Häuser zum Leben – Mejorando el cumplimiento normativo y la formación en la atención a las personas mayores con «EGON»

Häuser zum Leben («Fonds Kuratorium Wiener Pensionisten-Wohnhäuser – Häuser zum Leben») es el mayor proveedor de servicios de atención a personas mayores de Austria, con 30 centros «Häuser zum Leben» en Viena, que ofrecen aproximadamente 9000 unidades de vivienda y atención, así como 135 clubes para personas mayores repartidos por toda la ciudad, con 1,5 millones de visitas a estos clubes. Con el apoyo de un equipo dedicado de más de 5.000 empleados, Häuser zum Leben garantiza una atención de alta calidad y un entorno de vida cómodo para sus residentes.

El desafío

Los sectores de la asistencia sanitaria y el cuidado de personas mayores se enfrentan a retos constantes a la hora de mantener unos altos estándares de atención y cumplimiento normativo. Para Häuser zum Leben, esto puso de manifiesto la necesidad de contar con sistemas de formación y cumplimiento accesibles y escalables que mantuvieran a los empleados informados y preparados en un entorno en rápida evolución. Dado que los empleados trabajan en múltiples ubicaciones, la formación interna y externa requería reprogramar los turnos del personal y planificar tiempo adicional para los desplazamientos. Para hacer frente a estos retos, la organización decidió implementar cursos de aprendizaje electrónico y un sistema de gestión del aprendizaje para que los empleados tuvieran fácil acceso a los materiales de formación.

Además, como actor clave en el sector de la atención a las personas mayores, Häuser zum Leben tenía una gran responsabilidad en cuanto al bienestar de los residentes a su cargo. Esta responsabilidad incluye garantizar que los empleados estén al día en cuanto a los requisitos de cumplimiento normativo.

La organización necesitaba una solución que:

• Permite a los empleados que trabajan en diferentes residencias acceder a los contenidos formativos desde cualquier dispositivo
• Permitir la creación de un sistema de transferencia de conocimientos unificado y de fácil acceso en toda la organización para llegar a todos nuestros grupos destinatarios.
• Fortalecer la relación entre el responsable y los empleados para gestionar mejor las horas de formación de estos y apoyar su progreso
• Se integra perfectamente con los sistemas de RR. HH. para gestionar los datos del personal

La solución

Häuser zum Leben recurrió a Totara para hacer frente a estos retos y puso en marcha «EGON», una plataforma de aprendizaje unificada que respondía a las necesidades de trabajo móvil y a distancia de su plantilla tan diversa. La solución se centra en ofrecer flexibilidad y garantizar un acceso sencillo a la formación y los recursos para todos sus empleados.

Entre los aspectos clave de la solución se incluyen:

1. Una experiencia de aprendizaje totalmente adaptativa

Dada la necesidad de contar con soluciones de formación flexibles, Häuser zum Leben necesitaba un sistema al que los empleados pudieran acceder desde cualquier dispositivo de la empresa. El diseño optimizado para móviles de Totara permitió al personal completar la formación en sus portátiles, tabletas y teléfonos, garantizando que pudieran cumplir con los requisitos y mantenerse al día con su aprendizaje, ya fuera en una residencia o trabajando desde la oficina, utilizando el sistema con el SSO integrado para toda la empresa.

2. Diseño accesible del entorno y los contenidos de aprendizaje

Un aspecto clave fue el diseño accesible del entorno de aprendizaje. En este contexto, es especialmente importante asegurarse de que el material sea fácil de navegar y de entender. Dada la diversidad cultural y la variedad de grupos profesionales que hay en Häuser zum Leben, apostamos por vídeos explicativos y microaprendizajes. Estas unidades breves y concisas hacen que los conocimientos complejos sean fáciles de entender y accesibles, lo que fomenta el desarrollo sostenible de las habilidades. Con Totara Learn, hemos creado una plataforma de aprendizaje que llega a todos nuestros empleados y apoya su desarrollo profesional.

3. Cumplimiento normativo e integración de sistemas de RR. HH.

En el sector sanitario y de la atención a las personas mayores, el cumplimiento normativo no es solo importante; es una cuestión de seguridad y responsabilidad. Al integrar Totara con los sistemas de RR. HH. de Häuser zum Leben, la organización pudo gestionar automáticamente los registros de finalización de cursos. Esto garantizó que tanto los empleados como los directivos pudieran acceder fácilmente a las actividades de formación y a las actualizaciones pertinentes.

4. Fortalecer las relaciones entre jefes y empleados

La posibilidad de gestionar la finalización de los cursos y las horas de formación a través de las funciones de generación de informes de Totara ha reforzado la relación entre los responsables y los empleados. Al tener una visión clara del estado de finalización de la formación, los responsables estaban mejor preparados para apoyar a sus equipos, lo que les permitía ofrecer orientación y asegurarse de que los empleados cumplieran sus objetivos de desarrollo.

5. Tareas de aprendizaje simplificadas para una plantilla diversa

La plantilla de Häuser zum Leben abarca diversos puestos en varios departamentos. Contar con Totara garantiza que los empleados reciban la formación necesaria para desempeñar sus funciones de manera eficaz y cumplir con la normativa.

6. Gestión del cumplimiento normativo

El cumplimiento normativo es un aspecto crucial de las operaciones de la organización. Las funciones de Totara ayudaron a Häuser zum Leben a gestionar de forma eficaz los datos de formación y cumplimiento, asegurándose de que todos los empleados estuvieran siempre al día con la formación necesaria y cumplieran los requisitos internos de sus puestos.

Resultados

La implementación de Totara ha ayudado a Häuser zum Leben a mejorar la implicación, optimizar la gestión de la formación, reforzar la colaboración entre directivos y empleados y establecer una solución escalable y a largo plazo, con los siguientes resultados:

1. Mayor implicación y flexibilidad

El diseño orientado a dispositivos móviles garantizó que los empleados tuvieran la flexibilidad necesaria para completar su formación en cualquier momento y lugar, lo que les permitió mantenerse comprometidos y al día con su aprendizaje, tanto si estaban en una residencia como si trabajaban a distancia. El fácil acceso a la formación, por ejemplo, a través de las tabletas de la empresa, también ayudó a los empleados a mantenerse comprometidos e informados.

2. Gestión eficaz del cumplimiento normativo

La integración con los sistemas de RR. HH. y una visión general eficaz de las horas de formación permitieron a la organización gestionar el cumplimiento normativo de forma eficiente en toda su red de residencias. Gracias a la visibilidad de las horas de formación y los indicadores de finalización, las funciones de generación de informes de Totara, combinadas con los informes personalizados desarrollados por LearnChamp, proporcionaron a los responsables una visión general del cumplimiento de los empleados. Esto permitió una gestión más eficaz de las horas de formación, garantizando que se cumplieran todos los objetivos formativos requeridos. En caso de una inspección regulatoria, los responsables pueden presentar estos informes como prueba de cumplimiento.

3. Relaciones más sólidas entre directivos y empleados

Ahora los jefes tienen una visión clara del progreso de la formación de los empleados, lo que les permite ofrecer orientación y apoyo cuando sea necesario. Esta transparencia ayuda a garantizar que se alcancen los objetivos de formación. Esto, a su vez, permite a los jefes fomentar una relación más solidaria con sus equipos, mejorando el compromiso, la motivación y el rendimiento general de los empleados.

4. Escalabilidad y preparación para el futuro

Gracias a la capacidad de ampliar los programas de formación según fuera necesario, la flexibilidad de Totara permitió a Häuser zum Leben planificar con mayor antelación y adaptarse a las cambiantes necesidades de formación, incluyendo nuevos planes para proyectos de incorporación y la integración fluida de itinerarios de aprendizaje interactivos. Esta escalabilidad no solo garantizó que Häuser zum Leben pudiera cumplir con los nuevos requisitos de cumplimiento normativo, sino que también permitió a la organización mantener su agilidad a la hora de afrontar retos futuros. Como resultado, la infraestructura de formación sigue siendo sólida, adaptable y está preparada para respaldar el crecimiento y el desarrollo continuos.

Al implementar Totara Learn, Häuser zum Leben transformó su experiencia de aprendizaje, dando prioridad a un acceso fluido desde cualquier dispositivo, a una visión general fácilmente accesible de las horas de formación en línea para empleados y directivos, y a la integración con los sistemas de RR. HH. ya existentes.