Charles River spart in einem Jahr über 3 Millionen Dollar und 1.000 Stunden Verwaltungsaufwand im Bildungsbereich

Charles River ist ein US-amerikanisches Unternehmen, das sich auf eine Vielzahl von präklinischen und klinischen Labordienstleistungen für die Pharma-, Medizinprodukte- und Biotechnologiebranche spezialisiert hat.

Die Herausforderung

In den letzten Jahren hat sich Charles River sowohl hinsichtlich des Unternehmens selbst – durch eine Reihe von Fusionen und Übernahmen – als auch hinsichtlich seines Kundenstamms mehr als verdoppelt, sodass es zunehmend schwieriger wurde, die L&D-Anforderungen des Unternehmens und seiner Lernenden mit dem bisherigen, rudimentären LMS, manuellen Tabellenkalkulationen und einfachen Datenbanken zu erfüllen.

Mit mehr als 19.000 Mitarbeitern in 22 Ländern und Tausenden weiteren Kunden weltweit, die sich bei ihren Weiterbildungsbedürfnissen auf Charles River verlassen, benötigte das Unternehmen einen neuen Ansatz, um sicherzustellen, dass es in der stark regulierten Life-Sciences-Branche einheitliche und vorschriftsmäßige Schulungen anbieten kann.

Charles River kam zu dem Schluss, dass das Unternehmen ein modernes LMS für alle Bereiche der Weiterbildung benötigte, darunter Einarbeitung, Compliance, technische Schulungen, Gesundheits- und Sicherheitsschulungen, berufliche Weiterentwicklung sowie Mitarbeiterbeurteilungen, weshalb eine leistungsstarke Plattform unerlässlich war. Zudem war eine nahtlose Integration in das HR-System erforderlich, um die hohe Zahl an ein- und ausscheidenden Mitarbeitern sowie diejenigen, die ein vom Unternehmen unterstütztes Sabbatical in Anspruch nehmen, zu verwalten.

Zudem wurde eine EU-Richtlinie eingeführt, wonach die Mitarbeiter von Charles River bereits bei ihrem Eintritt in das Unternehmen zertifiziert sein mussten. Da es sich hierbei um eine gesetzliche Vorschrift handelte, war die Suche nach einer neuen Plattform, über die die erforderlichen Schulungen angeboten werden konnten, dringend erforderlich.

Die Lösung

Charles River entschied sich für eine Zusammenarbeit mit dem spanischen Partner Actua Solutions und wählte Totara Learn als neue Lernplattform für den Betrieb von Charles River Campus. Das Team von Actua Solutions erkannte die dringenden Anforderungen von Charles River schnell und unterstützte das Team mit hilfreichen Ratschlägen und einem logischen Plan für die Konzeption, Implementierung und Inbetriebnahme des LMS sowie durch Schulungen für Totara Learn und die E-Learning-Erstellungssoftware Storyline.

Obwohl dieses Projekt seinen Ursprung in Spanien hatte, sollte die Lösung auch von Teams in anderen Teilen der EU sowie in den USA genutzt werden, die das System intensiv nutzen würden. Der ursprüngliche Implementierungsprozess dauerte etwa sechs Monate, einschließlich der Einrichtung einer komplexen Reihe von Features und Funktionen, die auf die besonderen Anforderungen von Charles River zugeschnitten waren.

Blended Learning ist ein wesentlicher Bestandteil der Lernstrategie von Charles River, weshalb die Lernpläne von Totara Learn intensiv genutzt werden. Dies hat auch dazu beigetragen, den durch die COVID-19-Pandemie bedingten Übergang von Präsenzschulungen zum Fernunterricht zu bewältigen, da es einen wesentlich individuelleren Lernansatz ermöglicht: Die Mitarbeiter erarbeiten gemeinsam mit ihren Vorgesetzten ein maßgeschneidertes Lernprogramm, das ihren Anforderungen entspricht.

Einer der Hauptgründe, warum sich Charles River für Totara Learn entschieden hat, war die Möglichkeit, Kompetenzen mit Programmen zu verknüpfen, wodurch das Unternehmen besser nachverfolgen kann, wie die Mitarbeiter abschneiden. Außerdem nutzt das Unternehmen die Berichtsfunktionen intensiv, um einen besseren Überblick als je zuvor darüber zu erhalten, wie die Mitarbeiter mit den Lerninhalten interagieren und wie sie die verfügbaren Inhalte durcharbeiten. Das LMS wird nicht nur von Mitarbeitern, sondern auch von externen Nutzern („Forschern“) und Kunden genutzt.

Charles River nutzt das LMS zudem zur Durchführung der nach EU-Recht vorgeschriebenen akkreditierten Kurse und ersetzt damit die bisherigen kostspieligen und zeitaufwendigen Präsenzkurse. Das LMS kann anschließend den Teilnehmern, die die Akkreditierungskurse erfolgreich absolvieren, Zertifikate ausstellen, wodurch sich der Verwaltungsaufwand im Bildungsbereich verringert.

Darüber hinaus nutzt das US-Team die Hierarchiefunktion von Totara, um Inhalte effizienter zu organisieren und bereitzustellen.

Mit 70 Standorten in 22 Ländern weltweit muss Charles River Inhalte zudem in mehreren Sprachen bereitstellen. Die umfangreichen Sprachpaketfunktionen von Totara helfen dem Lernteam dabei, den Lokalisierungsprozess zu vereinfachen, indem die Navigation der Website automatisch übersetzt wird.

Das US-Team erstellt Inhalte auch mithilfe von Storyline, darunter Präsentationen mit Videos und innovativen 3D-Renderings sowie PDF-Dateien als Begleitmaterial. Da Charles River im Bereich der Tierversuche tätig ist, sind die Inhalte oft komplex und behandeln Themen wie Anästhesie, Physiologie, Biologie und Gesetzgebung, weshalb die Fähigkeit, Informationen klar und präzise zu vermitteln, von größter Bedeutung ist.

Der Charles River Campus ist zudem in die AALAS Learning Library integriert, die alle Noten über eine API in Totara Learn importiert; darüber hinaus werden Inhalte von QuickHelp, My Industry und in Kürze auch von LinkedIn Learning bezogen. Diese fügen sich nahtlos in die intern entwickelten, maßgeschneiderten Inhalte ein.

Die Ergebnisse

Charles River führte sein Totara Learn im Jahr 2014 in Spanien ein und sparte im ersten Jahr rund 20.000 € an Schulungskosten ein.

Bei der Markteinführung in den USA im Jahr 2016 nutzten im ersten Jahr rund 4.000 Anwender das System und sparten dabei etwa 250.000 US-Dollar an Schulungskosten ein, während der Verwaltungsaufwand für die Fortbildung um über 1.000 Stunden reduziert wurde. In den letzten Jahren beliefen sich die jährlichen Einsparungen auf über 3 Millionen US-Dollar. Das US-Team berichtet, dass es nun in der Lage ist, Schlüsselpersonal in Echtzeit zu informieren und gleichzeitig den Großteil seiner Lernressourcen zu zentralisieren.

Bis heute hat Charles River durch den Einsatz von Totara unglaubliche 11 Millionen Dollar an Schulungskosten eingespart.

Heute zählt die Plattform mehr als 40.000 registrierte Nutzer, wobei auf dem Charles River Campus fast 8.000 Kurse zur Verfügung stehen. Die Lernenden von Charles River haben bis heute über 2,8 Millionen Kurse abgeschlossen – ein deutlicher Anstieg gegenüber den 100.000 Abschlüssen im Jahr 2018 – sowie bis heute 150.000 Programm- und Zertifizierungsabschlüsse.

„Totara ist flexibel, anpassungsfähig und lässt sich an unser Wachstum anpassen. Ich habe in den letzten 19 Jahren mit allen zehn führenden Lernmanagementsystemen gearbeitet, und Totara ist bei weitem das benutzerfreundlichste.“ – Elton Machholz, Manager of Learning & Development, Charles River Laboratories
Obwohl Charles River

andere Unternehmen übernommen und fusioniert hat, die andere Lernmanagementsysteme nutzten, hat sich das Unternehmen dafür entschieden, bei Totara Learn als LMS der Wahl zu bleiben, indem es das Lernen auf dem zentralen Totara Learn-System bündelt. Dies liegt an der enormen Flexibilität und der Fähigkeit, sich nahtlos in alle Pläne von Charles River einzufügen – Eigenschaften, die den anderen Lernplattformen, die von den übernommenen Unternehmen übernommen wurden, fehlten.

Entscheidend ist, dass Charles River während der gesamten Pandemie intensiv mit den Herstellern aller verfügbaren COVID-19-Impfstoffe zusammengearbeitet hat. Das Unternehmen unterstützte diese Hersteller dabei, ihre Impfstoffe sicher, schnell und effizient auf den Markt zu bringen, und spielte eine unschätzbare Rolle bei der weltweiten Impfstoffeinführung.

Was gibt es Neues?

Charles River hat auf die neueste Version von Totara aktualisiert, die wichtige Integrationen mit Microsoft Teams und Zoom mit sich bringt, um Online-Veranstaltungen schneller und einfacher zu verwalten – was nach eigenen Angaben eine „bahnbrechende Neuerung“ darstellen wird. Zudem haben sie ihr Angebot an selbstbestimmtem Lernen im eigenen Tempo erweitert und weitere Live-Seminare sowie virtuelle, von Lehrkräften geleitete Schulungen in das Programm aufgenommen.

Im Rahmen des jüngsten Upgrades hat Actua Solutions Charles River dabei unterstützt, die Ressourcenpalette des Campus-Tools zu erweitern, indem neue Features und Funktionen hinzugefügt wurden, darunter ein Plug-in zum Zusammenführen von Benutzerkonten, das bei der Bewältigung der hohen Zahl von Mitarbeitern und Nutzern, die wieder in das Unternehmen eintreten, hilft.

„Die Test-Engine von Totara Learn ist um Längen besser als alles, was wir bisher in anderen LMS gesehen haben. Sie ist zweifellos am benutzerfreundlichsten, am flexibelsten und bietet den größten Funktionsumfang – und vor allem braucht man keinen Doktortitel, um sie zu bedienen!“
– Elton Machholz, Leiter der Abteilung für Weiterbildung und Entwicklung, Charles River Laboratories