Cumplimiento normativo, centralización y atención: la transformación del sistema de gestión del aprendizaje (LMS) de la Clínica Alemana con Totara

La Clínica Alemana, una de las instituciones sanitarias más prestigiosas de Chile, es reconocida desde hace tiempo por su excelencia en la atención al paciente y el desarrollo profesional. A principios de 2024, la organización lanzó Academia CAS, una plataforma de formación corporativa basada en Totara Learn. ¿El objetivo? Modernizar y centralizar el aprendizaje en toda la institución, ofrecer una experiencia de usuario fluida y garantizar el cumplimiento riguroso de las normas sanitarias nacionales e internacionales.

El desafío

Antes de adoptar Totara Learn, la Clínica Alemana se enfrentaba a una serie de obstáculos relacionados con la formación que limitaban su capacidad para crecer y ofrecer una formación de alta calidad a todo su personal:

• Falta de escalabilidad: los sistemas existentes estaban obsoletos y no podían seguir el ritmo del crecimiento de la organización ni adaptarse a las nuevas tecnologías de aprendizaje.

• Informes ineficaces: no había una forma flexible ni fiable de generar informes adaptados a los requisitos operativos, de cumplimiento normativo o de auditoría.

• Plataformas fragmentadas: la existencia de múltiples sistemas de aprendizaje inconexos generaba ineficiencias y una experiencia de usuario inconexa, lo que complicaba tanto el acceso como la administración.

Con más de 8.000 empleados y unas normas de acreditación muy estrictas que cumplir, la Clínica Alemana necesitaba un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) sólido y flexible que pudiera adaptarse a sus objetivos de formación y a los requisitos normativos.

La solución

Tras evaluar sus necesidades, la Clínica Alemana eligió Totara Learn como base de su nuevo ecosistema de formación. Con Totara Learn, la organización pudo:

• Consolida la formación en una plataforma única, mejorando el acceso a los contenidos formativos y simplificando los procesos administrativos.

• Mejora la elaboración de informes y la trazabilidad, garantizando la preparación para las auditorías y el cumplimiento riguroso de los requisitos de organismos de acreditación como la Joint Commission International (JCI).

  

• Ofrece una experiencia de aprendizaje intuitiva y fácil de usar para fomentar su adopción entre los equipos clínicos y no clínicos.

  

• Automatiza la formación obligatoria para garantizar que todo el personal complete a tiempo los programas relacionados con el cumplimiento normativo, con una supervisión manual mínima.

  

La implementación de Totara Learn marcó el inicio de un nuevo enfoque optimizado para el desarrollo del personal en la Clínica Alemana.

Resultados

Desde que implementó Totara Learn, la Clínica Alemana ha obtenido resultados transformadores en todas sus operaciones de formación y en sus iniciativas de cumplimiento normativo.

Cumplimiento normativo excepcional y preparación para la acreditación
Totara Learn desempeñó un papel fundamental a la hora de ayudar a la Clínica Alemana a alcanzar el 100 % de cumplimiento en el proceso de acreditación de la Joint Commission International de 2024. Gracias a los informes en tiempo real y a la trazabilidad de toda la formación obligatoria, la organización pudo cumplir con total confianza los rigurosos estándares de las auditorías tanto nacionales como internacionales.

Gran implicación y aceptación de los usuarios
Con 8.197 empleados que acceden a la plataforma, la Clínica Alemana ha alcanzado una notable tasa de aceptación del 98 %. Esto refleja tanto el diseño intuitivo de Totara Learn como la implementación estratégica de la plataforma en todos los departamentos. Programas de formación clave, como la Iniciación Corporativa para la Gestión de Enfermería y el Programa IAAS sobre Infecciones Asociadas a la Atención Sanitaria, registraron tasas de finalización superiores al 86 %, lo que pone de manifiesto el alto nivel de implicación y compromiso del personal.

Gestión eficiente y centralizada del aprendizaje
Al integrar varios sistemas de formación en Academia CAS, la Clínica Alemana ha creado una única fuente de información fiable para la formación corporativa. La organización gestiona ahora 40 programas de formación activos —entre los que se incluyen 18 cursos obligatorios— a través de una plataforma centralizada. Esto ha simplificado el acceso a la formación, ha mejorado la coherencia entre departamentos y ha reducido considerablemente la complejidad administrativa.

Automatización y generación de informes que ahorran tiempo
La transición a Totara Learn trajo consigo potentes herramientas de automatización que redujeron la carga de trabajo administrativo en un 50 %. La generación de informes en tiempo real no solo ahorró tiempo, sino que también mejoró la preparación para las auditorías y proporcionó una visión clara del progreso en el aprendizaje y del cumplimiento normativo de toda la plantilla.

Asistencia técnica ágil y optimización continua
Gracias a la asistencia técnica ágil que ofrece el socio de implementación de Totara Learn, la plataforma sigue evolucionando. Las mejoras continuas han garantizado la estabilidad de la plataforma, la resolución rápida de incidencias y la capacidad de mejorar constantemente la experiencia de aprendizaje.