El Maidstone and Tunbridge Wells NHS Trust ha reducido a la mitad el tiempo que tardaba en alcanzar su objetivo de cumplimiento en materia de evaluaciones

Este caso de cliente fue presentado originalmente por Chambury Learning, que ahora forma parte de Think Learning tras la adquisición de Totara en 2024 de ambos socios con sede en el Reino Unido.

El Maidstone and Tunbridge Wells NHS Trust ha alcanzado su objetivo de cumplimiento en materia de evaluaciones en la mitad del tiempo que les llevaba en los procesos burocráticos de años anteriores, con un cumplimiento global superior al 85 % tan solo siete meses después del inicio de la implantación en el primer año.

Maidstone and Tunbridge Wells NHS Trust [MTW] es una gran fundación hospitalaria de cuidados agudos situada en el sureste de Inglaterra. La fundación se constituyó legalmente el 14 de febrero de 2000 y ofrece una gama completa de servicios hospitalarios generales, así como atención especializada compleja en algunas áreas, a unas 560 000 personas que viven en el sur de West Kent y el norte de East Sussex.

La Fundación cuenta con un equipo de más de 5500 empleados a tiempo completo y a tiempo parcial que trabajan principalmente en los dos centros hospitalarios principales de Maidstone y Tunbridge Wells. Además, la Fundación ofrece servicios oncológicos especializados a unos 1,8 millones de personas en Kent, Hastings y Rother, y también cuenta con consultas externas en un montón de lugares de Kent y East Sussex.

El desafío

El sistema de evaluación de la fundación se hacía en papel y cada año más de 5.500 empleados tenían que rellenar su evaluación anual. El papeleo consistía en un documento de Word que era difícil de rellenar por el formato, así que se solía completar a mano y luego había que escanearlo y enviarlo de vuelta a RR. HH. A continuación, RR. HH. tenía que registrar manualmente los resultados para poder proporcionar datos de cumplimiento a la unidad de Aprendizaje y

El equipo de desarrollo tiene que recopilar manualmente los datos de los formularios escritos a mano para incluirlos en su análisis anual de necesidades de formación.

Esto solía provocar que se perdieran documentos, sobre todo cuando el personal cambiaba de puesto dentro de la organización. A veces, los correos electrónicos se extraviaban. Los informes eran imprecisos. No había forma de enviar recordatorios a los responsables que no habían completado las evaluaciones del personal. Tampoco se enviaban notificaciones a los propios miembros del equipo.

Todo el proceso supuso una gran carga administrativa. No había una gestión adecuada. La presentación de informes era, en el mejor de los casos, irregular. Además, esto implicaba que las evaluaciones anuales no se llevaban a cabo de manera equitativa en toda la fundación, y el personal se estaba perdiendo la oportunidad de mantener conversaciones sobre su progreso y su potencial de desarrollo.

La solución

En 2018, la Fundación convocó una licitación para un nuevo sistema de gestión del aprendizaje (LMS) y adquirió el sistema Totara Learn de Think Learning. Como parte del proceso de adjudicación, se acordó que la solución propuesta debía incluir un sistema de evaluación en línea integrado.

La Fundación decidió, como organización, pasar a un sistema totalmente electrónico, creando un formulario web que recopilara los datos necesarios, en lugar de limitarse a permitir que el personal subiera un documento de Word o un PDF.

Aunque esto planteaba algunos retos —por ejemplo, para el personal de zonas con acceso limitado a ordenadores—, la Fundación logró solucionarlo utilizando distintos niveles de acceso junto con formularios adaptados a cada área específica, y haciendo que todo estuviera disponible a través del sistema «MTWLearning», basado en Totara.

Resultados

Gracias a lo fácil que es configurar el formulario en línea, la Fundación pudo poner en marcha rápidamente el nuevo sistema e implantarlo en toda la organización con una formación mínima del personal. Ahora, el personal tiene su evaluación guardada en un único lugar «seguro» que les acompañará por toda la organización en caso de que cambien de puesto.

Los responsables pueden acceder a los datos de formación de su equipo como parte del proceso de evaluación mediante los formularios. El proceso está vinculado a los registros de formación reglamentaria y obligatoria del personal, lo que permite confirmar al instante que el personal cumple con los requisitos, en lugar de tener que esperar a que los empleados traigan sus justificantes y certificados a la reunión, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. La Fundación también ha podido adaptar el contenido de los formularios a las necesidades específicas de cada grupo de personal para cumplir con los requisitos locales y de los organismos profesionales.

Se acabaron los correos «perdidos» y la duplicación de esfuerzos. La carga administrativa de RR. HH. se ha reducido drásticamente. Las finalizaciones se registran automáticamente. Los informes de cumplimiento son en tiempo real y precisos. Totara envía correos electrónicos automáticos para informar al personal de cuándo deben completar su evaluación en línea, para recordar a los responsables que completen el proceso y «el año que viene» en su aniversario, para que puedan integrar el proceso en el proceso anual.

El objetivo de cumplimiento del Trust se alcanzó en la mitad del tiempo que llevaban los procesos burocráticos de años anteriores. En el momento de redactar este informe, el cumplimiento de las evaluaciones se sitúa en el 86 %, cuando solo han pasado 7 meses del primer año.

Ahora, el departamento de RR. HH. puede centrarse en la calidad del proceso en lugar de en gestionar la cantidad, y el departamento de Formación y Desarrollo puede exportar los requisitos de formación para recopilarlos digitalmente y elaborar el plan de formación anual sin necesidad de introducir datos adicionales.

Sin embargo, la mayor ventaja es que ahora todo el personal tiene acceso equitativo a las entrevistas de evaluación y desarrollo. La Fundación ha añadido recursos a los paneles de control de MTWLearning, basado en Totara Learn, para ayudar al personal a mantener conversaciones efectivas, formular preguntas de coaching y acceder a sitios web útiles con información adicional. Esto ha permitido a la Fundación empezar realmente a impulsar la calidad del proceso y obtener una visión estratégica de cómo se ve el personal en lo que respecta a la gestión del talento y la progresión profesional, al integrar estas conversaciones en el sistema.

«El sistema me ha parecido genial: sencillo y muy útil para el proceso… Y eso que soy una negada para la tecnología, así que si yo puedo usarlo y me gusta, ¡eso ya dice mucho!» – Lynne Sheridan, jefa de Desarrollo de Servicios, Maidstone y Tunbridge Wells

«En realidad, todo se reduce al típico dicho de que hay que trabajar de forma más inteligente, no más dura. Aprovechar todas las funciones de nuestro sistema MTWLearning, basado en Totara Learn y con el apoyo de Think Learning, ha impulsado a nuestra organización a adoptar rápidamente el aprendizaje y el desarrollo potenciados por la tecnología». – Jeanette Barlow, directora de Formación y Desarrollo, Maidstone y Tunbridge Wells