La Met Office duplica el número de inicios de sesión en su sitio web gracias a su LMS «infinitamente configurable»

La Met Office es el servicio meteorológico nacional del Reino Unido. Ofrece servicios meteorológicos esenciales y conocimientos científicos sobre el clima a nivel mundial, lo que ayuda a la gente a tomar mejores decisiones para mantenerse a salvo y prosperar.

El desafío

Con más de 2000 empleados, la Met Office necesitaba una forma de ofrecer recursos de formación y educación de manera rápida y eficaz. Los empleados trabajan principalmente en el Reino Unido, pero también hay estaciones temporales y permanentes en lugares remotos, como islas del océano Atlántico y en la Antártida. Antes usaban dos plataformas Moodle distintas: una para su equipo de RR. HH. y otra para el Met Office College, que se usaba para formar tanto a meteorólogos noveles como a los que ya tenían experiencia.

La formación en meteorología operativa de la Met Office goza de gran prestigio en todo el mundo. El Met Office College suele formar al personal de otros servicios meteorológicos nacionales e imparte módulos para cursos de meteorología, como el de la Universidad de Reading en el Reino Unido, además de ofrecer formación a organizaciones de sectores como el del gas, el petróleo, la energía y el comercio minorista.

La Oficina Meteorológica no podía aprovechar los avances tecnológicos modernos, ya que una plataforma estaba alojada internamente y la otra, en las instalaciones de un socio. La Oficina Meteorológica quería reunir sus funciones de formación en recursos humanos y meteorología en una misma plataforma y bajo una misma dirección, y se dieron cuenta de que, para ello, necesitarían un nuevo sistema de gestión del aprendizaje.

La Met Office sacó a concurso un nuevo sistema de gestión del aprendizaje (LMS). Como firmes defensores de la tecnología abierta, enseguida se dieron cuenta de que Totara Learn era el LMS ideal para sus necesidades, y Catalyst, socio de Totara, resultó ser la mejor opción en su búsqueda en el mercado digital G-Cloud del Gobierno británico.

La solución

La Met Office y Catalyst empezaron a trabajar en el nuevo sistema Totara Learn a mediados de 2017, y se puso en marcha en marzo de 2018. La migración inicial del antiguo sistema Moodle 1.9 a Totara supuso una gran mejora, ya que el nuevo sistema se personalizó por completo para adaptarse a la imagen de marca de la Oficina Meteorológica.

Se llevó a cabo un proyecto de migración de datos a gran escala para trasladar todo el contenido de los dos sistemas anteriores al nuevo Totara Learn. Al principio, el plan era que el departamento de RR. HH. introdujera un nuevo sistema de información de RR. HH. (HRIS) coincidiendo con el lanzamiento del nuevo LMS, pero el proyecto del HRIS se retrasó dos años, por lo que el LMS se lanzó por su cuenta. Por suerte, la flexibilidad de Totara Learn hizo que esto no fuera un problema, y cuando el HRIS finalmente se puso en marcha en mayo de 2020, abrió muchas nuevas posibilidades en cuanto a lo que el equipo de la Met Office podía hacer con su LMS.

El LMS consta de varias áreas de aprendizaje. El curso insignia de meteorología operativa de la Met Office es un curso de nivel universitario que se utiliza para formar a los meteorólogos. Además de las clases tradicionales, los alumnos participan en formación en el puesto de trabajo con evaluaciones a lo largo del proceso, así como en formación obligatoria sobre cumplimiento normativo y formación técnica.

El nuevo sistema de información de recursos humanos (HRIS) se integra a la perfección con Totara Learn, lo que ofrece a la Met Office un sinfín de posibilidades a la hora de crear contenidos de formación basados en datos. Por ejemplo, gracias a los datos de RR. HH., el equipo de formación pudo orientar el aprendizaje en función del lugar de trabajo de cada persona, haciendo un uso inteligente de las audiencias dinámicas y de la estructura organizativa que ofrece el HRIS. Cuando alguien cambia a otra área de la organización, el LMS es capaz de proporcionar automáticamente la formación adecuada, lo que reduce la intervención manual y hace que el proceso sea mucho más eficiente y ágil.

Antes de Totara Learn, la Oficina Meteorológica utilizaba un software de una generación anterior para gestionar la reserva de sesiones de formación presenciales. El sistema anterior era relativamente poco configurable. El cambio a Totara Learn le dio a la Oficina Meteorológica acceso a funciones de gestión de seminarios, lo cual resulta especialmente valioso para respaldar su estrategia de aprendizaje mixto. Ahora, los empleados pueden inscribirse en un seminario presencial y acceder a todas las actividades y recursos complementarios en un solo lugar. Esto está ayudando a la Oficina Meteorológica a reducir las barreras al aprendizaje y a facilitar el acceso de las personas al mismo.

Totara Learn ha desempeñado un papel fundamental durante la pandemia de COVID-19 en la formación de la próxima promoción de meteorólogos y, en el verano de 2020, se utilizó para realizar los primeros exámenes a distancia de la Oficina Meteorológica. Este sistema ha demostrado su valía en los turbulentos y cambiantes tiempos de 2020. Los formadores han podido adaptarse al cambio añadiendo enlaces de Microsoft Teams a las páginas de los cursos para invitar a los alumnos a sesiones en directo a distancia, además de apoyar a sus alumnos creando actividades interactivas con el complemento H5P de Catalyst, que está teniendo mucho éxito.

Resultados

Tras el cambio inicial a Totara Learn, la Oficina Meteorológica detectó que las visitas únicas al sitio web se habían duplicado. Desde el inicio de la pandemia de COVID-19, las visitas se han vuelto a duplicar, lo que demuestra el enorme impacto que está teniendo para la Oficina Meteorológica una oferta en línea completa y accesible.

«Hemos observado un aumento constante del 100 % en el número de inicios de sesión únicos cada año desde que empezamos en 2018, con una tasa de cumplimiento del 94 % en nuestra formación obligatoria a fecha del 30 de junio de este año y un 99,5 % del personal que ha accedido al portal de formación durante el último año. En total, 3200 empleados y clientes han completado más de 34 000 cursos distintos desde 2018 y este año hemos impartido nuestro primer OMFC totalmente a distancia, que duró más de 8 meses y que, por primera vez, incluyó un enfoque modular y exámenes totalmente en línea».

La COVID-19 transformó por completo la forma en que la Met Office imparte formación, y el LMS estuvo más que a la altura del reto. Sus propios empleados pudieron acceder fácilmente a los cursos desde casa, e incluso los alumnos externos pudieron seguir formándose a distancia. Por ejemplo, el confinamiento en el Reino Unido hizo que los estudiantes universitarios no asistieran a clase en persona, lo que significaba que los estudiantes de meteorología accedían al contenido de la Met Office desde sus países de origen en todo el mundo. Esto no supuso ningún problema para el nuevo LMS, que permitió a los estudiantes mantenerse al día con su formación.

Es importante destacar que optar por un sistema de gestión del aprendizaje abierto «infinitamente configurable» como Totara Learn garantiza que la Oficina Meteorológica pueda colaborar con otras organizaciones meteorológicas de todo el mundo. La comunidad global de formación meteorológica trabaja con un conjunto de objetivos similares, por lo que Totara Learn permite a la Met Office compartir contenidos fácilmente en todo el mundo. Esto también es una prueba de su sólida relación de trabajo con Catalyst, su socio de Totara, que son expertos en trabajar con tecnología abierta y configurarla.

Lo siguiente es que la Oficina Meteorológica quiere renovar su proceso de incorporación, y se espera que Totara Engage desempeñe un papel importante en ello, centrándose especialmente en recopilar datos sobre el aprendizaje informal y en apoyar a las comunidades de práctica. Actualmente hay más de 600 cursos en el catálogo de la Oficina Meteorológica; muchos de ellos podrían adaptarse como recursos en el futuro con Totara Engage. La adaptabilidad de Totara Learn hace que se integre fácilmente con el nuevo sistema de RR. HH. de la Oficina Meteorológica, dándoles la libertad de hacer mucho más con su formación.

«Dado que potenciar y desarrollar las capacidades de nuestro personal es una prioridad para toda la organización, el Portal de Aprendizaje está cobrando cada vez más importancia a la hora de respaldar el trabajo que hacemos en el centro. Al aprovechar la enorme funcionalidad que nos ofrece el sistema, podemos diseñar, desarrollar e impartir nuevas y emocionantes ofertas formativas a todos nuestros compañeros repartidos por nuestras distintas sedes, asegurándonos de que estamos preparados tanto para el presente como para el futuro