildet häufig Mitarbeiter anderer nationaler Wetterdienste aus und unterrichtet Module für Meteorologiestudiengänge, wie beispielsweise an der University of Reading im Vereinigten Königreich. Darüber hinaus bietet es Schulungen für Unternehmen aus Branchen wie der Gas-, Öl- und Energiebranche sowie dem Einzelhandel an.

Da eine Plattform intern und die andere bei einem Partner gehostet wurde, konnte das Met Office die modernen technologischen Fortschritte nicht nutzen. Das Met Office wollte seine Personal- und meteorologischen Schulungsfunktionen auf einer gemeinsamen Plattform und unter einer gemeinsamen Leitung zusammenführen und erkannte, dass hierfür ein neues Lernmanagementsystem erforderlich war.

Das Met Office schrieb ein neues LMS aus. Als überzeugte Befürworter offener Technologien kamen sie schnell zu dem Schluss, dass Totara Learn das richtige LMS für ihre Anforderungen sei, und der Totara-Partner Catalyst ging als Sieger aus ihrer Suche auf dem digitalen Marktplatz „G-Cloud“ der britischen Regierung hervor.

Die Lösung

Das Met Office und Catalyst begannen Mitte 2017 mit der Arbeit am neuen Totara Learn-System, das im März 2018 in Betrieb genommen wurde. Die anfängliche Migration vom alten Moodle 1.9-System zu Totara stellte eine erhebliche Verbesserung dar, da das neue System vollständig an das Erscheinungsbild der Marke des Met Office angepasst wurde.

Es wurde ein umfangreiches Datenmigrationsprojekt durchgeführt, um alle Inhalte aus den beiden bisherigen Systemen in das neue Totara Learn zu übertragen. Ursprünglich war geplant, dass die Personalabteilung zeitgleich mit der Einführung des neuen LMS ein neues Personalinformationssystem (HRIS) einführen sollte, doch das HRIS-Projekt verzögerte sich um zwei Jahre, sodass das LMS zunächst allein eingeführt wurde. Glücklicherweise stellte dies dank der Flexibilität von Totara Learn kein Problem dar, und als das HRIS schließlich im Mai 2020 in Betrieb genommen wurde, eröffneten sich dem Team des Met Office viele neue Möglichkeiten hinsichtlich der Nutzung ihres LMS.

Das LMS umfasst mehrere Lernbereiche. Der Flaggschiff-Kurs des Met Office im Bereich der operativen Meteorologie ist ein Kurs auf Hochschulniveau, der zur Ausbildung von Wettervorhersagern dient. Neben dem traditionellen Unterricht nehmen die Lernenden an einer praxisorientierten Ausbildung teil, die von regelmäßigen Leistungsüberprüfungen begleitet wird, sowie an obligatorischen Compliance-Schulungen und technischen Schulungen.

Das neue HRIS lässt sich nahtlos in Totara Learn integrieren und eröffnet dem Met Office unzählige Möglichkeiten zur Erstellung datengestützter Lerninhalte. So konnte das Lernteam beispielsweise anhand der HR-Daten das Lernen gezielt auf den jeweiligen Arbeitsort der Mitarbeiter ausrichten und dabei die dynamischen Zielgruppen sowie die vom HRIS bereitgestellte Organisationsstruktur intelligent nutzen. Wenn jemand in einen anderen Bereich der Organisation wechselt, kann das LMS automatisch geeignete Lerninhalte bereitstellen, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und der Prozess wesentlich effizienter und optimierter gestaltet wird.

Vor der Einführung von Totara Learn nutzte das Met Office Software einer älteren Generation zur Verwaltung der Buchung von Präsenzschulungen. Das bisherige System war relativ wenig anpassbar. Durch die Umstellung auf Totara Learn erhielt das Met Office Zugang zu Funktionen für das Seminarmanagement, die für die Umsetzung der Blended-Learning-Strategie des Met Office von besonderem Wert sind. Nun können sich Mitarbeiter für ein Präsenzseminar anmelden und an einem einzigen Ort auf alle begleitenden Aktivitäten und Ressourcen zugreifen. Dies hilft dem Met Office dabei, Lernbarrieren abzubauen und den Zugang zu Lernangeboten zu vereinfachen.

Totara Learn hat während der gesamten COVID-19-Pandemie eine entscheidende Rolle bei der Ausbildung der nächsten Generation von Wettervorhersagern gespielt, und im Sommer 2020 wurde es für die Durchführung der ersten Fernprüfungen des Met Office genutzt. Dieses System hat sich in den turbulenten, sich rasch wandelnden Zeiten des Jahres 2020 bewährt. Die Dozenten konnten sich an die Veränderungen anpassen, indem sie Microsoft-Teams-Links zu den Kursseiten hinzufügten, um die Lernenden zu Live-Fernsitzungen einzuladen, und indem sie ihre Lernenden durch die Erstellung interaktiver Aktivitäten mit dem H5P-Plugin von Catalyst unterstützten, das sich als sehr beliebt erweist.

Die Ergebnisse

Nach der Umstellung auf Totara Learn verzeichnete das Met Office eine Verdopplung der einzelnen Website-Anmeldungen. Seit Beginn der COVID-19-Pandemie haben die Anmeldezahlen erneut um denselben Betrag zugenommen, was die enorme Bedeutung eines umfassenden und leicht zugänglichen Online-Angebots für das Met Office verdeutlicht.

„Seit unserem Start im Jahr 2018 verzeichnen wir jedes Jahr einen konstanten Anstieg der einmaligen Anmeldungen um 100 %. Zum 30. Juni dieses Jahres lag die Teilnahmequote bei unseren Pflichtschulungen bei 94 %, und 99,5 % der Mitarbeiter haben im vergangenen Jahr auf das Lernportal zugegriffen. Insgesamt haben seit 2018 3.200 Mitarbeiter und Kunden über 34.000 einzelne Kurse absolviert, und in diesem Jahr haben wir unseren ersten vollständig remote durchgeführten OMFC-Kurs veranstaltet, der sich über acht Monate erstreckte und erstmals einen modularen Ansatz sowie vollständig online durchgeführte Prüfungen umfasste.“

COVID-19 hat die Art und Weise, wie das Met Office Schulungen durchführt, grundlegend verändert, und das LMS hat diese Herausforderung mehr als gemeistert. Die eigenen Mitarbeiter hatten von zu Hause aus einfachen Zugang zu den Lerninhalten, und auch externe Lernende konnten ihr Lernen aus der Ferne fortsetzen. So bedeutete der Lockdown in Großbritannien beispielsweise, dass Studierende nicht persönlich an Vorlesungen teilnehmen konnten, was dazu führte, dass Meteorologiestudierende aus ihren Heimatländern auf der ganzen Welt auf die Inhalte des Met Office zugreifen mussten. Für das neue LMS war dies kein Problem, sodass die Studierenden mit ihrem Lernfortschritt auf dem Laufenden bleiben konnten.

Entscheidend ist, dass die Entscheidung für ein „unendlich konfigurierbares“ offenes Lernmanagementsystem wie Totara Learn sicherstellt, dass das Met Office mit anderen meteorologischen Organisationen weltweit zusammenarbeiten kann. Die globale Gemeinschaft für meteorologische Fortbildung verfolgt ähnliche Ziele, sodass Totara Learn es dem Met Office ermöglicht, Inhalte problemlos weltweit auszutauschen. Dies ist auch ein Beleg für die enge Zusammenarbeit mit Catalyst, dem Totara-Partner des Met Office, der über umfassende Erfahrung im Umgang mit und der Konfiguration von offener Technologie verfügt.

Als Nächstes plant das Met Office eine umfassende Überarbeitung seines Einarbeitungsprozesses, wobei Totara Engage voraussichtlich eine wichtige Rolle spielen wird, wobei der Schwerpunkt auf der Erfassung informeller Lerndaten und der Unterstützung von Praxisgemeinschaften liegt. Derzeit umfasst der Kurskatalog des Met Office über 600 Kurse; viele davon könnten in Zukunft mit Totara Engage zu Lernressourcen umgestaltet werden. Dank der Anpassungsfähigkeit von Totara Learn lässt sich die Plattform problemlos in das neue HR-System des Met Office integrieren, was dem Met Office die Freiheit gibt, weitaus mehr aus seinen Lernangeboten zu machen.

„Da die Förderung und Weiterentwicklung der Kompetenzen unserer Mitarbeiter eine unternehmensweite Priorität darstellt, gewinnt das Lernportal zunehmend an Bedeutung für die Unterstützung der Arbeit, die wir am College leisten. Indem wir die umfangreichen Funktionen des Systems nutzen, sind wir in der Lage, neue und spannende Weiterbildungsangebote für alle unsere Kollegen an unseren verschiedenen Standorten zu konzipieren, zu entwickeln und bereitzustellen, um sicherzustellen, dass wir für die Gegenwart und die Zukunft gerüstet sind.“