La Aduana de Nueva Zelanda pone a disposición de su plantilla, repartida por todo el país, el aprendizaje autónomo gracias a Totara Learn

El Servicio de Aduanas de Nueva Zelanda es un organismo gubernamental encargado de garantizar la seguridad de las fronteras del país y cuenta con una plantilla de aproximadamente 1 200 empleados repartidos por todo el territorio.

Como primera línea de defensa de Nueva Zelanda, el objetivo principal de la agencia es detectar e impedir que personas peligrosas y mercancías prohibidas crucen la frontera del país, facilitar el comercio y los viajes, y recaudar los ingresos que se deben a la Corona.

El desafío

Con un equipo numeroso repartido por toda Nueva Zelanda, el equipo de Aduanas quería simplificar y hacer más eficiente el proceso de gestión de la formación, al tiempo que permitía al personal y a los responsables mejorar el acceso a las oportunidades de desarrollo.

Los requisitos de cumplimiento normativo y la adhesión a la normativa son factores clave para la organización, por lo que la capacidad de gestionar y hacer un seguimiento del progreso en todas las actividades de formación del LMS fue un objetivo fundamental para la implementación de Totara Learn por parte de la Aduana.

La solución

En los meses previos al lanzamiento, la Aduana se aseguró de que hubiera disponible un amplio catálogo de cursos, tanto estándar como propios. En concreto, utilizaron la función «Programa» de Totara Learn para crear marcos de áreas de trabajo y luego los asignaron a los cursos y actividades de aprendizaje adecuados, de modo que todas las partes de la organización fueran dirigidas a la formación o el desarrollo que les resultara relevante.

, de Catalyst, proporcionó el soporte técnico, colaborando con los arquitectos de TI de la Aduana bajo estrictos requisitos de seguridad, para ofrecer una solución local con integración de inicio de sesión único (SSO).

Otra tarea clave que se llevó a cabo durante la implementación fue la migración de los expedientes de formación existentes desde un sistema de RR. HH. antiguo a los expedientes de formación de Totara Learn.

«Es importante que los alumnos puedan ver su historial académico en el nuevo sistema, ya que eso ayudó a que se aceptara el cambio».

En colaboración con Catalyst, la Aduana ha desarrollado una nueva actividad dentro de Totara Learn para registrar las actividades de formación en el puesto de trabajo. Se trata de un complemento llamado «Benchmark» que ofrece una lista de tareas que un formador puede marcar como completadas. Además, permite al alumno seguir visualmente su progreso.

Resultados

Ahora que la plantilla está dispersa, hay muchas más oportunidades de formación en línea disponibles para todos los ámbitos de la organización. Ahora el personal puede gestionar su propio aprendizaje y avanzar hacia el cumplimiento de los requisitos. Pueden hablar de ello con sus responsables, que pueden ver fácilmente sus datos. Al ofrecer una aplicación de «autoservicio», Totara Learn realmente ayuda a devolver la gestión del aprendizaje a la empresa. Como dice Chrissy:

«Nuestro sistema de gestión del aprendizaje (LMS) va a revolucionar la formación y el desarrollo profesional en la Aduana. Se convertirá en la base de cómo aprendemos y evaluamos».