Försäkringskassan: apoyo al aprendizaje seguro de 14.000 empleados y partes interesadas externas

Försäkringskassan, la Agencia Sueca de Seguridad Social, es una de las mayores administraciones públicas de Suecia, con unos 14.000 empleados. La agencia administra partes fundamentales del sistema de bienestar social de Suecia y opera en un entorno del sector público muy regulado.

Sólo en 2023, se impartieron más de 63.700 eventos de aprendizaje a través de su LMS, cubriendo más de 400 programas de formación distintos. Para soportar este nivel de actividad, Försäkringskassan necesitaba una plataforma de aprendizaje segura y escalable, capaz de servir tanto al personal interno como a las partes interesadas externas.

El desafío

Försäkringskassan necesitaba una plataforma de aprendizaje que pudiera apoyar tanto el aprendizaje formal como el informal en un marco complejo del sector público. La organización necesitaba:

• Una experiencia de aprendizaje intuitiva para distintos tipos de usuario.

• Apoyo al aprendizaje informal, social e individualizado.

• Integración con sistemas internos de gestión de identidades y accesos.

• Control de acceso a sistemas internos basado en el aprendizaje.

• Acceso seguro y diferenciado para las partes interesadas externas y las organizaciones asociadas.

Los consultores externos debían autenticarse mediante BankID, el sistema sueco de identificación electrónica. Además, las autoridades externas necesitaban acceder a una formación específica relacionada con las autorizaciones del sistema basadas en funciones, incluida la emisión de identificaciones electrónicas a través de EFOS.

La solución

Implantación de Totara LMS con control de acceso integrado

Totara LMS fue seleccionado para satisfacer los requisitos de Försäkringskassan en cuanto a aprendizaje estructurado, intercambio informal de conocimientos y control de acceso seguro dentro de una misma plataforma.

Aleido, socio de Totara, apoyó la implantación completa, incluida la integración con la solución de gestión de identidades y accesos de la agencia para permitir el control de acceso automatizado. Se asignó la formación obligatoria como requisito previo para acceder a determinados sistemas internos, vinculando directamente la finalización del aprendizaje a los permisos operativos.

Una parte clave de la implantación fue la migración satisfactoria de los datos históricos de aprendizaje del LMS anterior. Försäkringskassan garantizó la continuidad transfiriendo casi 900.000 cursos completados al nuevo sistema, conservando los registros de cumplimiento y proporcionando una transición fluida a los usuarios.

La implantación siguió un calendario estricto: el acuerdo se firmó a finales de diciembre y el proyecto empezó en febrero. Un plazo estricto exigía que la plataforma estuviera operativa el 17 de junio de 2025, lo que se consiguió a pesar de la envergadura de la organización y de la migración desde múltiples sistemas.

La transición se completó sin interrumpir el aprendizaje en curso, garantizando la continuidad para los usuarios de toda la organización.

Configurar inquilinos seguros para el acceso externo

También se configuró un tenant dedicado para dar soporte a los requisitos de acceso externo. Esto incluía el inquilino EFOS, en el que varias autoridades gubernamentales suecas pueden acceder a la formación para administradores de EFOS.

EFOS es un servicio informático seguro proporcionado por Försäkringskassan para la autenticación, firma y encriptación en todos los organismos gubernamentales suecos. El LMS se configuró para garantizar que el acceso a esta formación estuviera controlado y alineado con los requisitos basados en roles.

Los participantes de distintas autoridades pueden acceder a la formación pertinente en un entorno seguro y claramente definido, manteniendo la separación y los controles de acceso necesarios en un contexto del sector público.

El resultado

Försäkringskassan dispone ahora de un entorno de aprendizaje digital consolidado que da soporte a usuarios internos y externos dentro de una estructura segura.

Los 14.000 empleados tienen acceso al LMS, que ofrece cursos estructurados, formación con instructor, cuestionarios y microaprendizaje en toda la organización.

Cada departamento puede gestionar sus propias actividades de aprendizaje, mientras que los administradores centrales conservan la visibilidad de la actividad y el progreso en toda la organización.

El LMS permite a la agencia

• Imparte formación coherente y conforme a las normas a una plantilla amplia y diversa.

• Proporcionar un acceso controlado a la formación a las agencias asociadas y a los consultores mediante una lógica basada en funciones.

• Apoya el compromiso continuo mediante la funcionalidad integrada de aprendizaje social e informal.

Con más de 63.700 eventos de aprendizaje impartidos en 2023 a través de más de 400 programas, la plataforma apoya el aprendizaje a escala, al tiempo que se alinea con los requisitos de seguridad y gobernanza del sector público.

Desde su puesta en marcha en junio de 2025, Totara LMS ha apoyado el desarrollo continuo en toda la organización. Los próximos pasos previstos incluyen certificaciones, itinerarios de aprendizaje estructurados y un mayor uso del microaprendizaje. También existe la ambición de ampliar la formación más allá de la organización en el futuro, potencialmente a través de inquilinos adicionales, en función de la seguridad y las prioridades organizativas.