Con el reciente cumplimiento del RGPD como tema candente, la gestión de los datos de los usuarios no hará más que cobrar importancia en los próximos meses y años. Los usuarios de sistemas, tanto dentro como fuera del lugar de trabajo, son cada vez más exigentes, sobre todo en lo que respecta a sus datos personales, así que, independientemente de si el RGPD te afecta o no, es muy probable que veas cómo aumenta el número de personas que quieren saber qué datos personales guardas sobre ellos y cómo los utilizas.
Como habrás visto, nuestra Totara Academy se ha renovado, y estamos constantemente añadiendo nuevos recursos de aprendizaje gratuitos para ayudarte a sacar el máximo partido a tus plataformas Totara. Tras el lanzamiento de Totara Learn 11 con compatibilidad con el RGPD, hemos añadido recientemente un curso dedicado íntegramente a la gestión de datos de usuarios para ayudarte a familiarizarte con las nuevas funciones y configurarlo todo correctamente.
El vídeo que aparece a continuación forma parte de la Totara Academy y resume algunos de los aspectos clave que debes saber sobre la gestión de datos de usuarios en Totara Learn.
¿Cuáles son algunos de los aspectos clave que debes saber sobre la gestión de datos de usuarios en Totara Learn 11, ya sea en relación con el RGPD o con cualquier otra solicitud de datos de usuarios que puedas recibir?
1. ¿Qué tipo de datos se almacenan en Totara Learn?
Acciones como consultar informes, participar en foros, realizar cursos, completar actividades de aprendizaje y alcanzar objetivos quedarán registradas en tu LMS.
2. ¿Qué pasa si alguien solicita una copia de sus datos personales?
No hay problema: los administradores del sitio pueden exportar los datos de un usuario desde Totara Learn para que este pueda recibir una copia. En algunos casos, según lo decida el administrador, los usuarios pueden solicitar estos datos ellos mismos a través del LMS.
3. ¿Qué pasa si hay que borrar los datos de un usuario de Totara Learn?
Hemos configurado varios tipos de purga para que los administradores puedan eliminar datos seleccionados del LMS. Esto podría incluir la eliminación de ciertos datos cuando alguien abandona la organización, o una vez transcurrido un determinado número de años desde que dejó la organización. Ten en cuenta que algunas normativas de cumplimiento pueden exigir que se almacenen los datos de la formación en materia de cumplimiento durante varios años después de que alguien haya dejado la organización.
4. ¿Cómo saben los usuarios qué datos recopilamos y cómo los usamos?
Cuando los usuarios acceden por primera vez a tu sitio de Totara Learn, se les puede pedir que den su consentimiento a una política del sitio que tú hayas establecido. Esto puede ser obligatorio u opcional, según tus necesidades. Puedes crear varias versiones de esta política del sitio en Totara Learn y hacer un seguimiento de quién ha dado su consentimiento a cada versión. Si trabajas con un público internacional, también puedes añadir versiones traducidas de tu política del sitio para mayor claridad.
5. ¿Puedo tener una visión general de lo que ocurre con los datos de mis usuarios?
Con Totara Learn, los administradores del sitio pueden acceder a informes sobre los datos exportados y eliminados del sistema. Los administradores también pueden ver qué usuarios han aceptado la política del sitio y qué versión ha aceptado cada uno de ellos.
Si quieres saber más sobre la gestión de datos de usuario, únete hoy mismo a Totara Academy para acceder gratis al curso sobre gestión de datos de usuario y a un montón de contenido útil que te ayudará a conocer mejor tu plataforma Totara.
