Charles River ahorra más de 3 millones de dólares y 1.000 horas de gestión educativa en un año

Charles River es una empresa estadounidense especializada en una amplia gama de servicios de laboratorio preclínicos y clínicos para los sectores farmacéutico, de dispositivos médicos y biotecnológico.

El desafío

En los últimos años, Charles River ha más que duplicado su tamaño, tanto en lo que respecta a la empresa en sí —gracias a una serie de fusiones y adquisiciones— como a su cartera de clientes, lo que ha hecho cada vez más difícil satisfacer las necesidades de formación y desarrollo de la organización y sus alumnos con su antiguo sistema de gestión del aprendizaje (LMS), que era bastante básico, junto con hojas de cálculo manuales y bases de datos sencillas.

Con más de 19 000 empleados repartidos por 22 países y miles de clientes más en todo el mundo que confían en Charles River para sus necesidades de formación y desarrollo, necesitaban una nueva forma de garantizar que ofrecían una formación coherente y conforme a la normativa en el sector de las ciencias de la vida, tan estrictamente regulado.

Charles River decidió que necesitaba un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) moderno para todos los aspectos de la formación, incluyendo la incorporación de nuevos empleados, el cumplimiento normativo, las competencias técnicas, la formación en salud y seguridad, el desarrollo profesional y las evaluaciones de los empleados, por lo que era imprescindible contar con una plataforma sólida. También necesitaban una integración perfecta con su sistema de RR. HH. para gestionar el elevado número de altas y bajas de empleados, así como de aquellos que se acogían a permisos sabáticos financiados por la empresa.

Además, se aprobó una directiva de la UE que exigía que los empleados de Charles River obtuvieran la acreditación nada más incorporarse a la empresa. Se trataba de un requisito legal, por lo que se hizo urgente encontrar una nueva plataforma que permitiera impartir los cursos necesarios.

La solución

Charles River decidió colaborar con su socio español Actua Solutions y eligió Totara Learn como su nueva plataforma de aprendizaje para alojar Charles River Campus. El equipo de Actua Solutions no tardó en entender las necesidades urgentes de Charles River y apoyó al equipo con consejos útiles y un plan lógico para el diseño, la implementación y el lanzamiento del LMS, además de impartir formación sobre Totara Learn y el software de creación de e-learning Storyline.

Aunque este proyecto se puso en marcha en España, la solución también la usarían equipos de otros lugares de la UE y de EE. UU., que serían grandes usuarios del sistema. El proceso de implementación original duró unos seis meses, incluyendo la configuración de un complejo conjunto de características y funcionalidades para adaptarse a las necesidades específicas de Charles River.

El aprendizaje mixto es una parte fundamental de la estrategia formativa de Charles River, por lo que los planes de aprendizaje de Totara Learn se utilizan ampliamente. Esto también ha ayudado a gestionar el cambio de la formación presencial al aprendizaje a distancia, impulsado por la pandemia de COVID-19, lo que permite un enfoque mucho más personalizado del aprendizaje, ya que los empleados trabajan con sus responsables para crear un programa de aprendizaje a medida según sus necesidades.

Una de las razones principales por las que Charles River eligió Totara Learn fue la posibilidad de vincular las competencias con los programas, lo que les ayuda a hacer un seguimiento del rendimiento de los usuarios. También sacan mucho partido a la función de generación de informes, que les ofrece una visión general mejor que nunca de cómo interactúan los usuarios con el material de aprendizaje y cómo avanzan a través del material disponible. El LMS no solo lo usan los empleados, sino también usuarios externos («investigadores») y clientes.

Charles River también utiliza el LMS para impartir los cursos acreditados que exige la legislación de la UE, sustituyendo así los costosos y largos cursos presenciales que se utilizaban anteriormente. El LMS puede expedir certificados a quienes aprueben los cursos de acreditación, lo que reduce las tareas administrativas relacionadas con la formación.

Además, el equipo estadounidense está utilizando la función de jerarquías de Totara para organizar y publicar contenidos de forma más eficiente.

Con 70 sitios web repartidos por 22 países de todo el mundo, Charles River también necesita ofrecer contenidos en varios idiomas. La amplia funcionalidad de paquetes de idiomas de Totara Learn ayuda al equipo de formación a simplificar el proceso de localización al traducir automáticamente la navegación del sitio.

El equipo de EE. UU. también crea contenidos con Storyline, incluyendo presentaciones con vídeos y renderizados 3D innovadores, además de archivos PDF como material de apoyo. Como Charles River opera en el ámbito de la experimentación con animales, los contenidos suelen ser complejos y abarcan temas como la anestesia, la fisiología, la biología y la legislación, por lo que la capacidad de transmitir la información de forma clara y precisa es de vital importancia.

El campus de Charles River también está integrado con la biblioteca de aprendizaje de AALAS, que importa todas las calificaciones a Totara Learn a través de una API, y el contenido se adquiere además de QuickHelp, My Industry y, próximamente, de LinkedIn Learning. Todo esto se integra a la perfección con el contenido personalizado que desarrollan internamente.

Resultados

Charles River lanzó su plataforma Totara Learn en España en 2014 y, durante el primer año, ahorró unos 20 000 € en formación.

Tras su lanzamiento en EE. UU. en 2016, unos 4.000 usuarios accedieron al sistema durante el primer año y ahorraron aproximadamente 250.000 dólares en formación, al tiempo que se redujeron más de 1.000 horas de gestión de la formación. En los últimos años, el ahorro anual ha superado los 3 millones de dólares. El equipo de EE. UU. cuenta que ahora pueden dar información en tiempo real al personal clave, al tiempo que centralizan la mayor parte de sus recursos de formación.

Hasta la fecha, Charles River ha ahorrado la impresionante cifra de 11 millones de dólares en gastos de formación gracias a Totara.

Hoy en día, la plataforma cuenta con más de 40 000 usuarios registrados y ofrece casi 8000 cursos en Charles River Campus. Los alumnos de Charles River han completado más de 2,8 millones de cursos hasta la fecha, lo que supone un aumento significativo respecto a los 100 000 cursos completados en 2018, así como 150 000 programas y certificaciones completados hasta la fecha.

«Totara es flexible, adaptable y puede crecer a nuestro ritmo. He trabajado con los 10 principales sistemas de gestión del aprendizaje en los últimos 19 años y Totara es, con diferencia, el más fácil de manejar». – Elton Machholz, director de Formación y Desarrollo, Charles River Laboratories

A pesar de haber adquirido y fusionado otras organizaciones que utilizaban otros sistemas de gestión del aprendizaje, Charles River ha decidido seguir con Totara Learn como su LMS preferido, centralizando la formación en el sistema principal de Totara Learn. Esto se debe a la inmensa flexibilidad y capacidad para integrarse a la perfección en todos los planes de Charles River, algo de lo que carecían las otras plataformas de aprendizaje heredadas de las empresas adquiridas.

Lo más importante es que Charles River colaboró estrechamente con los fabricantes de todas las vacunas contra la COVID-19 disponibles a lo largo de la pandemia. Ayudó a estos fabricantes a comercializar sus vacunas de forma segura, rápida y eficaz, y desempeñó un papel inestimable en el despliegue mundial de las vacunas.

Novedades

Charles River se ha actualizado a la última versión de Totara, que incluye integraciones clave con Microsoft Teams y Zoom para gestionar de forma más rápida y sencilla los eventos en línea, lo que, según ellos, supondrá un «punto de inflexión». También han ampliado su oferta de aprendizaje a tu propio ritmo y autodirigido, y han añadido más seminarios en directo y formación virtual impartida por un instructor al programa.

Con la última actualización, Actua Solutions ayudó a Charles River a mejorar el conjunto de recursos de Campus añadiendo nuevas características y funcionalidades, como un complemento para fusionar cuentas de usuario, que facilita la gestión del elevado número de empleados y usuarios que se reincorporan.

«El motor de pruebas de Totara Learn es mucho mejor que los que hemos visto en cualquier otro LMS. Sin duda, es el más fácil de usar, el más flexible, el que tiene más funciones y, lo que es más importante, ¡no hace falta tener un doctorado para utilizarlo!»
– Elton Machholz, director de Formación y Desarrollo, Charles River Laboratories