Ark Curriculum Plus (AC+): gestión de más de 10 000 recursos didácticos con Totara

Ark Curriculum Plus (AC+), que forma parte de Ark, una de las organizaciones benéficas educativas más grandes del Reino Unido, ofrece programas de excelencia en las distintas materias que utilizan miles de profesores en cientos de colegios y agrupaciones de colegios (MAT). Su plan de estudios «Mastery» abarca tanto la educación primaria como la secundaria en las asignaturas de inglés, matemáticas, ciencias y geografía.

A medida que la organización crecía, AC+ necesitaba una plataforma de aprendizaje capaz de gestionar un plan de aprendizaje cada vez más amplio, estructuras organizativas complejas y múltiples grupos de usuarios, al tiempo que ofreciera una experiencia más sencilla para los profesores y los administradores de los centros educativos.

El desafío

AC+ necesitaba sustituir su sistema de gestión del aprendizaje (LMS) antiguo por una plataforma que se adaptara mejor a sus contenidos, usuarios y procesos operativos.

Entre los principales retos se encontraban:

• Gestionar una biblioteca con más de 10 000 recursos. Las herramientas de gestión de contenidos eran demasiado limitadas para la escala a la que opera AC+. El contenido de vídeo se almacenaba en una función de listas de reproducción propia, al margen de la biblioteca de recursos, y no incluía metadatos. En el resto de la biblioteca, el etiquetado de texto libre daba lugar a etiquetas duplicadas, variaciones ortográficas y nombres inconsistentes, lo que hacía que la biblioteca de recursos fuera difícil de gestionar.
• Mejorar la integración con Salesforce. La gestión de la afiliación de los centros educativos, los derechos de acceso a los programas y la información sobre los niveles se lleva a cabo en Salesforce a través de un socio de integración externo. La conexión entre Salesforce y el LMS se había vuelto inestable, lo que hacía que la elaboración de informes sobre la participación de los profesores por programa, nivel y etapa educativa fuera más lenta y requiriera más trabajo manual de lo necesario.

• Simplificar la gestión de usuarios para los administradores de los centros educativos. Los administradores del centro, conocidos como «Mastery Leads», podían añadir, eliminar y restablecer cuentas de profesores, pero la experiencia de usuario resultaba tan confusa que los equipos de asistencia de AC+ recibían constantemente solicitudes de ayuda con tareas administrativas rutinarias.
• Gestión de múltiples roles de usuario y niveles de acceso. Varios tipos de audiencias: responsables de formación (administradores a nivel de centro), profesores (usuarios habituales, que necesitan acceder e interactuar con contenidos y eventos solo dentro de la combinación de programas que tienen autorizada), responsables de desarrollo (empleados de AC+, con un ámbito de actuación más amplio) y responsables adjuntos de desarrollo (autónomos a cargo de un conjunto concreto de centros). La configuración anterior no contaba con ningún mecanismo para aplicar estas distinciones.
• Una experiencia de usuario que tenía que ser más rápida y sencilla. En todas las líneas de trabajo, el objetivo era facilitar a los usuarios la búsqueda de lo que necesitaban en el momento en que lo necesitaban, ya fuera añadir un profesor, encontrar un recurso que hubieran consultado recientemente o apuntarse a una formación en directo por Zoom. La nueva plataforma tenía que ser sencilla, estar a fondo probada por los usuarios y ser lo suficientemente flexible como para ofrecer vistas personalizadas a las distintas audiencias.

La solución

Accipio ha creado una plataforma Totara Learn totalmente personalizada, muy bien integrada con el entorno operativo actual de AC+ y adaptada al funcionamiento en cascada que tienen realmente los colegios y las redes de colegios (MAT).

Gestión de recursos a gran escala:

• Accipio desarrolló Accipio CMS como una capa de gestión de contenidos diseñada específicamente para Totara, con el fin de gestionar los más de 10 000 recursos de AC+, con metadatos adecuados, etiquetado estructurado y validación.
• Se creó un script de migración totalmente personalizado para transferir todos los recursos antiguos, incluido el contenido de vídeo huérfano, al nuevo CMS con metadatos limpios y estructurados.
• Hemos aprovechado LibreLambda, que te permite previsualizar cualquier archivo subido —incluidos los archivos pptx, xlsx y docx convertidos a PDF— antes de descargarlo. Esto es importante en una plataforma con muchos archivos, donde los profesores necesitan seleccionar rápidamente los recursos.

Representar la estructura organizativa real

• Usé las jerarquías en cascada de Totara para replicar las estructuras de las MAT, luego los colegios dentro de las MAT y, por último, los departamentos dentro de los colegios (cada uno con su propio administrador encargado de gestionar a los profesores de ese departamento). Esto permite generar informes completos en cascada, desde la MAT hasta la asignatura concreta.
• Utilizamos los metadatos de la organización de Salesforce y las audiencias dinámicas para inscribir automáticamente a los profesores en los contextos y bancos de recursos adecuados en función de la asignatura, la etapa educativa y el nivel, con lo que se eliminó la necesidad de realizar inscripciones manuales.

Autoservicio empresarial ampliado

• Hemos implementado y personalizado el Organisation Manager de Accipio para que los responsables de Mastery puedan gestionar sus propios usuarios —añadir, eliminar, suspender, restablecer y reenviar correos de bienvenida— sin tener que ponerse en contacto con el servicio de asistencia de AC+.
• Se ha establecido una clara separación de funciones entre los responsables de dominio, los responsables de desarrollo y los responsables adjuntos de desarrollo, cada uno con el ámbito de acceso y la visibilidad en la jerarquía de informes adecuados.

El resultado

La migración de esta plataforma, fundamental para la organización, se completó con mínimas interrupciones. Se trató de un cambio digital y de sistemas de gran envergadura para AC+ y sus clientes, pero las consultas de atención al cliente volvieron a los niveles habituales en menos de dos semanas tras la puesta en marcha.

La satisfacción de los usuarios también se confirmó a través de la encuesta anual a clientes de AC+, que recibió cientos de respuestas. El 70 % de los encuestados se mostraron satisfechos o muy satisfechos con el cambio a la nueva plataforma MyMastery, mientras que el 25 % se mostraron neutrales. Para una migración de plataforma de esta envergadura, AC+ lo consideró un resultado positivo, ya que indicaba que el cambio no había afectado al trabajo diario de los usuarios.

Además, se han recopilado evidencias muy positivas a lo largo de la investigación con usuarios, las pruebas iterativas y las actividades posteriores al lanzamiento. Las renovaciones y las nuevas ventas en lo que va de año van por buen camino, lo que es un primer indicio de que la plataforma está contribuyendo al impulso comercial.

AC+ está ampliando ahora la plataforma a nuevos casos de uso. En junio, Ark Teacher Training se incorporará a la misma plataforma, dando apoyo a los profesores mentores, a los responsables de ATT y a los profesores en formación como nuevas audiencias de la empresa ampliada dentro de MyMastery.

AC+ y Accipio siguen desarrollando juntos nuevas funcionalidades y bloques tras el lanzamiento, y ven la plataforma como un producto en constante evolución en lugar de un proyecto ya terminado.