Brightshores Health System reduce el tiempo de elaboración de informes de cumplimiento en un 70% con Totara

Brightshores Health System es un proveedor regional de asistencia sanitaria de Ontario, Canadá, que presta asistencia en múltiples centros y gestiona amplios requisitos de formación para el cumplimiento de las funciones de su personal clínico y operativo.

El desafío

El equipo de Desarrollo Organizativo de Brightshores necesitaba dar a los directores y jefes de equipo una visibilidad puntual y específica del público sobre la formación de cumplimiento en una plantilla sanitaria compleja. El flujo de trabajo existente para la elaboración de informes era en gran medida manual: el especialista del LMS extraía los datos curso por curso, los comparaba manualmente con los requisitos de cada función y distribuía los informes por toda la organización.

La complejidad no era rutinaria. La estructura de cumplimiento de Brightshores comparaba la finalización de los cursos y el seguimiento de la asistencia a los seminarios con los requisitos de formación específicos de cada puesto; el mismo curso podía aparecer en varios cubos de seguimiento, con diferentes audiencias que debían completar diferentes subconjuntos.

Los informes extraídos manualmente se quedaban obsoletos en cuestión de días, y la frecuente rotación del equipo directivo significaba que las personas que recibían los informes a menudo no eran las que los habían solicitado originalmente. Los informes de cumplimiento consumían un tiempo administrativo desproporcionado y seguían dejando a los directivos trabajando con información obsoleta.

La solución

Lambda se asoció con Brightshores en una modernización en varias fases, empezando por una actualización a Totara 19 para dar al equipo acceso al último motor de informes y una base más sólida sobre la que construir.

Como parte de la actualización, el especialista en LMS de Brightshores llevó a cabo un análisis exhaustivo del catálogo completo de cursos del sistema -unos 300 cursos- y creó una matriz de cursos por puesto que indicaba qué funciones requerían qué formación. Esta única fuente de información sustituyó a las búsquedas manuales fragmentadas e hizo posible por primera vez la elaboración de informes basados en el público.

Una vez establecida la matriz, el equipo adoptó un enfoque híbrido deliberado.

Para el cumplimiento diario y la visibilidad de la finalización, el especialista en LMS de Brightshores creó ocho informes para los directores directamente en Totara 19, que cubren la formación corporativa obligatoria, la finalización de certificaciones, la finalización de cursos y programas, los desgloses a nivel de alumno y la asistencia a seminarios. Los informes aprovechan las vistas predeterminadas basadas en roles y los gráficos incrustados que V19 muestra de forma nativa, y se pusieron en marcha inmediatamente para los gestores, proporcionando una visibilidad básica del seguimiento del equipo sin desarrollo externo.

Para los requisitos más complejos -cursos que abarcan tanto la finalización periódica como el seguimiento de seminarios, correlaciones entre cursos y cuadros de mando específicos para el público, adaptados al equipo de cada director- Brightshores volvió a contratar un proyecto de Zoola Analytics que originalmente se había planteado en 2023, pero que quedó en pausa.

Zoola, la capa de informes y análisis de Lambda para Totara, se conecta directamente a la base de datos de Totara mediante una réplica en tiempo real y admite fuentes de datos personalizadas creadas específicamente para el modelo de cumplimiento de Brightshores.

En abril de 2026, Brightshores y Lambda reiniciaron formalmente la construcción del cuadro de mando Zoola, aprovechando como base el formulario de solicitud del cuadro de mando original de 2023 y el trabajo de auditoría. Los requisitos actualizados se han enviado a través del portal de soporte de Lambda, el desarrollador de Zoola de Lambda está llevando a cabo la evaluación técnica para determinar el alcance de la construcción, y el 3 de junio de 2026 está programada una sesión de formación y un recorrido completo por Zoola para el equipo de Brightshores.

El resultado

La combinación de Totara 19, la matriz curso-puesto y los informes personalizados de Totara ha hecho que los informes de cumplimiento de Brightshores pasen de ser un proceso manual y retrospectivo a una base en tiempo real y consciente de las funciones de 2.300 empleados.

El tiempo de elaboración manual de informes para el Especialista en LMS ha pasado de 5-7 horas semanales a 1-2 horas semanales -una reducción de aproximadamente el 70%- y se han ahorrado más de 40 horas de tiempo administrativo en todo el equipo desde principios de abril de 2026 sólo con los informes nativos de Totara, incluso antes de que los cuadros de mando de Zoola entren en funcionamiento.

Los públicos dinámicos reflejan ahora los requisitos de formación específicos de cada departamento; ya no se echa de menos al personal cuando se producen cambios de trabajo, y la formación se asigna en tiempo real, de forma relevante para cada puesto.

Los directores y jefes de equipo tienen acceso directo y a petición a ocho informes prefiltrados adaptados a sus equipos.

Las insignias de estado codifican por colores los registros de formación -verde para los elementos activos, asignados y próximos, rojo para los atrasados-, lo que proporciona a los responsables un triaje visual de un vistazo de la postura de cumplimiento de su equipo, sustituyendo al ciclo de informes mensuales que solía quedar obsoleto nada más llegar.

Los jefes de equipo pueden ahora extraer y compartir informes con sus jefes directamente, apoyándoles con recordatorios de formación oportunos en lugar de esperar al Especialista del LMS.

Cada directivo ve sólo lo que es relevante para su equipo, eliminando la saturación del volumen de informes.

El modelo híbrido de elaboración de informes ya está en marcha: Totara nativo se encarga del cumplimiento diario y de la visibilidad de finalización, y Zoola Analytics se está construyendo para los complejos requisitos de cursos cruzados y de audiencias específicas que superan las capacidades nativas, con la visita del equipo de Brightshores programada para el 3 de junio de 2026.

Resultados de libertad:

• Libertad para ahorrar: la sobrecarga de informes manuales se redujo ~70%, liberando al Especialista en LMS para un trabajo de mayor valor y consiguiendo datos precisos y específicos de la audiencia para los gestores con mayor rapidez.
• Libertad de elección: el modelo híbrido permite a Brightshores adaptar la herramienta adecuada a cada necesidad de información: Totara nativa donde sea suficiente, Zoola donde lo exija la complejidad.
• Libertad para aprender: los informes automatizados y basados en el público garantizan que las personas adecuadas reciban la formación adecuada y que los responsables mantengan una visibilidad actual del cumplimiento.