Wie G4S mit Totara die weltweite Einarbeitung in 97 Ländern neu gestaltet hat

G4S, ein Unternehmen der Allied Universal®-Gruppe, ist ein weltweit führender Sicherheitsdienstleister mit 800.000 Mitarbeitern (20 Mrd. US-Dollar Umsatz), darunter 40.000 Mitarbeiter in Großbritannien. Die Organisation bietet technologiegestützte Sicherheitslösungen an und trägt so dazu bei, die Sicherheit in den Gemeinden zu gewährleisten, damit diese sich weiterentwickeln können.

Die Herausforderung

In einem internationalen Geschäft, das sich über 97 Ländernstellt die Bewältigung der Fluktuation in der Einarbeitungsphase eine erhebliche betriebliche Herausforderung dar. Das Ziel von O&OV3 bestand darin, das Onboarding-Ökosystem vollständig neu zu gestalten. G4S machte sich daran, fragmentierte, lokal begrenzte und manuelle Methoden der Datenerfassung durch einen einheitlichen, weltweit verbindlichen Onboarding-Standard zu ersetzen.

Durch den Einsatz von Totara als zentraler digitaler Plattform strebte G4S an, sowohl für die Mitarbeiter im Verwaltungsbereich als auch für das Personal an vorderster Front ein nahtloses, integriertes Erlebnis zu schaffen. Das strategische Ziel bestand darin, die Compliance zu verbessern und die abrechnungsfähige Arbeitszeit durch ein optimiertes 30-Minuten-Schulungsmodellsdie abrechenbare Arbeitszeit zu berücksichtigen sowie die kostspielige Fluktuation in den ersten 90 Tagen eines Mitarbeiters drastisch zu senken.

Die Lösung

Anstatt auf herkömmliche, lineare Kursmodule zurückzugreifen, durch die sich die Nutzer einzeln klicken, hat G4S die strukturellen FŠhigkeiten von Totara voll ausgeschöpft und einen integrierten Onboarding-Pfad. Dieser Pfad bildet das digitale Herzstück einer stark auf Blended Learning ausgerichteten Strategie.

Totara beschränkt sich nicht darauf, lediglich digitale Inhalte bereitzustellen, sondern koordiniert aktiv reale, physische Berührungspunkte. Die Plattform gestaltet den Lernprozess so, dass er mit wichtigen zwischenmenschlichen Interaktionen an entscheidenden Meilensteinen im Mitarbeiterlebenszyklus einhergeht.

Für Mitarbeiter im Bereich Vertriebs- und Verwaltungsaufwand

Der Bildungsweg wird automatisch freigeschaltet und löst die Teilnahme an obligatorischen Präsenzveranstaltungen aus Diskussionsformulare am Tag 30 und Tag 90.

Für das Personal an vorderster Front

Um der schnelllebigen betrieblichen Realität gerecht zu werden, löst der Prozess diese kritischen Prüfungen in Woche 2 sowie Woche 12aus.

Die Innovation besteht darin, das LMS als zeitgesteuerte Drehscheibe für Terminplanung und Compliance zu nutzen, wodurch sichergestellt wird, dass automatisiertes Lernen stets physische, von Führungskräften geleitete zwischenmenschliche Beziehungen fördert.

Nahtlose Automatisierung: Die technische Landschaft

Die Leitung eines Projekts dieser Skala erforderte hinter den Kulissen ein leistungsfähiges technisches Ökosystem. Um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter ohne manuelle administrative Verzögerungen auf der Plattform eingerichtet werden, wurde Totara in die übergeordnete globale IT-Architektur von G4S integriert.

Dazu gehören:

• Live-Datenfeeds von SuccessFactors.
• Robotic Process Automation (RPA) um Mitarbeiter den richtigen regionalen Lernpfaden zuzuordnen.
• Google Identity for Work Integrationen, die Mitarbeitern mit Kundenkontakt automatisch Google Work-Identitäten in verschiedenen Regionen bereitstellen, darunter APAC, der Nahe Osten und Lateinamerika.

Dieses technische Ökosystem stellt sicher, dass Mitarbeiter automatisch der richtigen regionalen Gruppe zugeordnet werden, und zwar ohne jeglichen lokalen Verwaltungsaufwand.

Das LMS in ein Frühwarnsystem umwandeln

Einer der wichtigsten Aspekte des Projekts ist die Art und Weise, wie die in Totara erfassten Daten über die reine Vermittlung von Lerninhalten hinaus genutzt werden.

Die Daten zur Abschlussquote und die Stimmungswerte aus den Formularen für die Diskussion zu Tag 30/90 und Woche 2/12 werden automatisch in Domo und Looker Studio Dashboards.

Anstatt lediglich historische Daten darzustellen, fungieren diese Dashboards als proaktive „Truth Engine“und erkennen potenzielle Kundenabwanderungsrisiken in Echtzeit.

Beispiel:

• Wenn ein Neuling von einem „Honeymoon-Crash“ berichtet.
• Falls betriebliche Probleme wie fehlende PSA festgestellt werden.
• Falls eine schwache Bindung zum Vorgesetzten oder eine negative Einstellung festgestellt wird.

Personalverantwortliche und Führungskräfte in den einzelnen Ländern erhalten einen unmittelbaren Überblick, sodass sie eingreifen können, bevor diese Probleme zur Kündigung von Mitarbeitern führen.

Weltweite Einführung

Die Lösung wurde nun in allen 97 Länderneingeführt, wobei je nach dem lokalen Stand der Digitalisierung unterschiedliche Implementierungsmodelle zum Einsatz kommen.

Länder wie die Niederlande, das Vereinigte Königreich, Saudi-Arabien, Singapur und Bangladesch nutzen vollautomatisierte Onboarding-Verfahren.

Dort, wo die lokale Infrastruktur den direkten digitalen Zugang einschränkt, darunter Kamerun, Marokko und Malawi, gewährleisten strukturierte manuelle Arbeitsabläufe eine eine 100-prozentige Datenerfassungund gewährleisten so die Integrität des globalen Berichtsmodells.

Seit der Einführung hat G4S fragmentierte Tabellenkalkulationen erfolgreich durch ein einheitliches, globales Onboarding-Ökosystem ersetzt, das der Unternehmensleitung einen Echtzeit-Überblick über den Stand des Onboardings in der Organisation ermöglicht.

Die Ergebnisse

Die Datenauswertung bestätigt äußerst positives Feedback. Neue Mitarbeiter fühlen sich nun während des gesamten Einarbeitungsprozesses gut unterstützt und sind zuversichtlich.

Die Mitarbeiter betonen immer wieder:

• Eine einladende Unternehmenskultur, die von zugänglichen Führungskräften und Mentoren unterstützt wird.
• Karrierechancen, verbunden mit Weiterbildungsangeboten, die Ihnen vom ersten Tag an helfen, Selbstvertrauen und FŠhigkeiten aufzubauen.

Das Projekt hat zudem in vier Schlüsselbereichen messbare betriebliche Vorteile gebracht.

Deutliche Reduzierung des Verwaltungsaufwands und der Einrichtungszeit im Bildungsbereich

• Massenanlegung von Konten hat die manuelle Einarbeitung für Tausende von Mitarbeitern mit Kundenkontakt überflüssig gemacht.
• Automatisierte Integrationen zwischen SuccessFactors, Totara, Google Identity for Work und maßgeschneiderten RPA-Lösungen sparen nun weltweit jeden Monat Hunderte von Verwaltungsstunden, sodass sich die Personalabteilungen auf die Mitarbeiterbindung konzentrieren können.

Schnelle weltweite Einführung und Skalierbarkeit

• Totara ermöglichte es digital ausgereiften Ländern, unmittelbar nach dem weltweiten Start am 28. April.
• Strukturierte Fallback-Workflows gewährleisten eine 100-prozentige Nachverfolgung der Onboarding-Daten selbst dort, wo die lokale digitale Infrastruktur nur begrenzt verfügbar ist.

Verbesserte Echtzeit-Berichterstattung

• Totara Pathways speist nun Live-Onboarding-Daten direkt in Domo-Dashboardsund ersetzen damit fragmentierte Tabellenkalkulationen.
• Regionale Führungskräfte erhalten über lokalisierte Dashboards und Berichte mit Recht-basierter Datenanalyse einen unmittelbaren Überblick über den Stand der Einarbeitung.

Ein funktionsfähiges Frühwarnsystem

• Zeitgesteuerte Meilensteinprüfungen am Tag 30/90 sowie Woche 2/12 ermitteln proaktiv Mitarbeiter, bei denen das Risiko einer vorzeitigen Fluktuation besteht.
• Automatisierte Benachrichtigungen weisen auf Probleme hin, darunter nachlassendes Engagement, fehlende PSA und mangelnde Verbindung zu den Vorgesetzten, und ermöglichen so ein sofortiges Eingreifen, bevor es zur Kündigung kommt.

Verkürzte Einarbeitungszeit für Mitarbeiter mit Kundenkontakt

• Der optimierte 30-minütige Einarbeitungsphase für Mitarbeiter mit Kundenkontakt erzielt hervorragende Abschlussquoten und minimiert gleichzeitig Beeinträchtigungen des Betriebsablaufs sowie der abrechnungsfähigen Zeit.
• Bisher dauerte diese Schulung mehr als vier Stunden .

Im Rahmen dieses Projekts hat G4S Totara genutzt, um das globale Onboarding von einem passiven Verwaltungsvorgang in ein äußerst proaktives, datengestütztes System zur Mitarbeiterbindung und -betreuung umzugestalten.