¿Cómo domar a tu dragón? Paso a paso: aprendizaje personalizado y sostenible en una gran organización sanitaria

Emirates Health Services (EHS) es un proveedor líder de servicios sanitarios en el norte y el este de los Emiratos Árabes Unidos (EAU), propiedad del Gobierno Federal de los EAU, que también se encarga de su gestión. Cuenta con más de 11 500 empleados, 17 hospitales, 68 centros de atención primaria y varios centros dentales y de salud especializados.

El desafío

Una gran organización sanitaria es como un dragón de muchas cabezas, en el que las diferentes cabezas trabajan juntas para garantizar que su único cuerpo vuele en la dirección deseada. Para lograrlo, el Centro de Formación y Desarrollo (TDC) de EHS tenía que hacer frente a varios retos a la vez:

1. Asegúrate de que las necesidades de aprendizaje individuales estén en consonancia con los objetivos de la organización
2. Atender adecuadamente a una plantilla muy heterogénea, compuesta por diversas disciplinas, especialidades y niveles de experiencia
3. Aprovecha las oportunidades de formación para una plantilla dispersa tanto en el espacio (más de 120 instalaciones) como en el tiempo (servicios las 24 horas del día, los 7 días de la semana)
4. Asegúrate de que los usuarios puedan acceder fácilmente a las últimas novedades, en un sector en el que los conocimientos evolucionan rápidamente, sin abrumarlos con información irrelevante
5. Crea un entorno de aprendizaje atractivo
6. Consigue todo lo anterior a un precio razonable y de forma sostenible.

TDC necesitaba una solución con una base sólida que, al mismo tiempo, permitiera la personalización y el crecimiento, según las necesidades de la organización.

La solución

En colaboración con un socio tecnológico local (Human-Logic), TDC utilizó Totara Learn para desarrollar Maharati (que en árabe significa «Mis habilidades»).

1. Armonización entre el individuo y la organización

Se adoptaron o adaptaron marcos de competencias locales e internacionales para ajustarlos a las necesidades de EHS. A continuación, los marcos resultantes se incorporaron a Maharati, para su implantación gradual en toda la organización de EHS. El sistema permitió que los responsables y los empleados colaboraran en la elaboración de planes de desarrollo personalizados para cada empleado, alineando las necesidades de aprendizaje individuales con los objetivos organizativos de EHS.

2. Aprendizaje personalizado

Se integraron en Maharati motores de recomendación basados en inteligencia artificial, que ofrecen recomendaciones personalizadas según las necesidades de competencias de cada persona y su historial de aprendizaje.

3. Fácil acceso a la formación

Los usuarios pueden acceder a Maharati en cualquier momento, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo, a través de su navegador web o de las aplicaciones de Maharati para iOS y Android.

También se desarrolló un módulo de certificados externos que permite a los usuarios subir certificados de conferencias y talleres externos para que el TDC los revise y autentifique. De este modo, los logros externos de las personas quedan reflejados en sus expedientes de aprendizaje personales.

4. Acceso rápido a la información

En Maharati se integraron repositorios de conocimientos que recopilan formación, directrices y documentos sobre temas de interés, lo que permite un acceso rápido y eficaz a información fiable y actualizaciones en caso de una crisis sanitaria emergente (COVID-19) o en relación con los objetivos estratégicos de EHS (por ejemplo, satisfacción del cliente, gestión responsable de los antibióticos o salud mental).

5. Participación de los alumnos

Se activaron o desarrollaron varias funciones para mejorar la participación.

• Espacios de trabajo que facilitan el aprendizaje social en los clubes de lectura y las actividades del Mes Nacional de la Lectura (marzo)
• Anuncios de actividades y nuevos cursos de aprendizaje en línea a través de la página web de Maharati y notificaciones por correo electrónico
• Página de inicio de sesión personalizable que refleja eventos clave (el Mes de la Lectura, la Semana de la Simulación, el Ramadán)
• La multitenencia ofrece entornos únicos y personalizados para los usuarios de las organizaciones asociadas (por ejemplo, el Ministerio de Salud y Prevención)
• Bloque de «Cursos de moda » que informa a los usuarios sobre los cursos de e-learning más populares entre el personal de EHS

6. Gestión sostenible del conocimiento y control de costes

La pirámide de competencia clínica de Miller se modificó para crear una escala específica para EHS destinada a evaluar las competencias. Se añadió un quinto nivel innovador (Comparte conocimientos), que respalda la estrategia de aprendizaje de TDC basada en la gestión sostenible del conocimiento (y el ahorro de costes).

Gracias al equipo interno de diseñadores instruccionales y desarrolladores de e-learning de TDC, la colaboración con expertos en la materia (SME) tanto internos como externos permitió convertir el conocimiento tácito esencial (que normalmente solo estaba en sus cabezas) en conocimiento explícito (que se puede compartir en forma de cursos de e-learning, guías o simulaciones de formación).

Resultados

Maharati ha experimentado un crecimiento rápido y cada vez mayor en los últimos tres años. Hasta ahora, EHS ha creado más de 700 cursos de aprendizaje en línea , tanto en inglés como en árabe. Actualmente cuenta con 28 repositorios de conocimientos, y hay más en camino. La satisfacción general de los usuarios con la oferta superó el 90 % a lo largo de este periodo.

Hasta la fecha, Maharati ha gestionado más de dos millones de horas lectivas. De ellas, más de un millón de horas lectivas de formación en línea se han llevado a cabo gracias a la estrategia de gestión del conocimiento impulsada por Maharati, lo que ha supuesto un ahorro económico superior a los 5 millones de dólares.

Maharati logró poner en marcha una formación altamente especializada, adaptada a las necesidades de EHS, sin comprometer ni la calidad ni la rapidez. Por ejemplo, al introducir el nuevo medicamento contra la COVID-19, el sotrovimab, Maharati nos permitió ofrecer formación y documentación precisas y fácilmente accesibles sobre el medicamento, lo que ayudó a los Emiratos Árabes Unidos a convertirse en uno de los primeros países del mundo en ofrecerlo.

El TDC recibe con frecuencia solicitudes de otras organizaciones gubernamentales y colaboradoras para que su personal pueda acceder a Maharati y beneficiarse de ella. Además, Maharati ha permitido a EHS colaborar con organismos reguladores y organizaciones de voluntariado en varios programas y campañas nacionales de salud. Entre los proyectos más destacados se encuentran la Iniciativa Nacional «Amiga de los Niños» y el Programa Nacional de Voluntariado de Apoyo a la Salud.

Otro de los éxitos «intangibles» de Maharati es que nos ha permitido descubrir muchas joyas ocultas y personas con talento y conocimientos especializados en todo el ámbito de EHS. Gracias a ello, hoy en día EHS es mucho másconsciente de «lo que sabe».

Lección clave

El uso de software libre y la estrecha colaboración con un socio tecnológico de confianza nos proporcionaron una gran flexibilidad a la hora de implementar, adaptar y hacer crecer el proyecto. El software libre también aporta una gran experiencia de la comunidad, que forma parte del ADN del software. Así pudimos seguir desde donde otros habían llegado, en lugar de empezar desde cero.