eXtra Stores ahorra 600 000 dólares al año gracias a una solución integral de formación

eXtra Stores es la mayor cadena de tiendas de electrónica de Oriente Medio, con 3.000 empleados repartidos en 47 tiendas en Arabia Saudí, Baréin y Omán, que van desde grandes establecimientos en centros comerciales hasta tiendas independientes más pequeñas.

El desafío

En 2014, eXtra Stores se dio cuenta de que cada vez era más necesario ofrecer una formación coherente a los empleados de sus tiendas en zonas remotas. Sus tiendas están repartidas por todo Oriente Medio, lo que exigía muchos desplazamientos, así que eXtra Stores decidió actualizar su sistema de gestión del aprendizaje, ya que la implementación de Oracle que tenían no servía para lo que necesitaban. Incorporar la formación a la cultura empresarial de eXtra Stores también era una prioridad para ellos. Decidieron asociarse con iLearn ME, que les ayudó a poner en marcha Totara Learn.

La solución

La plataforma de aprendizaje se iba a utilizar para la formación interna, la incorporación de nuevos empleados y el desarrollo del talento, con especial énfasis en la formación obligatoria sobre nuevos productos. Y lo más importante: la actividad registrada en Totara Learn se vincularía a los indicadores clave de rendimiento (KPI) de todos los empleados de la empresa, lo que afectaría a las bonificaciones y a las oportunidades de desarrollo; por lo tanto, también necesitaban una forma de gestionar de manera integral el rendimiento junto con el aprendizaje.

eXtra Stores sabía que necesitaba una amplia variedad de contenidos para captar la atención de su público tan diverso, por lo que su plataforma Totara Learn incluye cursos de e-learning en formato SCORM, listas de verificación, evaluaciones, planes de coaching, formación presencial y mucho más, para asegurarse de que no falte nada. Actualmente hay tres tipos de formación en el sistema: el contenido de nivel 1 son simples archivos PDF y presentaciones; el de nivel 2, actividades interactivas; y el de nivel 3, escenarios más complejos y actividades de juego de roles.

Uno de los aspectos más singulares de la solución de eXtra Stores es que va más allá del ámbito de la formación. Cada año, eXtra Stores organiza una gran campaña de rebajas en todos sus productos electrónicos, que dura unos cinco días y atrae a dos millones de personas a sus tiendas. La flexibilidad de Totara Learn hace que sea ideal para ayudar con los preparativos de este evento, así como para realizar encuestas.

En cuanto a la gestión del rendimiento, el sistema se usa para establecer los KPI de todos los miembros de la organización, incluido el director general, a principios de año. Todos deben presentar sus objetivos y hacer que los aprueben su jefe y el jefe de su jefe. Identificar y gestionar las competencias de todos los miembros de la organización sería prácticamente imposible de hacer manualmente con 3.000 empleados, por lo que Totara Learn se ha convertido en una parte fundamental de su proceso de gestión del rendimiento. El proceso de evaluación se lleva a cabo a finales de año para comprobar si los empleados han cumplido sus KPI, asegurándose de que todos sigan por el buen camino, puedan recibir apoyo para alcanzar sus objetivos y sean recompensados con bonificaciones si el rendimiento es lo suficientemente bueno.

iLearn ME ayudó a eXtra Stores a poner en marcha el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) con contenidos de presentación de los cursos y explicando la relación entre los indicadores clave de rendimiento (KPI), las actividades de formación y las bonificaciones, con el fin de motivar a los alumnos e integrar el aprendizaje en la cultura de la organización.

«Nuestro anterior sistema de gestión del aprendizaje (LMS) no daba la talla. He trabajado con Saba, SuccessFactors y muchos otros LMS, pero Totara Learn es, con diferencia, la mejor plataforma de aprendizaje del mercado».

Resultados

A lo largo de los años que eXtra Stores lleva utilizando Totara Learn, han obtenido unos resultados excelentes. Tras solo dos años utilizando la plataforma para establecer los KPI y gestionar el rendimiento, han alcanzado una tasa de presentación de KPI del 99 %, con una cobertura de las evaluaciones del 99,8 %.

Totara Learn e iLearn ME han permitido a eXtra Stores ahorrar 600 000 dólares al año al reducir el tiempo y el dinero que, de otro modo, se habrían gastado en desplazamientos para asistir a sesiones de formación presenciales.

El 100 % de los empleados usa el sistema, y más del 80 % inicia sesión con regularidad para acceder a la formación. La plataforma ya ha registrado 22 000 horas de formación completadas, y el 100 % de los nuevos empleados acceden al sistema desde su primer día en la empresa, lo que pone de relieve la libertad de aprendizaje que Totara Learn ha brindado a eXtra Stores.

En los últimos años, eXtra Stores compitió contra 200 grandes organizaciones públicas y privadas y ganó el premio a la estrategia de formación y desarrollo más destacada, otorgado por GCS Governance HR.

eXtra Stores dice que iLearn ME es uno de los mejores de los 200 socios con los que trabajan. Son flexibles, comprenden sus retos específicos y colaboran con ellos para resolver los problemas con rapidez. Además, cuentan con la experiencia y los conocimientos técnicos necesarios para garantizar el éxito de la plataforma, y ofrecen asistencia continua tanto de día como de noche.

En el futuro, eXtra Stores está trabajando en un conjunto de contenidos de nivel 4, que abarcará contenidos inmersivos como la realidad virtual, simulaciones, aprendizaje gamificado y aprendizaje experiencial, todos ellos alojados en la misma plataforma Totara Learn. También aumentarán el uso de la retroalimentación 360, lanzarán un nuevo programa de desarrollo del liderazgo e introducirán la gestión continua del rendimiento para apoyar mejor a los empleados.

«Cuando tienes una plataforma LMS, lo normal es que solo te ocupes de gestionar el ciclo de aprendizaje. Totara va más allá al ofrecernos una gestión integral del talento y puntos de contacto para toda la experiencia del empleado dentro de la organización, lo que tiene un impacto positivo en las personas, el negocio y los resultados financieros.

Totara Learn es fácil de usar y muy intuitivo. Es un sistema flexible que ofrece un montón de actividades diferentes. Lo usamos para la formación, la gestión del rendimiento y mucho más. Además, podemos integrar fácilmente nuestra plataforma de aprendizaje con cualquier otro sitio web que tengamos.

«No vemos a iLearn como un simple proveedor, sino como nuestro socio para el éxito. Son muy flexibles y entienden perfectamente lo que es fundamental e importante para nuestra organización. Nos encanta trabajar codo con codo con ellos. Cuentan con la experiencia y los conocimientos técnicos que necesitamos, y nos ofrecen un apoyo constante».
– Mahmoud Al Amir, director de Formación y Desarrollo, eXtra Stores